A figura do microempreendedor individual se tornou bastante conhecida no meio empresarial, principalmente em razão das facilidades e prerrogativas criadas pelo governo com o objetivo de incentivar a formalização das atividades empresárias. Contudo, ainda existem muitas dúvidas que permeiam sobre essa importante figura. Uma delas é sobre a necessidade de Certificado Digital como MEI.
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Será que vale a pena para o MEI investir em Certificado Digital? Esse procedimento, segundo a legislação, é considerado uma obrigatoriedade? Quais as vantagens obtidas a partir do uso dessa importante tecnologia? Para responder a esses e outros questionamentos relevantes, preparamos este artigo.
Continue a leitura e entenda como o MEI pode modernizar sua atuação, alinhando-se à tendência do Certificado Digital para empresas, e como a Soluti, Autoridade Certificadora líder e referência no mercado de Certificação, pode ajudá-lo nessa mudança!
O MEI é obrigado a emitir Nota Fiscal?
O principal ponto de discussão acerca da necessidade ou não da utilização do Certificado Digital como MEI está na obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Nesse sentido, inclusive, existe o art. 110 da Resolução nº 140 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) estabelecendo:
Art. 110. O MEI fica dispensado de utilizar certificação digital para cumprimento de obrigações principais ou acessórias ou para recolhimento do FGTS.
Este artigo leva a crer que o MEI não é obrigado a utilizar o Certificado Digital para o cumprimento das suas obrigações principais e acessórias, como a emissão de NF-e. No entanto, o art. 111 da mesma Resolução faz a seguinte ressalva:
Art. 111. Independentemente do disposto no art. 110, poderá ser exigida a utilização de códigos de acesso para cumprimento das referidas obrigações.
Ou seja, da interpretação desse dispositivo, abre-se margem para a exigência do Certificado Digital como MEI para o cumprimento de obrigações.
Confirmando essa exigência, existem situações em que o empresário é obrigado a emitir NF-e e, portanto, poderá fazer uso da Certificação.
Para que fique mais claro, confira as hipóteses em que o microempreendedor individual é obrigado a emitir NF-e e quando ele está dispensado dessa obrigação:
- emissão obrigatória — o MEI é obrigado a fornecer Nota Fiscal todas as vezes que fizer uma venda direta com uma pessoa jurídica, exceto nos casos em que a própria empresa cliente se encarregar de fazer a emissão da Nota Fiscal de entrada produtos;
- emissão dispensada — o MEI é dispensado da emissão da NF sempre que efetuar operações comerciais com pessoas físicas, mesmo que essas transações sejam de caráter interestadual.
Isso está disposto na Lei Geral da Micro e Pequena Empresa (Lei Complementar 123/2006), em seu art. 26, §6º, inciso II:
Art. 26, §6º, II: será obrigatória a emissão de documento fiscal nas vendas e nas prestações de serviços realizadas pelo MEI para destinatário cadastrado no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), ficando dispensado desta emissão para o consumidor final.
Qual a conclusão?
Diante do exposto, apenas para que fique claro para você: embora a legislação não seja incisiva na obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal e utilização do Certificado.
Nas situações descritas como de emissão obrigatória da NF pelo MEI, esse poderá utilizar um Certificado Digital como recurso extra, o qual conferirá mais segurança, praticidade e confiabilidade ao processo de emissão do documento.
Ou seja, ainda que o MEI não esteja obrigado, por lei, a utilizar o Certificado Digital, essa moderna tecnologia só tem a agregar aos seus serviços, garantindo o cumprimento mais célere, profissional e seguro da obrigação acessória.
Quais os benefícios de se utilizar o Certificado Digital como MEI?
Agora que você já sabe que, embora o Microempreendedor Individual não seja obrigado a adquirir um Certificado Digital, mas pode aproveitar uma série de vantagens com essa tecnologia, listaremos alguns dos benefícios práticos dessa ação. Vejamos!
Maior produtividade
Se for considerada a economia de tempo em deslocamentos, espera em filas de cartório, departamentos e repartições públicas, o aumento da produtividade já seria um efeito lógico do uso da Certificação Digital. Nesse tempo economizado, o MEI poderia estar focado em seu negócio, em processos mais estratégicos, por exemplo.
