No Brasil desde 1912, o Instituto das Irmãs de Santa Marcelina, fundado em Milão, no ano de 1838, é composto por quatro verticais, sendo Saúde, Educação, Cultura e Assistência Social.
Presente em sete estados do país e atendendo mais de 17 mil alunos, desde a educação infantil ao ensino superior, a vertente de ensino tem buscado investir em novas tecnologias para aprimorar seus processos administrativos e de gestão.
Nesse sentido, a instituição passou a buscar uma solução de gestão, assinatura e compartilhamento de documentos, que pudesse atender suas necessidades quanto á eficiência e segurança, fosse nas transações contratuais, ou nos diversos tipos de comunicados à sua imensa comunidade.
Colégios e faculdades Santa Marcelina contam com assinatura eletrônica da Lumen IT
A solução Easy Sign apoiará, principalmente, o processo de matrícula e rematrícula dos alunos das instituições de ensino
A instituição encontrou na Lumen IT, empresa que atua com soluções fiscais e de gestão administrativa, o que buscava. Implementou o Easy Sign, plataforma que tem conceitos de segurança e agilidade, tais como processamento em lotes, múltiplos tipos de assinaturas, inclusive de próprio punho, e diversas formas de validações.
O artigo 10º §2 da MP 2.200-2/01 regulamenta o uso da assinatura eletrônica, mas somente uma forma que garanta a sua autenticidade torna o processo seguro. Para cada documento assinado, o Easy Sign gera um relatório comprobatório, podendo conter foto do signatário, geolocalização, IP da máquina, entre outras evidências.
§ 2o O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
“Temos uma gestão de tecnologia centralizada. No entanto, cada unidade de educação tem sua articulação em questões pontuais. Mesmo com essa flexibilidade, uma necessidade que identificamos em conjunto foi a questão da assinatura eletrônica”, aponta Luciano Dutra Nagli, Analista de Sistemas do Colégio Santa Marcelina de Belo Horizonte. “Passamos a buscar por um fornecedor e a Lumen IT nos apresentou a melhor proposta. Iniciamos o projeto na unidade de Belo Horizonte”.
As demandas por assinaturas eletrônicas acontecem, principalmente, durante os processos de matrícula e rematrícula dos alunos, que incluem termos de compromisso e aditivos sobre a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Além disso, com a disponibilidade de cursos à distância, a necessidade pela solução se tornou ainda mais essencial. De acordo com Wilians Coan, Gerente de TI da vertical de educação da Santa Marcelina, “antes da parceria com a Lumen IT, produzíamos documentos personalizados em formato PDF. Precisávamos disparar esses contratos aluno por aluno, muitas vezes via correio. Era um processo moroso e caro, que demandava muito das nossas equipes”, explica o executivo.
Além de otimizar o tempo dos profissionais e reduzir o gasto com papeis e entregas, outra vantagem da Easy Sign é o armazenamento desses arquivos assinados. Wilians explica que a plataforma permite guardar os documentos separados por pastas. “Por ser totalmente digital, quando precisamos localizar algum contrato, por exemplo, conseguimos encontrá-lo por meio de palavras-chave. A busca é feita em segundos”, comenta.
De acordo com Régis Lima, COO da Lumen IT, a parceria com a Santa Marcelina acontece em um período de grandes desafios. “Todos os setores da economia global estão adaptando a forma de fazer negócio, e a tecnologia vem como grande aliada nesse processo. Além da usabilidade, a solução de assinaturas eletrônicas garante maior segurança e rapidez à Santa Marcelina na interação com seus alunos”, pontua. “Estamos muito contentes em poder, de alguma forma, ajudá-los nesse processo de transformação digital, que segue cada vez mais importante”, finaliza Régis.
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