O que distingue empresas fortes e solidas de empresas instáveis é a estratégia do investimento em inovação, é o momento de substituir contratos físicos pela agilidade e economia dos contratos digitais
Por Eduardo Augusto Bordoni Manzeppi
Atualmente, estamos experimentando uma mudança de hábitos com o distanciamento com regras de quarentena e, especialmente em tempos de crise, é que podemos identificar por que algumas empresas mantêm o ritmo, enquanto outras persistem na tempestade de recessão econômica.
A sabedoria chinesa diz que, na estrada, devemos ter cuidado com pequenas pedras, porque vemos as grandes pedras. No caso, se você precisar de resultados diferenciados no escritório, deverá ser ousado o suficiente para implementar recursos diferenciados semelhantes.
Os contratos eletrônicos trarão vitalidade, reduzirão muito os custos, melhor controle administrativo e outras vantagens que veremos a partir de agora!
A dificuldade de fazer as transações à distância
Nos contratos físicos, já sabemos que alguém, alguma pessoa, ficará com a incumbência de levar as vias dos contratos para serem assinados por todos os interessados. Mas quando os envolvidos estão em pontos distintos, veja o aumento dos custos finais se tornam exponencialmente maiores.
Todavia, o contrato digital não possui barreiras geográficas, sendo assinado em poucos segundos, independentemente da quantidade de interessados e dos locais em que eles estejam, o que faz a diferença na velocidade dos processos em sua organização e, historicamente, a agilidade faz a diferença.
Diante de tantos benefícios do contrato digital e de tantos obstáculos oferecidos pelos contratos físicos, nada explica que algumas empresas e escritórios ainda insistirem em manter processos físicos.
No entanto, ainda deve ser somado as dificuldades de acondicionar papéis por tantos anos à morosidade na circulação física de contratos e aos altos custos envolvidos, e você então entenderá por que não faz mais sentido não buscar a tramitação virtual de documentos.
A otimização do processo de constituição de validade
Estamos em tempos de melhoria de gestão e controle de documento para fins de segurança e proteção, seja de dados ou da privacidade, muito além do custo de armazenamento e do risco de extravio e o tempo perdido com esses processos internos sem automatização é altíssimo.
A cada dia é mais necessária a implantação de procedimentos ágeis e econômicas.
O tempo perdido, bem como dinheiro, na constituição dos contratos físicos é grande para um mundo de inovação em que mudanças de conceitos são essenciais para a gestão.
A empresa imprime a minuta e a leva para assinatura, podendo ficar parado durante dias, até que o destinatária tome a providencias de pegar o papel e faça sua analise, somente após liberando com sua assinatura, que finalmente é consolidado.
O contrato no meio físico percorrer um longo percurso de mão em mão e mesa em mesa até que possa ser avalizado e encaminhado para concretização com reconhecimento em cartório, ficando parado mais alguns dias até que retorne.
Por fim, mais custos e tempo perdido, que poderia ser minimizado e viabilizado de forma mais ágil e eficiente no escritório.
O alto custo de refutar um contrato digital
No último estudo sobre a relação entre gestão de documentos e elevação de faturamento, os dados colhidos mostraram resultados assustadores que evidenciam como muitas das causas para as dificuldades financeiras das empresas podem residir em ineficiências quase imperceptíveis no dia a dia, tais como:
gestores perdem cerca de 1(um) mês por ano apenas procurando informações, devido à desorganização de arquivos físicos (como caixas de contratos fora de ordem, aditamentos guardados em lugares distintos e cópias de notas fiscais espalhadas pela empresa);
profissionais, de forma geral, gastam entre 5% e 15% da sua jornada de trabalho lendo informações, mas até 50% procurando por elas;
a má gestão de documentos físicos nas empresas gera um acúmulo desordenado de documentos inúteis, os quais se misturam a outros imprescindíveis à companhia, dificultando sua localização: no mínimo 2/3 das informações armazenadas nas empresas poderiam ser removidas ou destruídas por serem obsoletas;
o custo de recriação de um documento perdido (como um contrato extraviado, por exemplo) pode ser alto, a depender das consequências da perda;
um documento é copiado, impresso ou escaneado, em média, cerca de 20 vezes, devido ao fato de a tramitação não ser feita de forma digital.
