As principais soluções para maximizar o uso do seu certificado digital

Por Guilherme Silva Freitas*

O empreendedor brasileiro está passando por um período extremamente desafiador. Além de enfrentar um dos piores momentos econômicos e políticos da nossa história, precisa reunir forças para lutar contra as incertezas causadas por um sistema jurídico/legislativo complexo, descentralizado, pouco técnico e confiável, que torna a atividade de empreender uma batalha cara, imprevisível e, para muitos, sem volta.

Neste contexto, pode-se imaginar a primeira reação deste mesmo empreendedor ao receber a notícia de que precisa adquirir um certificado digital, uma “exigência da Receita Federal”. “Gato escaldado”, o empresário provavelmente vai imaginar: deve ser mais um artifício para aumentar custos, controle e burocracia, especialidades do governo brasileiro.

Contudo, felizmente a certificação digital é extremamente benéfica para a atividade empresarial, na medida em que viabiliza a prática segura de atos privados que certamente trarão um impacto muito positivo aos negócios, especialmente a otimização de processos, agilidade, eficiência e melhores níveis de compliance, além dos ganhos com redução de custos e sustentabilidade.

Compilamos abaixo algumas das principais soluções e produtos que podem transformar este “limão” numa doce e refrescante limonada.

1. Assinatura Digital de Documentos

Solução: utilize o certificado digital como a sua “identidade digital” para assinar qualquer tipo de documento (unilateral, bilateral ou multilateral), com validade e total segurança jurídica.

Requisitos: certificado digital válido. Existem ferramentas de workflow que viabilizam o upload de qualquer documento e a gestão das respectivas assinaturas, integradas a aplicações coorporativas ou em nuvem, inclusive com a utilização de dispositivos móveis.

Benefícios: além de acabar com o uso, a gestão e o arquivo de documentos em papel, é possível assinar documentos de forma remota, a qualquer tempo e de qualquer lugar. As empresas passam também a elevar os níveis de compliance e governança dos processos de negociação, elaboração e formalização de contratos, já que documentos assinados digitalmente criptografados possuem fortes atributos de segurança, tais como inviolabilidade, confidencialidade e não repúdio. Os custos com cartório, correios, impressão, material de escritório e arquivo físico podem ser reduzidos drasticamente. Os principais documentos passíveis de assinatura digital são: contratos, procurações, notificações, laudos e prontuários médicos, atos societários, livros contábeis, projetos e documentos de engenharia, além de propostas comerciais, ordens de compra e etc…

No artigo publicado no CryptoID em outubro/2015 Assinatura Digital de Contratos | Hora de otimizar e reduzir custos demonstramos os benefícios que uma empresa pode obter com assinatura digital de contratos.

Investimento: os valores cobrados pelos provedores de workflow de assinatura dependem do volume e do tipo de documento (unilateral ou multilateral). Normalmente são cobrados por documento assinado e os valores são baixos considerando os benefícios obtidos, especialmente a redução dos custos com a assinatura e a gestão de documentos em papel.

2. Emissão de e-mails certificados

Solução: serviço de “notificação eletrônica” que fornece evidências sobre autoria (com certificado digital), conteúdo e cronologia do envio, recebimento e leitura pelo destinatário.

Requisitos: certificado digital válido. Existem plataformas que possibilitam a integração com aplicações corporativas, como Outlook, Lotus Notes e outros softwares de envio eletrônico.

Benefícios: garantia de autenticidade do remetente, integridade no transporte dos documentos e evidência temporal da entrega através de “carimbo do tempo”. Ao contrário do que ocorre com o envio de correspondência com AR (aviso de recebimento), o e-mail certificado evidencia o conteúdo do comunicado, inclusive dos documentos anexados. A solução torna o processo de envio de documentos muito mais ágil e eficiente, além de reduzir significativamente os custos com cartórios, e correios e portadores, na medida em que substitui o envio físico de cobranças e notificações para fins legais e judiciais.

Investimento: os valores dependem do volume de e-mails que serão emitidos com certificação digital.

3. Log-in certificado

Solução: validação e identificação de usuários através de certificação digital.

Requisitos: certificado digital válido. Algumas empresas já fornecem plug-ins de integração para viabilizar o “acesso via certificação digital” em aplicações, aplicativos, sites e outras ferramentas que exigem autenticação de usuários.

Benefícios: segurança contra fraudes e ameaças de acesso não autorizado. Redução dos riscos de roubo de identidade (senha reconhecida somente pelo dono do certificado). Simplifica a administração dos usuários, especialmente em caso de esquecimento de senhas. Os usuários precisam guardar apenas a senha do seu certificado digital.

Investimento: a solução normalmente é vendida como SaaS (software as a service) e depende da estrutura de cada aplicação.

4. Digitalização certificada de documentos

Solução: máquina de assinatura digital integrada a processos de emissão e/ou digitalização de documentos.

Requisitos: certificação digital válida e licença de um “robô de assinaturas” para captura de certificados integrada aos equipamentos de emissão, digitalização e guarda de documentos.

Benefícios: após a digitalização certificada, o documento passa a conter os requisitos de segurança de qualquer documento assinado com certificação digital, especialmente integridade, autenticidade, confidencialidade e não repúdio. As instituições financeiras já podem descartar as vias originais de documentos digitalizados com uso de certificação digital, conforme destacado em artigo publicado recentemente no CryptoID (A Resolução BACEN nº 4.474 e o “recado” do Conselho Monetário Nacional).

Percebe-se, portanto, que a certificação digital é muito mais do que uma simples “exigência” para a prática de atos e a transmissão de informações em aplicações disponibilizadas pelo governo. É, na verdade, a chave para a transformação digital que viabiliza a prática de atos com segurança, validade jurídica, de forma eficaz, barata e sustentável.

*Guilherme Freitas é apaixonado por tecnologia e inovação. Bacharel em Direito e especialista em Direito Tributário, atuou desde 2006 em departamentos jurídicos de grandes empresas, principalmente no desenvolvimento e na gestão de contratos complexos.

Sócio do escritório Veiga, Hallack Lanziotti e Castro Véras Advogados, especializado em contratos e em grandes operações societárias.

Colunista do Portal CryptoID.

Dúvidas e sugestões de temas para a nossa Coluna, entre em contato pelo e-mail guilherme.freitas@vhclaw.com.br

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