A Receita Federal do Brasil publicou, em 27 de agosto de 2025, a Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025, com o objetivo de esclarecer quais certificados digitais podem ser usados na assinatura e transmissão dos eventos da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) .
O que é a EFD-Reinf e quem está obrigado
A EFD-Reinf é parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e reúne dados sobre retenções previdenciárias, contribuições sociais, serviços e pagamentos. Ela complementa o eSocial e substitui algumas declarações, como a DIRF .
Estão obrigados a entregar a EFD-Reinf:
- Pessoas jurídicas que contratam serviços sujeitos à retenção, inclusive promotores de espetáculos e empresas que retêm contribuição previdenciária;
- Órgãos públicos e demais entes previstos em lei .
Certificados digitais válidos por tipo de órgão
Pessoas físicas (CPF)
- e-CPF do próprio declarante;
- e-CPF ou e-CNPJ de procurador eletrônico devidamente autorizado .
Pessoas jurídicas (CNPJ raiz)
Podem utilizar:
- e-CNPJ da matriz;
- e-CPF do representante legal da matriz;
- e-CPF ou e-CNPJ do procurador eletrônico da matriz .
Órgãos da Administração Pública Direta Federal (CNPJ com 14 dígitos)
São aceitos:
- e-CNPJ da matriz (válido para matriz ou filial);
- e-CPF do representante legal da matriz (válido para matriz ou filial);
- e-CPF ou e-CNPJ do procurador da matriz (válido para matriz ou filial);
- e-CNPJ da filial (válido apenas para a filial);
- e-CPF ou e-CNPJ do procurador da filial (válido apenas para a filial) .
Empresas com inscrição baixada por incorporação, fusão ou cisão total
A assinatura deve ser feita com:
- e-CNPJ da empresa sucessora. Se esta também estiver baixa, deve-se usar o certificado da última sucessora ativa .
Procedimento via e-CAC: alteração de perfil de acesso
Quando a transmissão ocorre via e-CAC, em casos como representante legal, procurador ou empresa sucessora, pode ser necessário acessar a opção “Alterar Perfil de Acesso”, disponível no canto superior direito, para garantir que o envio seja corretamente reconhecido pelo sistema .
Além disso, o cadastro da procuração eletrônica deve ser realizado previamente no e-CAC, permitindo que um representante — seja pessoa física ou jurídica — transmita os eventos em nome do contribuinte .
Impactos práticos e recomendações
O uso correto do certificado digital é essencial para evitar rejeições de arquivos, atrasos na transmissão ou multas. Escritórios contábeis, por exemplo, devem confirmar que os certificados vinculados estejam atualizados e que procurações estejam em dia. A falha neste processo compromete a segurança e conformidade fiscal .
Principais destaques da Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025
- Especificação clara dos certificados digitais permitidos para diferentes tipos de contribuintes.
- Regras distintas para pessoas físicas, jurídicas, órgãos públicos e entidades sucessoras.
- Orientação para utilizar o e-CNPJ ou e-CPF da empresa sucessora ativa em caso de baixa cadastral.
- Necessidade de, em alguns casos, alterar o perfil de acesso no e-CAC para transmissão.
- Importância do cadastro da procuração digital para atuação regular em nome do contribuinte.
A Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025, da Receita Federal, representa um marco para a segurança, clareza e padronização na transmissão da EFD-Reinf. Ao detalhar os certificados digitais aceitos e os procedimentos — especialmente via e-CAC –, ela fornece diretrizes essenciais para garantir a conformidade fiscal e a integridade dos dados transmitidos.
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O certificado digital é um documento eletrônico que identifica pessoas físicas ou jurídicas e coisas na internet. Leia mais e se aprofunde na coluna de Certificado Digital!
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