Em sua grande maioria, as pessoas não sabem que apenas a conservação pode manter documentos tangíveis em circulação.
Para uma outra pesquisa, esta é a pesquisa da IDC, que mostra que os funcionários passam cerca de 4(quatro) horas por semana para aprovar ou assinar documentos. Se sua empresa assina contratos muito lentamente ou ser difícil gerenciar muitos documentos de diferentes clientes, está perdendo dinheiro.
Ao contrário, o seu concorrente insistir em usar ferramentas de gerenciamento de processos mais ágeis (como contratos digitais), a situação será ainda pior.
De fato, a história mostra que profissionais e empresas que passam algum tempo vendo ou absorvendo tendências costumam ser impedidos de entrar no mercado. Desta forma, é o momento para sair da zona de conforto e entender melhor os benefícios da empresa com a velocidade dos contratos eletrônicos.
As características do contrato digital e/ou eletrônico
De acordo com a Forbes, os contratos eletrônicos não afetam apenas a flexibilidade do gerenciamento de documentos, mas também a melhoria de desempenho de todas as áreas da empresa, mas com essas vantagens indiscutíveis, muitos gerentes ainda insistem em adiar a implementação de novas ferramentas digitais com processamento eletrônico de documentos, como é o caso do contrato, por medo de errar no caminho da falência.
Em países como Estados Unidos, Alemanha e Japão, a maioria dos contratos assinados foi concluída digitalmente. No entanto, no Brasil, os atrasos na migração de algumas organizações para plataformas digitais geralmente se devem à pura ignorância. Especialmente em relação à legalidade das assinaturas digitais.
Diferença entre contato digital e eletrônico
A principal diferença entre os contratos digitais e eletrônicos é a existência ou não de certificação de sua integridade e veracidade através de técnica de criptografias com a ICP-Brasil com o Certificados Digitais, onde que autentica a sua vontade, objeto e forma do contrato assinado.
Mais explicitamente, o contrato eletrônico é uma transação eletrônica em que as declarações de vontade se manifestam por meios eletrônicos, por computador, podendo ser por sistema informático automatizado ou mediante a oferta pública em um site e a aceitação pelo usuário, ou seja, é caracterizado por empregar meio eletrônico para sua celebração, mas sem uma autenticação certificado.
Ocorre que, os contratos eletrônicos, após o advento da internet, passaram a ter uma dimensão muito mais ampla, alcançando características novas, fazendo surgir a categoria dos contratos telemáticos.
O contrato telemático, que é a união de telecomunicações e informática, apresenta todos os mesmos elementos essenciais, quais sejam, o acordo de vontades, o objeto e a forma.
Atualmente, com o uso de novas tecnologias e o surgimento da internet das coisas como temos acessível hoje em dia, crescem as relações contratuais entre sistemas, gerando obrigações, tendo os contratos telemáticos passado a um novo conceito, chamado de contratos digitais.
Porém, com a evolução da forma, acompanhou também a transformação da manifestação de vontade, que assim como a parte que contrata e a testemunha utilizarão sistemas e computadores para o registro desta contratação, mesmo quando por ato humano, realizados através da internet.
Ou seja, com o aprimoramento da técnica, pode-se afastar por completo o risco de uma contratação digital.
A segurança jurídica do contrato com assinatura digital
A informação é o bem mais valioso nas empresas atuais. Um dos grandes benefícios do contrato digital é justamente seu maior nível de segurança, uma vez que os dados são criptografados, ou seja, “travados” de modo que apenas os signatários possam ter acesso ao seu conteúdo.
O armazenamento deles também é muito mais seguro (desde que a empresa detenha uma política sólida de backups e recursos de hierarquização de acesso).
A autenticação das assinaturas pelo cartório
Atualmente, uma autenticação de documentos não sai por menos de R$ 2,00 por folha. O reconhecimento de firma por semelhança, R$ 4,00, e o concedido por autenticidade (que ainda impõe o desconforto de exigir a presença do signatário), R$ 9,00. Tudo isso por cada folha (você pode conferir os valores atualizados aqui!).