Assim sendo, ao se apoiar no uso da tecnologia, o microempreendedor individual só tem a ganhar, visto que a Certificação, como vimos, simplifica processos, manuseio de documentos e permite a adoção de plataformas online para a execução de transações, o que traz mais liberdade e flexibilidade ao usuário.
Menor burocracia
Outro ponto positivo do uso do Certificado Digital como MEI é a diminuição da burocracia. A exemplo, no estado de São Paulo — que pode se tornar um modelo para o restante do país — já é possível fazer a transferência na propriedade de veículos com o Certificado Digital, eliminando, assim, a necessidade de expedientes manuais e presenciais, como comparecimento em cartório.
Além disso, tem a questão da desburocratização da emissão de NF-e. Atualmente, o MEI que não tem um Certificado e precisa emitir uma Nota Fiscal de produto, deve ir a uma agência da Receita Estadual para solicitar uma Nota Fiscal Avulsa. O órgão pega o CNPJ do MEI e emite a NF em seu nome.
O mesmo ocorre no caso de um produtor rural que não tem um Certificado Digital. Assim, o uso da Certificação veio para ajudar o empreendedor a cumprir com as suas obrigações de maneira mais fácil, econômica e online.
Reforço na imagem e profissionalismo do negócio
Na era da informação, cada vez mais os negócios estão migrando suas atividades para o meio digital. Nesse sentido, acaba sendo um diferencial importante para o negócio contar com o Certificado Digital.
Essa tecnologia, como citado, moderniza o processo de emissão da NF-e, agilizando as vendas ao consumidor final e às empresas. Do mesmo modo, passa-se a utilizar mais sistemas automatizados, documentos eletrônicos e expediente mais inovadores.
Sem dúvidas, tudo isso dá a empresa uma imagem mais profissional, alinhada com os padrões do mercado e que investe em novas soluções para entregar resultados mais satisfatórios, segurança ao cliente e agilidade.
Versatilidade de uso dessa tecnologia
O MEI que optar por adquirir um Certificado Digital, certamente perceberá que essa tecnologia é bastante versátil, sendo útil na otimização de uma série de processos e expedientes comuns na sua rotina de empreendedor.
Nesse contexto, por exemplo, o Certificado Digital para MEI é importante sobretudo para o usuário que agora tem que cumprir as exigências do e-Social.
Quem está sujeito à utilização do sistema são os empresários que têm funcionários e precisam informar, mediante declaração, o cumprimento de diferentes obrigações dentro do prazo.
Além dessa aplicação, citamos novamente o papel do Certificado Digital na emissão de Nota Fiscal. Agora é sabido que o MEI não é obrigado a emitir a NF-e, mas quando essa emissão se torna compulsória, era necessário que o empresário fosse até um posto da Receita Estadual para fazer essa emissão de uma Nota Fiscal Avulsa, o que era custoso e lento, prejudicando as suas vendas.
Por fim, ainda existe a possibilidade de uso do Certificado Digital para a assinatura de contratos, atos empresariais e documentos digitais.
Esse é um grande avanço para o empresário, que se coloca em conformidade com a transformação digital e com os novos padrões de comunicação de dados e documentos, eliminando custos com papel, autenticações mecânicas e deslocamentos.
Como o MEI pode obter o seu Certificado Digital?
Em tempos de NF-e 4.0 e de intensa utilização da tecnologia para automatização de processos, o microempreendedor individual que adere à emissão desse documento fiscal eletronicamente pode utilizar ferramentas e softwares de gestão especializados nesse tipo de demanda.
No entanto, optando pela emissão eletrônica do documento fiscal, o MEI necessitará seguir alguns outros procedimentos:
- adquirir um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora de confiança e que seja credenciada pela ICP-Brasil — nesse ponto, a Soluti oferece ao empresário uma linha completa de soluções em Certificação Digital, em acordo com os padrões ICP-Brasil, sendo referência no mercado;
- solicitar um nome de usuário e senha de acesso do Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal (SAT) em um posto fiscal da Sefaz do estado;
- conseguir a autorização da Sefaz para a emissão de documentos fiscais.
Fonte: Soluti Responde
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