O case do Genesis Group mostra como tecnologia aplicada ao fluxo certo pode transformar a rotina, reduzindo atrito e aumentando controle
Em operações distribuídas, a formalização de documentos não pode depender de filas, reenvios e controles manuais. Quando falamos de uma empresa com atuação nacional e milhares de profissionais envolvidos em rotinas sazonais, qualquer atraso em admissões, desligamentos ou documentos internos vira gargalo. E, em muitos casos, risco.
É nesse cenário que entra o Genesis Group, uma das maiores referências do agronegócio brasileiro, com presença em milhares de municípios e uma operação que envolve mais de 10.600 pontos de embarque. Para sustentar essa escala com governança, a empresa precisava de um processo documental que unisse agilidade, padronização, rastreabilidade e conformidade.
O resultado dessa transformação é o tema do mais novo videocase da ZapSign, em que Lucas Toledo, Coordenador de RH no Genesis, conta como a empresa modernizou seus fluxos e ganhou eficiência ao centralizar assinaturas e automatizar envios.
Desafios antes da ZapSign: escala, dispersão e controle
Antes da ZapSign, o Genesis já tinha alguns fluxos digitalizados. Mas a combinação de dispersão geográfica, necessidade de interação entre áreas e o volume intenso de documentos colocava pressão sobre o time de RH.
A equipe precisava lidar, ao mesmo tempo, com admissões, desligamentos, laudos operacionais, aditivos e comunicados internos, em uma rotina em que muitos candidatos e colaboradores estavam em regiões remotas ou com pouco acesso a ferramentas digitais.
Além do esforço operacional, havia um ponto crítico: parte do tempo do RH era consumido pela gestão e redistribuição de documentos, não pela análise do processo. A busca era por um modelo mais enxuto, que reduzisse etapas e trouxesse mais controle sem abrir mão de conformidade.
Por que ZapSign: automação, evidências e uma experiência simples
O que sustentou a escolha foi a aderência da ZapSign ao perfil da operação: intensa, pulverizada e com necessidade constante de velocidade e padronização.
No RH, a virada aconteceu com a automação via API integrada ao sistema de folha, permitindo o disparo automático de documentos como contratos, rescisões, cartões de ponto e aditivos, reduzindo intervenções manuais e melhorando o acompanhamento de ponta a ponta.
No videocase, Lucas resume o impacto com clareza: “Sem uma plataforma de assinatura eletrônica, seria praticamente impossível manter a operação funcionando no ritmo que temos hoje.”
Outro ponto destacado é o suporte: com acompanhamento próximo e um Analista de
Sucesso do Cliente dedicado, o time consegue manter a operação estável, mesmo
com altos volumes.
O que mudou na prática: governança e rastreabilidade em todos os fluxos
Com a ZapSign, o Genesis passou a ter um ambiente único para enviar, acompanhar e validar documentos com mais visibilidade e controle. Isso trouxe ganhos que vão além de “assinar mais rápido”:
- Agilidade real em admissões e desligamentos, com prazos menores e menos
pendências - Mais rastreabilidade, com status claro de assinatura e trilha confiável para
auditorias internas - Padronização de documentos e processos em uma operação de grande
escala - Autonomia entre áreas: além do RH, o Jurídico utiliza para laudos e
documentos formais; o Comercial para propostas e minutas; e Operações
para rotinas internas - O impacto também foi sentido do outro lado: candidatos e colaboradores,
- mesmo sem familiaridade com assinatura digital, conseguiram concluir o
- processo com facilidade.
Resultados: eficiência operacional e sustentabilidade mensurável
A parceria se traduz em números relevantes para qualquer operação que exige controle e escala:
- +66 mil documentos assinados com a ZapSign
- +17 toneladas de papel economizadas, com impactos diretos em sustentabilidade
- Mais eficiência nos ciclos de RH, com menos retrabalho e mais previsibilidade
- Mais governança e compliance, com processos mais padronizados e rastreáveis
Conclusão
Para empresas que operam com alta capilaridade e ciclos intensos de contratação, identificação, rastreabilidade e segurança operacional não são detalhes, são base do funcionamento.
O case do Genesis mostra como tecnologia aplicada ao fluxo certo pode transformar a rotina, reduzindo atrito e aumentando controle com simplicidade.
Sobre a ZapSign
Criada em 2020, a startup brasileira ZapSign permite às empresas enviar documentos para serem assinados por meio de aplicativos de mensagens, como WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal de comunicação. Com mais de 2 milhões de usuários ativos e mais de 40 milhões de documentos assinados, a plataforma apresenta interface simples e intuitiva, além de excelente custo-benefício.
Dentre os clientes, estão algumas das maiores empresas do país, como Itaú, Grupo GPA, Greenpeace, L’Oréal Brasil, Unimed e Rappi. Iniciou seu processo de internacionalização em 2021 e, atualmente, conta com clientes em 21 países. Eleita a quarta melhor startup para jovens trabalharem no Brasil, segundo o ranking Employer for Youth (EFY). ZapSign faz parte do Grupo Truora, uma empresa com mais de 6 anos de experiência na geração de soluções tecnológicas que simplificam a comunicação entre clientes, usuários, fornecedores ou colaboradores.
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