Organizar arquivos e documentos deixou de ser apenas uma questão de ordem estética para se tornar um fator determinante na produtividade
Saber como organizar arquivos e documentos em um ambiente de trabalho deixou de ser apenas uma questão de ordem estética para se tornar um fator determinante na produtividade e na segurança da informação dentro das empresas.
Segundo dados levantados pelo Finances Online, 86% dos colaboradores afirmam ter dificuldade para encontrar arquivos quando precisam, enquanto 83% acabam recriando documentos que já existem. O desperdício financeiro é significativo: organizações perdem, em média, US$ 20 mil por ano devido a problemas documentais.
Além dos prejuízos econômicos, a má gestão documental expõe empresas a riscos jurídicos, como sanções previstas na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras normativas setoriais. Documentos mal armazenados podem ser extraviados, acessados por pessoas não autorizadas ou até mesmo perdidos, comprometendo contratos, informações estratégicas e históricos essenciais.
Por outro lado, a adoção de boas práticas — desde a categorização e padronização de nomenclaturas até o uso de ferramentas de gestão eletrônica de documentos — permite não apenas evitar esses problemas, mas também otimizar recursos, reduzir custos e aumentar o ROI das operações.
13 dicas de como organizar arquivos e documentos em um ambiente de trabalho
Acompanhe agora cada uma das dicas que separamos para este conteúdo.
1. Envolva toda a equipe no processo
A gestão documental não pode ser responsabilidade de apenas um setor. Para ser eficaz, é preciso que todos os colaboradores compreendam as políticas de organização, participem dos treinamentos e sigam os protocolos definidos. Isso inclui definir responsabilidades claras, como quem deve gerar, revisar, aprovar e arquivar cada tipo de documento.
O uso de contratos digitais, por exemplo, pode ser facilitado quando todos conhecem a plataforma adotada, entendem as etapas de assinatura e sabem onde o documento ficará armazenado.
Além de conscientizar colaboradores, é importante criar manuais internos e fluxos visuais que orientem a manipulação dos documentos em cada etapa. Workshops periódicos ajudam a garantir que novos funcionários também se alinhem aos procedimentos.
Outra ação eficiente é nomear responsáveis por setores, que funcionam como “embaixadores da organização documental”, acompanhando a execução das normas no dia a dia. Assim, todos entendem a relevância da organização e como ela impacta na agilidade de processos e no cumprimento de prazos regulatórios.
2. Padronize o acesso e defina níveis de permissão
Estabelecer quem pode visualizar, editar ou excluir documentos é essencial para a segurança da informação e para o cumprimento da LGPD. Crie grupos de usuários e defina permissões de acordo com o nível de sensibilidade dos dados.
Ferramentas com controle de acesso e registro de atividades permitem rastrear ações e identificar qualquer tentativa de acesso indevido.
A criação de uma política formal de acessos vai além da simples definição de quem pode abrir determinado arquivo. É recomendável adotar registros de log, que permitam auditar qualquer ação realizada em um documento.
Além do mais, sistemas com autenticação em múltiplos fatores e validação de identidade fortalecem a segurança, reduzindo riscos de fraudes ou vazamentos. Para maior efetividade, revise periodicamente esses níveis de permissão, ajustando-os conforme mudanças de função, desligamento de funcionários ou novos projetos dentro da organização.
3. Mantenha a organização dos documentos físicos
Apesar da transformação digital, documentos físicos ainda fazem parte do dia a dia corporativo. Para gerenciá-los corretamente:
- use armários ou arquivos com etiquetas claras;
- classifique por categoria (fiscal, jurídica, trabalhista etc.);
- proteja-os de agentes externos como umidade e fogo;
- utilize um sistema de entrada e saída para controlar empréstimos.
Um bom sistema físico deve contemplar não apenas a guarda adequada, mas também critérios claros de classificação. Etiquetas coloridas, códigos de barras e planilhas de controle podem agilizar o rastreamento.
Também é indicado utilizar fluxogramas de arquivamento, que ajudam a orientar o ciclo de vida de cada papel. Além disso, é fundamental respeitar normas de conservação, como manter ambientes climatizados e livres de umidade, para preservar a integridade dos arquivos. Essa atenção reduz perdas e facilita auditorias quando solicitadas.
4. Estruture pastas digitais de forma lógica
No ambiente digital, crie uma hierarquia de pastas e subpastas de fácil compreensão. Por exemplo:
Financeiro > Notas Fiscais > 2024 > Janeiro
Essa organização facilita buscas, evita duplicidades e mantém a consistência no arquivamento.
