A assinatura eletrônica se tornou uma ferramenta adotada por empresas e cidadãos, sendo natural que surjam dúvidas
Recentemente, o Brasil tem avançado significativamente no uso de tecnologias de digitalização de processos jurídicos e contratuais. Entre essas, a assinatura eletrônica se tornou uma ferramenta amplamente adotada por empresas e cidadãos. Com a regulamentação mais clara sobre sua validade e aplicações, é natural que surjam dúvidas como se a assinatura eletrônica dispensa a assinatura no papel.
A resposta está diretamente ligada às recentes legislações, como a Lei nº 14.620/2023 e os projetos que buscam simplificar e modernizar os trâmites documentais. Neste artigo, vamos explicar tudo isso em detalhes!
O que é assinatura eletrônica e quais são os seus tipos?
A assinatura eletrônica é um método que permite comprovar a identidade de uma pessoa na validação de documentos digitais. Ela oferece alternativas seguras e eficientes ao uso de papel, evitando deslocamentos, filas e cartórios. Ela se divide em diferentes tipos, conforme o grau de segurança e a forma de identificação utilizada.
A assinatura eletrônica simples é aquela que se utiliza de informações básicas, como e-mail, senha ou clique para aceitar termos. Ela pode ser usada em documentos com menor risco jurídico, como comunicações internas, recibos ou termos de ciência.
A assinatura eletrônica avançada garante maior segurança. Ela vincula o assinante de forma unívoca ao conteúdo assinado e permite a verificação de qualquer alteração no documento. É ideal para contratos privados, acordos comerciais e registros de médio risco.
Já a assinatura eletrônica qualificada é emitida com o uso de certificado digital no padrão ICP-Brasil, conferindo o mais alto nível de confiabilidade jurídica. É esse tipo que costuma ser exigido em documentos com entes públicos ou quando há alto valor agregado.
O que diz a Lei nº 14.620/2023?
Publicada em julho de 2023, a Lei nº 14.620 representa um marco no reconhecimento legal da assinatura eletrônica no Brasil. Ela modificou regras relacionadas à formalização de contratos e desburocratizou processos que antes exigiam a presença física de partes envolvidas.
Um dos principais pontos da lei é o reconhecimento da validade jurídica de contratos assinados digitalmente com certificado digital, inclusive sem a necessidade de testemunhas ou reconhecimento de firma. Ou seja, um contrato com uma assinatura qualificada vale tanto quanto um contrato físico firmado em cartório.
Essa mudança impacta diretamente empresas que dependem da agilidade na formalização de acordos, como imobiliárias, fintechs, hospitais e seguradoras. Além de reduzir custos, o uso da assinatura qualificada confere autenticidade e proteção legal aos documentos.
O que propõe o Projeto de Lei 2541/24?
Em trâmite no Congresso Nacional, o PL 2541/2024 busca consolidar e ampliar as garantias trazidas pela legislação atual sobre assinaturas eletrônicas. A proposta reafirma que assinaturas realizadas com certificado digital têm força probatória plena, mesmo sem reconhecimento de firma ou assinatura de testemunhas.
O projeto também propõe regras mais claras sobre a equivalência entre o meio físico e o digital, reforçando a segurança jurídica da digitalização. Para empresas, isso representa um cenário mais favorável à automação de fluxos de contratos, sem comprometer a legalidade.
Outro ponto relevante é a possibilidade de que órgãos públicos passem a aceitar, com mais frequência, documentos assinados eletronicamente, desde que respeitado o tipo de assinatura exigido por lei.
A assinatura eletrônica qualificada e as interações com entes públicos
Embora os avanços legislativos tornem cada vez mais comum o uso de assinaturas eletrônicas, existem situações em que apenas a assinatura qualificada é aceita – como em processos administrativos junto a órgãos do governo, em declarações fiscais ou em petições judiciais.
Por ter como base o certificado digital, essa modalidade garante que o assinante realmente seja quem diz ser. A emissão do certificado é feita por uma Autoridade Certificadora reconhecida pela ICP-Brasil, com critérios rígidos de validação de identidade.
É importante que empresas e profissionais que atuam com o setor público estejam atentos a essas exigências. A não observância das formas de assinatura válidas pode levar à rejeição de documentos ou à necessidade de refazê-los, comprometendo prazos e negociações.
Benefícios práticos da assinatura eletrônica para empresas e cidadãos
A digitalização da assinatura de documentos traz impactos diretos no dia-a-dia. Para empresas, a assinatura eletrônica permite fechar contratos com parceiros ou clientes de qualquer dispositivo e em qualquer lugar do país, sem deslocamentos, correios ou serviços cartorários, economizando tempo e custos operacionais.
Para os cidadãos, os benefícios incluem praticidade, acessibilidade e maior controle sobre os documentos assinados. A rastreabilidade digital também aumenta a segurança contra fraudes, já que os sistemas de assinatura eletrônica geram registros detalhados de data, hora e identidade do signatário.
Outro ponto importante é a sustentabilidade. A redução no uso de papel e transporte contribui para práticas mais alinhadas com princípios ESG, cada vez mais valorizados no mercado.
Em quais situações ainda pode ser necessário o papel?
Apesar de todos os avanços, nem todas as situações dispensam a versão física de um documento. Algumas normas específicas, como registros em cartórios de imóveis, atos notariais ou contratos com exigências legais próprias, ainda requerem a assinatura manuscrita.
Também há casos em que o destinatário do documento impõe o formato físico por questões internas ou culturais, o que demanda atenção na hora de escolher o método de assinatura mais adequado.
Esses pontos não invalidam os ganhos da assinatura eletrônica, mas reforçam a importância de compreender o tipo de documento, a finalidade e a legislação aplicável antes de optar por uma forma de validação.
Quando a assinatura eletrônica dispensa a assinatura no papel?
A resposta vai depender do tipo de assinatura utilizado e das exigências legais do documento em questão. Na maioria dos contratos entre particulares, o uso de assinatura qualificada substitui integralmente a versão física, com total validade jurídica. O avanço de leis como a nº 14.620/2023 e o PL 2541/24 consolida esse cenário e torna mais seguro o uso da tecnologia para formalizar acordos.
Ainda que algumas situações ainda exijam o papel, a tendência é clara: a assinatura eletrônica qualificada se consolida como substituta plena da assinatura física na maioria dos casos.
Para aqueles que buscam acelerar seus processos com segurança ou assinar documentos sem complicação, recomendamos a plataforma da ZapSign, que oferece soluções práticas e diferentes níveis de assinatura adequados às mais variadas necessidades.
Sobre a ZapSign
Criada em 2020, a startup brasileira ZapSign permite às empresas enviar documentos para serem assinados por meio de aplicativos de mensagens, como WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal de comunicação.
Com mais de 2 milhões de usuários ativos e mais de 40 milhões de documentos assinados, a plataforma apresenta interface simples e intuitiva, além de excelente custo-benefício.
Dentre os clientes, estão algumas das maiores empresas do país, como Itaú, Grupo GPA, Greenpeace, L’Oréal Brasil, Unimed e Rappi. Iniciou seu processo de internacionalização em 2021 e, atualmente, conta com clientes em 21 países. Faz parte da Truora, eleita a quarta melhor startup para jovens trabalharem no Brasil, segundo o ranking Employer for Youth (EFY).
ZapSign faz parte do Grupo Truora, uma empresa com mais de 6 anos de experiência na geração de soluções tecnológicas que simplificam a comunicação entre clientes, usuários, fornecedores ou colaboradores.
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