Atualmente, existem sistemas on-line criados para facilitar o acesso da empresa às informações relacionadas ao FGTS, como é o caso do Conectividade Social
Para ter atuação regular, uma empresa precisa cumprir uma série de diretrizes e regulamentações. Esses requisitos legais passam pela gestão ambiental, de qualidade e exigências voltadas para os direitos trabalhistas dos seus colaboradores.
Nesse último caso, é necessário estar atento à legislação e cumpri-las na hora de admitir, manter e desligar qualquer funcionário. Dentre as várias determinações que os empregadores precisam estar atentos, podemos citar as que dizem respeito ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
Atualmente, existem sistemas on-line criados para facilitar o acesso da empresa às informações relacionadas ao FGTS, como é o caso do Conectividade Social. No entanto, em 2017, a Caixa Econômica Federal publicou a Circular nº 760, que determina o uso obrigatório do certificado digital para acessar a plataforma.
Neste artigo, vamos mostrar qual o certificado digital adequado para usar o Conectividade Social e apontar quais empresas são obrigadas a usar a ferramenta nesse processo. Você também verá o passo a passo de como acessar o portal. Confira!
O que é Conectividade Social?
Antes de falar sobre a obrigatoriedade do documento eletrônico nesse processo, é importante, primeiro, explicar o que é o Conectividade Social.
Trata-se de um canal 100% on-line, cujo objetivo é tornar mais prático e eficaz o acesso e relacionamento das empresas com o FGTS e outros produtos sociais. Por meio dele, a empresa realiza a troca de arquivos e mensagens à Previdência Social e ao Fundo de Garantia.
Assim, de acordo com o Guia de Orientações ao Usuário do próprio portal, seu intuito é otimizar o tempo do usuário e fornecer as informações atualizadas de forma clara e direta.
Na prática, a plataforma permite às organizações executar uma série de tarefas importantes para manterem-se regularizadas, como:
– Ter acesso aos dados do FGTS dos trabalhadores;
– Recolher FGTS;
– Realizar alterações cadastrais;
– Enviar dados à Previdência;
– Comunicar o afastamento dos funcionários;
– Manter a comunicação institucional com a Caixa Econômica Federal;
– Dar andamento ao processo de desligamento dos empregados.
Além disso, o sistema é moderno, seguro e de simples acesso, uma vez que é realizado de forma remota, sem ser necessário a instalação de softwares.
Qual certificado digital é usado para acessar o Conectividade Social?
O certificado digital é a chave de entrada para o Conectividade Social.
Porém, só é possível acessá-lo com o certificado digital ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), que esteja de acordo com as regras de segurança estabelecidas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Segundo o Guia de Orientações ao Usuário, qualquer documento eletrônico válido e emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) que seja autorizada pela ICP-Brasil pode ser utilizado no Conectividade Social, mesmo os que não são emitidos pela AC Caixa. Dessa forma, está autorizado o uso da ferramenta para pessoa física, o e-CPF, e de pessoa jurídica, o e-CNPJ, nos modelos A1 e A3.
No entanto, ao emitir o certificado digital ICP para usá-lo na plataforma, é preciso se atentar a alguns pontos:
Certificado digital ICP para pessoa física
No caso do certificado para pessoa física (PF), as informações serão exclusivamente do titular, conforme a documentação apresentada à AC.
Além da documentação obrigatória já solicitada, exclusivamente para o âmbito do Conectividade Social, é necessário apresentar, no ato da emissão, o documento que comprove o número do seu Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF) ou do Cadastro Específico do INSS (CEI).
É importante que esses documentos sejam emitidos na mesma data em que a ferramenta será validada, de preferência, no site da Receita Federal.
Certificado digital ICP para pessoa jurídica
Já o certificado digital para pessoa jurídica (PJ) deve conter os dados da PJ titular e também do responsável pelo uso do certificado.
Nesse caso, poderá ser responsável pelo uso da ferramenta a pessoa física que se apresentar à AC para solicitá-la, contanto que o ato constitutivo da PJ lhe atribua esses poderes. Ou, então, outra PF que o responsável legal indicar.
Além disso, a pessoa jurídica que já possui o e-CNPJ poderá utilizá-lo normalmente para o acesso, desde que não tenha CEI.
Quais empresas são obrigadas a usar o certificado digital ICP para acessar o Conectividade Social?
De acordo com a Circular nº 760, da Caixa Econômica Federal, publicada no dia 30 de março de 2017, o uso do certificado digital ICP para acesso ao Conectividade Social é obrigatório para as seguintes instituições:
– Empresas com quatro ou mais funcionários
Organizações que possuam quatro ou mais funcionários são obrigadas a usar a ferramenta no padrão ICP-Brasil para acesso ao canal eletrônico.
– Empresas que usam o certificado eletrônico em disquete ou pen drive
Também foi determinado que instituições que possuam o certificado eletrônico emitido anteriormente pela Caixa, devem, obrigatoriamente, substituí-lo pelo modelo digital no padrão ICP-Brasil, independente do número de colaboradores.
Quando o uso do certificado digital ICP é facultativo?
Já para empresas com até três empregados que se encaixam no Simples Nacional e Microempreendedores Individuais (MEIs), o uso do certificado digital ICP para acesso ao sistema é facultativo.
Apesar da não obrigatoriedade, a adoção da ferramenta é altamente recomendada, uma vez que oferece agilidade e segurança nos processos realizados na plataforma. Além de garantir autenticidade às transações e evitar fraudes.
Como acessar o Conectividade Social
O acesso ao Conectividade Social, assim como o seu uso, é muito fácil. Mas, para maior agilidade, é desejável:
– Acesso à internet com banda larga;
– Software gestor de certificação digital instalado (normalmente, fornecido pela AC);
– Computador com 1 gigabyte (gb) de memória RAM;
– Drive ou leitora de cartão para o certificado smartcard do tipo A1.
Para acessar o portal, basta seguir as seguintes orientações:
– Antes de acessar o endereço do Conectividade Social, insira o seu certificado no computador;
– Feito isso, digite o endereço do site no seu navegador e clique no link correspondente ao da Caixa;
– Em seguida, selecione o certificado que deseja usar e digite a senha PIN;
– Pronto! Após a verificação da senha, será garantido o acesso ao sistema.
Conte com a Certificaminas para emitir o seu certificado digital no padrão ICP-Brasil
Como você pode ver, o uso do certificado digital é indispensável para acesso ao Conectividade Social.
Ou seja, os processos relacionados ao FGTS só poderão ser executados com o uso de um documento eletrônico emitido por uma AC credenciada junto ao ITI, como a Certificaminas.
Fonte: AC Certificaminas
Entrevista com Heitor Pires da AC CERTIFICAMINAS
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