A hierarquia de pastas digitais deve ser pensada para acompanhar os fluxos internos da empresa. Isso significa criar estruturas alinhadas aos setores e aos processos do negócio, evitando sobreposição de arquivos em locais distintos.
Um exemplo eficiente é integrar a organização de pastas a softwares de gestão eletrônica de documentos, que permitem aplicar metadados e facilitar buscas automatizadas. Além disso, é importante revisar periodicamente essa estrutura, ajustando-a às novas demandas da empresa, evitando redundâncias e tornando o acesso mais intuitivo.
5. Categorize e nomeie arquivos de forma descritiva
Evite nomes genéricos como “documento_final.pdf”. Use padrões que indiquem o tipo, a data e o responsável. Exemplo: CT_2024_01_JoaoSilva.pdf.
No caso de documentos com assinatura digital, é importante que o nome também contenha essa indicação para facilitar auditorias. Essa prática facilita buscas internas e auditorias externas. Além disso, quando associada a sistemas de gestão documental, a nomenclatura clara permite cruzar dados rapidamente e integrar documentos em diferentes plataformas.
Dessa forma, a categorização e a descrição detalhada se tornam ferramentas estratégicas para otimizar a rotina administrativa e jurídica da empresa.
6. Classifique conforme prazo de validade
Nem todo documento precisa ser guardado indefinidamente. Utilize uma tabela de temporalidade para definir prazos e eliminar arquivos obsoletos.
Estabelecer prazos de guarda é essencial para cumprir exigências legais e evitar o acúmulo de arquivos desnecessários. Uma tabela de temporalidade bem definida indica quais documentos devem ser preservados por meses, anos ou permanentemente. Isso reduz custos de armazenamento e garante conformidade em auditorias fiscais e trabalhistas.
Ademais, ao classificar corretamente, a empresa consegue liberar espaço para documentos ativos, facilitando o acesso e a tomada de decisões estratégicas. Isso organiza o fluxo documental e minimiza riscos de descumprimento de normas regulatórias.
7. Digitalize documentos físicos
A digitalização reduz a dependência do papel, facilita o acesso remoto e contribui para a sustentabilidade. Sempre que possível, converta documentos para PDF/A, que preserva a integridade ao longo do tempo.
Afinal, a digitalização é mais do que converter papéis em arquivos eletrônicos: trata-se de integrar esses registros ao fluxo digital da empresa. Usar scanners de alta qualidade e softwares de gestão de documentos digitais garante fidelidade às informações e facilita buscas posteriores.
Também é recomendável salvar os arquivos em formatos duradouros, como PDF/A, que preservam metadados e autenticidade. Além disso, ao integrar a digitalização com processos de assinatura digital, a empresa fortalece a segurança, reduz riscos de perda e otimiza a rotina administrativa.
8. Armazene na nuvem com segurança
Soluções de armazenamento em nuvem permitem acesso remoto e backup automatizado. Escolha fornecedores que atendam aos requisitos de criptografia e conformidade da sua área de atuação.
Ao optar por soluções em nuvem, é importante avaliar fornecedores que garantam criptografia ponta a ponta e conformidade com legislações como a LGPD. Plataformas seguras permitem criar camadas de autenticação, controlar acessos e acompanhar logs de atividades.
Vale apontar também que o armazenamento em nuvem reduz custos com infraestrutura local, facilita o trabalho remoto e amplia a colaboração entre equipes. Também é recomendável manter uma política clara de uso da nuvem, assegurando que colaboradores compreendam os procedimentos de salvamento, compartilhamento e descarte de arquivos digitais.
9. Faça backups periódicos
Defina uma política de backup com periodicidade compatível à criticidade dos dados. Armazene cópias em locais diferentes para evitar perda total em caso de falha ou ataque cibernético.
Uma política de backup bem estruturada deve considerar não apenas a frequência, mas também a diversidade dos locais de armazenamento. O ideal é combinar cópias locais com soluções em nuvem, garantindo redundância.
Testes regulares de restauração são fundamentais para validar a integridade das cópias realizadas. Ferramentas de segurança documental podem automatizar parte desse processo, reduzindo falhas humanas. Com isso, a empresa assegura a continuidade das operações mesmo diante de imprevistos como ataques cibernéticos, falhas de hardware ou desastres naturais.
10. Automatize processos com softwares de gestão documental
Ferramentas de gestão de documentos permitem indexação por metadados, busca avançada e integração com sistemas corporativos. Isso agiliza aprovações, evita versões conflitantes e reduz retrabalho.
