No ambiente digital atual, a seleção da plataforma para assinaturas online pode não apenas influenciar sua eficácia e praticidade
Investindo em qualidade: Por que escolher o Assinatura Certa ao invés do Gov.br?
Por que desembolsar por uma plataforma de assinatura digital quando posso simplesmente recorrer ao Gov.br, que é gratuito? Este artigo analisa essa questão e apresenta exemplos claros que deveriam levá-lo a repensar o uso de plataformas gratuitas para assinar documentos online.
No ambiente digital atual, a seleção da plataforma para assinaturas online pode não apenas influenciar sua eficácia e praticidade, mas também a segurança dos dados dos seus documentos, bem como a integridade e a armazenagem dos mesmos.
Essa é uma decisão crucial, especialmente para proteger seus documentos contra ataques cibernéticos, dado que, frequentemente, as plataformas governamentais são alvos prioritários.
Analisar cuidadosamente a plataforma na qual você vai realizar seus processos de assinatura online é uma prática que ainda não é comum entre muitos brasileiros. Muitos optam por plataformas gratuitas em busca de “vantagens”, principalmente quando se trata de documentos que alguns consideram de “pouca importância”.
“Mas é apenas um contrato de locação, e não vou precisar dele depois.”
Entretanto, vamos considerar uma situação problemática, exemplificada pela experiência de Pedro, um administrador de uma locadora de veículos que utiliza a plataforma gratuita do Gov.br para assinar seus contratos.
É crucial destacar que esses contratos envolvem informações sensíveis, como datas de retirada e entrega do veículo, além de cláusulas de responsabilidade relacionadas aos cuidados com o automóvel, incluindo a responsabilidade do cliente por danos, como arranhões. Esta responsabilização segue a política de “quem quebrou, pagou”, na qual o cliente é responsável pelos reparos necessários.
Em uma ocasião específica, ao receber a devolução de um veículo, Pedro identificou um grande arranhão na lateral do carro. Conforme o contrato assinado, o cliente era responsável pelo conserto. No entanto, o cliente recusou-se a cumprir essa obrigação, contestando a cláusula do contrato. Ele solicitou uma cópia do contrato assinado para revisar a cláusula em questão.
É nesse momento que Pedro enfrenta as consequências de utilizar a plataforma de assinaturas online do Gov.br. Sem a capacidade de armazenar os arquivos dos contratos uma vez assinados, torna-se difícil acessá-los posteriormente, a menos que o documento seja baixado imediatamente após a assinatura. Agora, ao tentar cobrar os danos do cliente, Pedro percebe que não possui o contrato para reenviar ao cliente e reforçar sua posição.
Uma vez que um documento é assinado pelo Gov.br, ele não é armazenado, a menos que seja baixado imediatamente após a assinatura. Essa falta de gerenciamento dos contratos pode resultar em dificuldades para Pedro em fazer valer seus direitos e garantias contratuais em casos como esse. Investir em uma plataforma de assinaturas como o Assinatura Certa pode prevenir problemas e garantir uma gestão eficiente dos documentos contratuais.
Com o exemplo prático acima, podemos entender a necessidade de investir em plataformas que ofereçam tranquilidade na rotina de trabalho. Situações como essa vão além do constrangimento e do prejuízo, colocando em risco a imagem e a reputação da empresa, portanto, é de suma importância não deixar brechas para situações como a enfrentada por Pedro. Valorize seu trabalho e afaste-se de dores de cabeça como essa.
O Assinatura Certa não se destaca do Gov.br apenas por oferecer cinco anos de armazenamento para os documentos. Por isso, confira alguns questionamentos importantes que vão te fazer repensar e te convencer a começar a usar o Assinatura Certa hoje mesmo.
Posso abrir uma conta jurídica no Gov.br para assinar documentos online?
No Gov.br apenas contas para Pessoa Física podem ser criadas. Para integrar Pessoa Jurídica, é necessário vincular o CNPJ desejado a uma conta Gov.br de Pessoa Física. Esse processo é pouco prático e demorado.
No Assinatura Certa, você pode criar sua conta para pessoa jurídica em apenas quatro passos, tudo em uma única tela e sem complicações. Basta inserir um e-mail válido, seu nome completo, CNPJ e criar a senha. Para pessoa física, o processo é semelhante, mas com o CPF em vez do CNPJ.
É possível criar um processo de assinatura para um contrato de prestação de serviço, onde tanto eu quanto meu cliente precisaremos assinar, utilizando a plataforma gov.br?
Sim, o documento pode ser assinado por quantas pessoas forem necessárias no Gov.br. No entanto, as assinaturas devem ser adicionadas sequencialmente, uma de cada vez, na prática, funciona da seguinte forma: você adiciona o documento e assina, após, você faz o download do documento assinado e adiciona ele na plataforma novamente e convida o próximo assinante.
Agora, imagine criar um processo de assinatura para quatro pessoas? Você faz a primeira assinatura, baixa o arquivo assinado, cadastre uma nova assinatura, após assinado, faz o download do documento de novo e faz a terceira assinatura, e para a quarta assinatura, baixa o arquivo de novo a convida o próximo participante. Entende como este processo se torna moroso ao ter que inserir participantes sequencialmente, além de depender da agilidade de terceiros para concluir o processo mais rapidamente possível?
