É importante que advogados e responsáveis pelo departamento jurídico garantam a validade jurídica dos acordos administrados digitalmente
Por José Manuel Jiménez
Garantir mais agilidade, controle contratual, transparência, segurança e evitar perdas. Essas são apenas algumas das vantagens de ter soluções tecnológicas que facilitam a gestão digital do ciclo de vida de contratos.
Essas ferramentas são essenciais para empresas que queiram se manter competitivas e que estão motivadas para uma transformação digital em todos os setores, como RH, compras, vendas, financeiro e, especialmente, jurídico.
Um levantamento da World Commerce And Contracting Association (WorldCC) mostra que as empresas perdem 9,15% da receita a cada ano devido à má administração de contratos. Para evitar essa perda, uma solução Contract Lifecycle Management (CLM) não apenas digitaliza contratos, mas auxilia a agilizar todas as etapas do seu ciclo de vida, otimizando os processos de solicitação, elaboração, negociação, aprovação, assinatura eletrônica, armazenamento, execução, acompanhamento, análise e renovação ou rescisão dos contratos ou acordos.
É importante que advogados e responsáveis pelo departamento jurídico tomem algumas precauções para garantir a validade jurídica dos acordos administrados digitalmente. Um dos caminhos é garantir que as partes tenham acesso a provas eletrônicas outorgadas por um software de gestão de contratos autorizado.
Na busca de uma plataforma para a administração digital de contratos, os responsáveis pelo departamento jurídico devem prestar atenção às funcionalidades disponibilizadas por cada plataforma. As mais avançadas, por exemplo, contam com recursos como workflows que aceleram a comunicação entre áreas, assinatura eletrônica, modelos de contratos padronizados e armazenamento digital centralizado.
Além de integrações com outras plataformas, rastreabilidade e visibilidade para análise de insights referentes a rendimentos, desempenho, tempos de resposta, entre outros. Dessa forma, é possível reduzir os riscos comerciais e jurídicos.
Portanto, é importante contar com uma ferramenta de gestão digital de contratos que permita garantir a segurança e compliance com as regulamentações jurídicas, inclusive com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
A administração de contratos é uma tarefa realizada em todas as empresas, independentemente do setor ou tamanho, e implica o uso de dados sensíveis de diferentes atores internos e externos, como a assinatura, números de registro, dados pessoais, entre outros. Por isso, a conformidade legal e a privacidade dos dados são aspectos essenciais que devem ser observados especialmente no departamento jurídico. Afinal, o custo do vazamento de dados sensíveis devido a falhas de segurança pode gerar não só danos à reputação da empresa e da equipe, mas também envolver a organização em processos judiciais.
Além da segurança, a automatização contratual traz transparência e rapidez a todo o processo, já que os colaboradores e áreas envolvidas podem acompanhar o status do contrato e o cumprimento das obrigações estipuladas no acordo de forma online. Assim como as partes podem assinar eletronicamente os acordos, dependendo da solução CLM utilizada. Isso é fundamental para uma empresa ter maior controle das obrigações e identificar os não cumprimentos, tomando as providências legais cabíveis com mais rapidez.
Outro ponto é que permite padronizar a comunicação do gerente jurídico com as diferentes áreas internas e externas de uma organização, como colaboradores, clientes e fornecedores, além de emitir alertas de acordo com prazos ou marcos-chave, o que facilita a renovação oportuna dos contratos requeridos.
Para finalizar, acredito que o setor jurídico brasileiro tem potencial e está preparado para esse salto de gestão digital na área dos contratos. Assim, o segmento poderá avançar na transformação digital, acompanhar as mudanças que estamos vivenciando na sociedade, além de acelerar negócios e o crescimento de organizações. Isso tudo sem deixar de atender os interesses das partes e sem abrir mão da segurança jurídica. É fundamental escolher de maneira adequada uma plataforma de gestão digital de contratos que cumpra com as necessidades da organização, integrando funcionalidades que permitam automatizar os processos e promover uma maior colaboração entre departamentos. Isso permitirá otimizar o tempo da equipe, fazendo com que se dediquem mais às questões jurídicas mais complexas e urgentes.
Sobre o autor
José Manuel Jiménez, advogado e CEO e fundador da Webdox CLM, startup que desenvolve software de gestão de contratos. Ele também é conselheiro para a América Latina da World Commerce and Contracting (WorldCC), instituição líder mundial em investigação sobre a gestão e otimização de contratos
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