Automatize o envio de contratos, elimine erros e reduza o ciclo de vendas
A eficiência nos processos comerciais é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, especialmente quando falamos sobre a gestão de clientes e fechamento de contratos. Utilizar uma plataforma de CRM, como a HubSpot, permite gerenciar as interações com os clientes, enquanto uma solução de assinatura eletrônica, como a ZapSign, automatiza e facilita assinar documentos no HubSpot.
Inscreva-se no webinar gratuito do banner abaixo para aprender um passo a passo de como usar essa integração e otimizar os processos na sua empresa. Além disso, entenda, neste artigo, como a ferramenta pode alavancar suas vendas
O que é a integração HubSpot e ZapSign?
A integração entre HubSpot e ZapSign une o melhor dos dois mundos: a gestão eficiente de clientes, por meio de um CRM poderoso, com a agilidade e segurança das assinaturas eletrônicas.
Com essa combinação, equipes comerciais podem criar, enviar e assinar contratos de forma totalmente automatizada e dentro de uma única plataforma. Isso significa que, em vez de alternar entre diferentes sistemas, você centraliza todas as suas ações de fechamento de negócios na HubSpot, otimizando o tempo e reduzindo erros operacionais.
Um dos maiores desafios para as equipes de vendas é garantir que os contratos sejam assinados rapidamente, sem precisar enviar e-mails manuais ou enfrentar longos ciclos de revisão.
Com a integração da ZapSign, a criação de documentos na HubSpot se torna simples e eficiente, preenchendo automaticamente os dados do CRM e eliminando a necessidade de reenvios ou ajustes desnecessários.
Como funciona a assinatura de documentos na HubSpot?
Agora, vamos detalhar o passo a passo de como assinar documentos na HubSpot com a ZapSign.
Para começar, é necessário fazer login na HubSpot e acessar a ZapSign pelo Marketplace da plataforma. Após integrar as duas ferramentas, você poderá criar documentos de duas formas principais: por upload direto ou a partir de modelos já configurados. A seguir, detalhamos cada um desses processos.
Criando documentos por upload
Se você já possui um documento pronto, como uma proposta comercial ou contrato, o upload direto é a forma mais simples de obter a assinatura. Veja como funciona.
- Acesse o negócio ou contato específico no CRM da HubSpot onde deseja criar o documento, no menu à direita, clique em “ZapSign” e selecione “Create document via upload”.
- Faça o upload do arquivo em formato PDF ou DOCX (é possível carregar até 10 documentos para assinatura simultânea).
- Defina os signatários. Se os contatos estiverem associados ao negócio, os campos de nome e e-mail serão preenchidos automaticamente.
- Posicione as assinaturas no documento, escolhendo onde cada signatário deve assinar.
- Envie o documento via e-mail, WhatsApp ou gere um link compartilhável.
Após esses passos, você pode monitorar o status do documento diretamente no painel da HubSpot, acompanhando se ele foi visualizado, assinado ou está pendente.
Criando documentos a partir de modelos
Outra funcionalidade importante é a criação de documentos com base em modelos. Essa abordagem é ideal para contratos recorrentes, como acordos de parceria ou propostas padrão, onde os dados dos signatários variam, mas a estrutura do documento permanece a mesma. Veja abaixo como configurar.
- Antes de mais nada, é necessário criar um modelo com base na ZapSign. O arquivo deve estar em formato DOCX e incluir campos variáveis (como nome, e-mail ou valor do contrato).
- Os campos variáveis devem ser associados às propriedades da HubSpot. Isso é feito usando o nome interno das propriedades do CRM, como Contact.email ou Deal.amount, que podem ser encontrados nas configurações de gestão de dados da HubSpot.
- Na ZapSign, você deve acessar a área de “Modelos”, carregar o documento base e configurar os campos de assinatura e autenticação dos signatários.
- De volta ao HubSpot, dentro do negócio ou contato específico, clique em “Send from Template”, selecione o modelo desejado e revise os campos preenchidos automaticamente com as propriedades da HubSpot.
- Envie o documento para assinatura por e-mail, WhatsApp ou via link.
Essa opção de utilizar modelos é extremamente útil para as equipes de vendas que precisam lidar com contratos repetitivos.
Além disso, a integração com a ZapSign permite que a autenticação dos signatários seja customizada, adicionando uma camada extra de segurança com opções como validação por SMS ou e-mail.
Quais são os benefícios da integração HubSpot e ZapSign?
O uso integrado dessas duas plataformas oferece uma série de vantagens para os times de vendas e outros departamentos que precisam lidar com contratos e formalização de documentos. Confira alguns dos principais benefícios a seguir.
Automatização completa do processo de assinatura
Ao integrar as duas ferramentas, os dados do CRM da HubSpot são automaticamente usados para preencher os campos dos documentos, reduzindo o tempo necessário para criar e enviar contratos.
Agilidade nas vendas
Com a capacidade de enviar contratos em tempo real diretamente do CRM, a equipe comercial pode finalizar negócios com mais rapidez, sem esperar dias pela assinatura de documentos.
Redução de erros operacionais
Como os campos dos documentos são preenchidos automaticamente com as propriedades do HubSpot, diminui-se a chance de erros manuais, como informações incorretas ou incompletas.
Maior controle e monitoramento
O status dos documentos pode ser acompanhado diretamente no painel da HubSpot, permitindo que a equipe de vendas tenha uma visão clara de quando um documento foi enviado, visualizado ou assinado.
Essas vantagens ajudam a eliminar gargalos no processo de vendas, especialmente quando os contratos são a última etapa para fechar um negócio.
Integração simplificada para empresas de todos os portes
Outro ponto interessante da integração entre ZapSign e HubSpot é sua acessibilidade para empresas de diversos tamanhos. Tanto a HubSpot quanto a ZapSign oferecem planos gratuitos, permitindo que pequenas empresas ou negócios em crescimento possam aproveitar essas funcionalidades sem a necessidade de grandes investimentos.
Isso é especialmente vantajoso para negócios que estão expandindo suas operações e precisam de uma solução escalável para gerenciar tanto o relacionamento com os clientes quanto os documentos associados a essas interações.
Ao integrar documentos nas duas ferramentas, os membros da sua empresa terão uma solução completa e eficiente para gerenciar todo o processo de vendas, da prospecção ao contrato assinado. E isso, sem dúvida, eleva o nível de profissionalismo e agilidade do seu negócio.
Conforme mencionamos, para aprender detalhadamente cada etapa de como assinar documentos com a HubSpot e ZapSign, te convidamos a conferir o webinar gratuito com o passo a passo da integração. Ele acontecerá no dia 17 de outubro de 2024, às 14 horas.
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Sobre a ZapSign
Criada em 2020, a startup brasileira ZapSign permite às empresas enviar documentos para serem assinados por meio de aplicativos de mensagens, como WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal de comunicação.
Com mais de 2 milhões de usuários ativos e mais de 40 milhões de documentos assinados, a plataforma apresenta interface simples e intuitiva, além de excelente custo-benefício.
Dentre os clientes, estão algumas das maiores empresas do país, como Itaú, Grupo GPA, Greenpeace, L’Oréal Brasil, Unimed e Rappi. Iniciou seu processo de internacionalização em 2021 e, atualmente, conta com clientes em 21 países. Faz parte da Truora, eleita a quarta melhor startup para jovens trabalharem no Brasil, segundo o ranking Employer for Youth (EFY).
ZapSign faz parte do Grupo Truora, uma empresa com mais de 6 anos de experiência na geração de soluções tecnológicas que simplificam a comunicação entre clientes, usuários, fornecedores ou colaboradores.
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