Softwares de gestão de documentos permitem automatizar tarefas como versionamento, aprovações e notificações de prazos. Isso reduz falhas humanas e acelera fluxos internos.
Além do mais, muitas soluções oferecem integração com sistemas de ERP, CRM e plataformas de assinatura eletrônica, centralizando processos em um único ambiente. Outro ponto importante é a rastreabilidade: cada modificação fica registrada, assegurando transparência em auditorias.
Assim, ao investir em softwares especializados, a empresa não apenas organiza documentos, mas também amplia a eficiência operacional e fortalece a governança corporativa.
11. Monitore conformidade com a LGPD
Além de proteger dados pessoais, esteja preparado para atender solicitações de titulares e auditorias. Plataformas com recursos de autenticação digital ajudam a comprovar integridade e origem.
Manter a conformidade com a LGPD exige mais do que restringir acessos: é preciso monitorar continuamente o ciclo de vida dos documentos que contêm dados pessoais. Ferramentas de autenticação digital e de conformidade ajudam a comprovar que informações foram protegidas e manipuladas de forma adequada.
A empresa deve ter políticas claras de retenção e descarte de dados, sempre alinhadas à legislação. Esse monitoramento constante fortalece a credibilidade da organização, reduz riscos de sanções e assegura a confiança de clientes e parceiros.
12. Revise e atualize periodicamente os procedimentos
A organização documental é um processo contínuo. Realize auditorias internas para identificar gargalos e aproveite novas funcionalidades tecnológicas, como assinatura digital no celular, para otimizar fluxos.
A revisão periódica das práticas documentais garante que a empresa acompanhe mudanças legais, tecnológicas e operacionais. Normas como a ISO 27001, voltadas à segurança da informação, podem servir de referência para auditorias internas.
Logo, a atualização dos procedimentos deve envolver a análise de gargalos, feedback de usuários e incorporação de novas ferramentas, como soluções de inteligência artificial aplicada à gestão de documentos. Esse processo de melhoria contínua assegura que a organização documental permaneça eficiente, adaptável e em conformidade com o ambiente regulatório e tecnológico em constante evolução.
13. Integre a assinatura eletrônica ao fluxo de trabalho
Implementar assinatura eletrônica acelera contratos, elimina deslocamentos e reduz custos com impressão. Quando integrada a sistemas de gestão, torna-se parte natural do processo documental.
A integração da assinatura eletrônica ao ciclo documental elimina gargalos comuns, como a espera por assinaturas físicas ou a necessidade de deslocamentos. Ao conectar essa funcionalidade a sistemas de gestão de contratos ou plataformas de workflow, a empresa garante maior agilidade e rastreabilidade.
Outro benefício é a conformidade jurídica: recursos como carimbo de tempo e certificados digitais asseguram a validade dos documentos. Isso reduz custos operacionais, aumenta a eficiência e melhora a experiência de clientes e parceiros, que passam a contar com processos mais rápidos e transparentes.
Adotar um método estruturado de como organizar arquivos e documentos em um ambiente de trabalho é um investimento que gera retorno direto em produtividade, redução de custos e segurança da informação.
Ao envolver a equipe, padronizar processos, utilizar tecnologia e manter uma rotina de revisão, a empresa fortalece sua competitividade e se prepara para atender às exigências legais e de mercado.
Se você quer otimizar a gestão documental da sua empresa com praticidade, segurança e economia, conheça agora a solução da ZapSign.
Sobre a ZapSign
Criada em 2020, a startup brasileira ZapSign permite às empresas enviar documentos para serem assinados por meio de aplicativos de mensagens, como WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal de comunicação.
Com mais de 2 milhões de usuários ativos e mais de 40 milhões de documentos assinados, a plataforma apresenta interface simples e intuitiva, além de excelente custo-benefício.
Dentre os clientes, estão algumas das maiores empresas do país, como Itaú, Grupo GPA, Greenpeace, L’Oréal Brasil, Unimed e Rappi. Iniciou seu processo de internacionalização em 2021 e, atualmente, conta com clientes em 21 países. Faz parte da Truora, eleita a quarta melhor startup para jovens trabalharem no Brasil, segundo o ranking Employer for Youth (EFY).
ZapSign faz parte do Grupo Truora, uma empresa com mais de 6 anos de experiência na geração de soluções tecnológicas que simplificam a comunicação entre clientes, usuários, fornecedores ou colaboradores.
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