Os profissionais dedicados à gestão de pessoas estão sempre em busca de boas práticas para aumentar a produtividade no RH
O que alguns já sabem é que investir em tecnologias e soluções seguras como os certificados digitais ajuda nessa tarefa.
O certificado digital é a identificação de uma pessoa, empresa ou equipamento no mundo digital. Com ele, é possível assinar digitalmente documentos eletrônicos com validade e segurança.
Você consegue imaginar de que forma isso favorece a realização de atividades no RH?
Se você deseja aprimorar a produtividade no RH de sua empresa com o certificado digital, continue lendo este artigo!
O que é RH digital?
Sem dúvidas, a tecnologia está revolucionando o setor de Recursos Humanos e modificando processos operacionais. Dessa forma, muitos dos obstáculos enfrentados pela área ganham soluções práticas e ágeis.
O processo de automatização e descentralização dos Recursos Humanos é nomeado de RH digital. Advindo da transformação digital, ele utiliza o melhor da tecnologia, a fim de minimizar os desafios da área.
Um deles diz respeito à segurança e à autenticidade da informação. Afinal, os profissionais de gestão de pessoas precisam recepcionar, processar, analisar, armazenar e transmitir dados.
Nesse sentido, o certificado digital cumpre um excelente papel. Ele permite que tarefas práticas do dia a dia se tornem simples de serem realizadas, como o acesso ao e-Social e assinatura de contratos e documentos.
Imagine os funcionários assinando o espelho de ponto, o aviso de férias, solicitações de benefícios e outros itens, tudo on-line e com validade garantida pela assinatura com certificado digital? Só neste exemplo, já dá para ver a diminuição do uso de papéis e de processos no RH e na empresa como um todo.
Para entender de que forma essas e outras facilidades tendem a melhorar a produtividade do RH de sua organização, é fundamental conhecer os benefícios que a tecnologia traz para o setor.
Quais as vantagens de investir em tecnologia no setor de RH?
Confira a seguir algumas vantagens de apostar em inovações nas empresas. Por meio delas, fica mais simples entender como reduzir custos, otimizar tempo e processos e apostar em segurança da informação. Saiba de que maneira o RH digital tende a mudar a realidade de toda a corporação!
Analisar metas
É preciso que o RH analise constantemente as metas da organização, de forma a alinhá-las com os colaboradores e garantir vantagem competitiva respeitando limites. Por meio da tecnologia, isso torna-se algo simplificado. Afinal, a modernidade traz uma série de ferramentas para os profissionais, que passam a atuar de forma estratégica. Dentre elas, é possível citar:
- softwares voltados para descentralização;
- programas on-line e práticos;
- eliminação de documentos físicos em prol dos eletrônicos e assinados digitalmente;
- soluções corporativas para assinatura digital de documentos.
Melhorar a contratação
Contratar com menos trâmites, mais praticidade e agilidade permite que os funcionários do RH tenham mais tempo para focar em estratégias que aprimoram os resultados da corporação.
Um recrutamento remoto, realizado por videoconferência por exemplo, é uma forma de usar a tecnologia a favor da produtividade. E ainda neste cenário, assinar o contrato de trabalho com certificado digital.
Otimizar tempo
Uma das melhores formas de aumentar a produtividade do RH digital é por meio de uma boa gestão de tempo. Organizar, priorizar e executar são pontos essenciais para que tudo seja direcionado corretamente e as atividades sejam cumpridas no prazo.
Novamente, a tecnologia é uma grande aliada. Ela categoriza compromissos por importância, ativa alarmes e auxilia na delegação de funções e tarefas.
Como o certificado digital ajuda na produtividade no RH digital?
Entendemos os motivos pelos quais a tecnologia aumenta a produtividade no RH digital, mas de que forma o certificado digital, propriamente dito, atua nesse sentido?
Bem, é por meio desse serviço que grande parte das tarefas incluídas nas rotinas do setor é facilitada. Pense em atividades que exigem segurança de dados e financeira.
Transações on-line
Transações on-line, em especial as financeiras, movimentam uma grande quantidade de dados. É fundamental que haja segurança em sua realização.
Como o RH tende a lidar com um grande número de notas fiscais eletrônicas e demais documentos desse tipo, como NFS-e, NFC-e ou MDF-e, o certificado é de grande utilidade para dar validade e segurança ao processo.
Emitir e assinar digitalmente esses documentos com certificado digital, torna o processo mais ágil, eliminando todas as etapas que o uso de papel exigiria, aumentando assim, a produtividade no RH digital.
Documentação
Categorizar, armazenar e promover fácil acesso à documentação de membros da corporação tende a ser uma tarefa desafiadora. Quanto maior a empresa, maior o volume de dados. Nesse sentido, é preciso ter atenção, cuidado e capricho ao manuseá-los.
O e-Social torna mais simples o ato de lidar com as informações pessoais da equipe de forma segura e autêntica. Ele organiza, em uma só plataforma, várias funções que passam pelo RH, como alteração, exclusão e inclusão de registros de funcionários. Para usá-lo, é necessário o certificado digital, que garante a segurança e validade ao acesso e envio dos dados.
Timestamp
Muitos documentos que hoje estão em papel podem se tornar digitais. O timestamp, ou carimbo do tempo, ajuda a garantir a temporalidade. Ele aponta a data e a hora em que um arquivo foi gerado ou alterado pela última vez. Por meio dele, garante-se a proteção contra alterações e a veracidade dos dados contidos a partir de uma data específica e que precise de detalhamento.
Nesses casos, documentos que exijam um alto grau de segurança e controle em processos do RH por exemplo.
Apresentamos algumas possibilidades de uso e aplicação do certificado digital para aumentar a produtividade no RH. São alguns exemplos de processos que exigem agilidade, segurança e eficiência.
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Fonte: Pode Contar pela Valid
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