No Assinatura Certa, basta inserir os participantes em um único processo de assinatura, pois o envio é simultâneo, agilizando extraordinariamente a conclusão das assinaturas. Ou seja, após inserir o documento a ser assinado no processo de assinatura, você cadastra todos os participantes de uma só vez, posiciona as etiquetas de assinatura no documento, revisa e finaliza o processo para envio. Após esse passo, todos os participantes vão receber simultaneamente o e-mail para realizar a sua assinatura.
Quero personalizar a minha conta no Gov.br com a identidade visual da minha empresa, posso?
Infelizmente, não. A plataforma do Gov.br é apenas para criar processos de assinatura e enviar. O que é ruim, pois é por meio da identidade visual que a empresa transmite seus valores, sua personalidade e a essência de seus produtos ou serviços de maneira atrativa.
Grandes marcas conseguem ser reconhecidas imediatamente por seus logotipos, cores e elementos visuais característicos. Inclusive, poder personalizar a plataforma com as informações da sua empresa, até mesmo a mensagem de e-mail enviada para assinar o documento, traz mais confiança ao seu cliente de que ele está assinando o contrato que de fato é da sua empresa.
Imagine que estranho seria receber um e-mail “genérico” que não faz menção à empresa em que você está fazendo o negócio. Reflita: Você ficaria confortável em assinar um documento através de um e-mail que não representa nada sobre a empresa?
Estou com um problema atípico no processo de assinatura, o Gov.br possui atendimento personalizado?
O Gov.br oferece suporte por meio de sua central de ajuda online, que inclui basicamente tutoriais, perguntas frequentes e guias de uso. Por ser uma plataforma onde muitas pessoas usam, conseguir falar diretamente com um atendente será muito mais desafiador do que se espera, afinal, é uma plataforma gratuita.
Agora, ao contrário das plataformas gratuitas que dependem de chatbots impessoais, no Assinatura Certa, cada cliente é tratado com cuidado e atenção. Nossa equipe de suporte dedicada está sempre pronta para ajudar a entender e compreender quaisquer necessidades, oferecendo uma experiência personalizada e livre de estresse. Atendimento 100% humanizado e eficaz, de acordo com as necessidades específicas de cada cliente.
Utilizando o Gov.br, posso criar grupos para gerenciar os diferentes setores da empresa ao assinar documentos online e enviá-los para clientes?
Para processos de assinatura com dois ou mais assinantes pelo Gov.br, é necessário inseri-los sequencialmente, e não há armazenamento dos documentos. Ou seja, se não há o básico para se fazer uma gestão de documentos, como criar grupos para gerenciar setores? Para empresas que priorizam o controle absoluto do fluxo documental, o Assinatura Certa emerge como a solução definitiva. Por meio dele, é viável estabelecer organizações e integrar colaboradores nelas, promovendo uma gestão mais eficiente e produtiva entre os diferentes setores.
É importante ressaltar que os colaboradores convidados a participar de uma Organização terão acesso exclusivo aos documentos pertinentes àquela organização específica, promovendo um ambiente de trabalho mais seguro e preservando a privacidade das transações com os clientes em cada setor.
Além disso, o Assinatura Certa oferece a funcionalidade de workflow, permitindo a visualização das etapas de cada documento, ou seja, é possível filtrar todos os documentos por situações, como por exemplo: aguardando a minha assinatura, em andamento, concluídos e todos. Ou se preferir, basta digitar o nome do processo de assinatura na barra de busca.
Conclusão
Então, vale a pena arriscar tanto, visando economizar menos de quarenta reais por mês? Reflita sobre a imagem que você deseja para o seu negócio. Não comprometa a reputação da sua empresa em prol de plataformas gratuitas.
Em última análise, a escolha de investir em uma plataforma de assinatura online vai além do custo inicial. É uma decisão que impacta na eficiência operacional, na segurança dos dados e na reputação da empresa. Embora possa parecer tentador optar por uma solução gratuita, como o Gov.br, os exemplos apresentados neste texto demonstram claramente os benefícios de escolher uma plataforma paga, como o Assinatura Certa.
Portanto, ao considerar qual plataforma utilizar para assinar documentos online, é fundamental ponderar não apenas o custo, mas também a qualidade, as funcionalidades adicionais e o suporte ao cliente oferecido. Ao investir em excelência, as empresas podem evitar potenciais dores de cabeça, proteger sua reputação e garantir uma gestão eficiente de documentos contratuais.
O Assinatura Certa ainda oferece um cupom promocional de 10% de desconto na contratação de um dos planos anuais, o cupom é CONSUMIDOR10. Aproveite!
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Assinatura Certa é um produto Carry Info, localizada em Montenegro/RS e composta por uma equipe com mais de 10 anos de experiência em tecnologia e inovação.
Sua missão é transformar processos e torná-los mais ágeis e confiáveis por meio da tecnologia.
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