Considerando que uma empresa ou um escritório de contabilidade lida com centenas de documentos, a maioria dos quais exige assinatura e seu reconhecimento cartorário, quanto uma organização gasta anualmente com emolumentos em Tabelionatos de Notas?
Diferença entre assinatura digital e eletrônica
As assinaturas, físicas, eletrônicas ou digitais, são projetadas para garantir a autenticidade do assinante.
No entanto, o processo de garantir essa autenticidade é diferente para cada tipo de assinatura. Na assinatura física como exemplo: ao assinar um documento, você concorda com seu conteúdo. Entretanto, para provar a identidade do autor da assinatura, é necessário ir ao cartório e executar o procedimento de identificação da assinatura (ou assinatura). Acontece que muitas empresas colocaram papel e canetas de lado para digitalizar usando tecnologias que reduzem custos e aceleram o processo de formalização de documentos. Entre essas tecnologias, mencionamos: assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais.
Apesar de as palavras assinatura eletrônica e assinatura digital parecerem similares, elas não são a mesma coisa.
Assinatura eletrônica
Não se utiliza de Certificado Digital ICP-BRASIL, pois a comprovação da assinatura é feita através de evidências coletadas no momento da assinatura (Nome completo, e-mail, CPF, ip da máquina utilizada para realizar a assinatura, entre outros);
Este tipo de assinatura é válida desde que acordada entre as partes que assinam o documento;
Não possui a mesma validade jurídica de um registro e autenticação no cartório;
Alguns documentos e órgãos públicos exigem a Assinatura feita com Certificado Digital, nesses casos você obrigatoriamente deve realizar uma assinatura digital;
Assinatura digital
Autenticidade: uma assinatura digital é inequivocamente ligada ao certificado digital do signatário.
Integridade: cada assinatura digital é vinculada a um documento eletrônico, dessa forma qualquer alteração sofrida pelo documento eletrônico será perceptível pela assinatura digital.
Não-repúdio: uma assinatura digital feita enquanto o certificado digital do signatário for válido não pode ter sua autoria negada pelo signatário.
A assinatura realizada com Certificado Digital tem a mesma validade jurídica que um registro e autenticação do cartório.
Sendo assim, a Assinatura Eletrônica é o gênero referente a todos os métodos utilizados para assinar um documento eletrônico. É semelhante à assinatura no papel, porém no meio eletrônico. Para ter valor legal, a assinatura eletrônica é composta por três elementos essenciais: comprovação da integridade do documento, identificação e autenticação do autor da assinatura e registro da assinatura.
Enquanto a Assinatura Digital é uma forma de assinatura eletrônica em que o conteúdo assinado é criptograficamente associado ao signatário – uma amarra baseada em funções matemáticas praticamente invioláveis.
Desta forma, quando assinados digitalmente, tais documentos possuem garantias técnicas de segurança superiores às outras formas eletrônicas e semelhantes às físicas, dada a associação forte entre o conteúdo assinado e o assinante.
A certificação digital se apresenta como um caminho sem volta no estabelecimento de um novo padrão de autenticidade, integridade e confidencialidade de documentos, oferecendo agilidade, baixo custo e velocidade nos processos internos de empresas e escritórios contábeis de todos os portes.
A validade jurídica garantida pelo Certificado Digital
Por incrível que pareça, em plena era dos negócios digitais, não são poucos os contadores, gerentes e até CEOs que acreditam que um documento digital não tem a mesma força jurídica de um termo assinado à caneta. Esse desconhecimento faz muitas empresas perderem milhões anualmente.
O marco legal que introduziu a assinatura digital nos negócios jurídicos nacionais foi a Medida Provisória 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), uma cadeia hierárquica de confiança que possibilitou a emissão de Certificados Digitais para identificar e chancelar a autenticidade dos documentos assinados digitalmente por pessoas físicas e jurídicas.
Trata-se de uma garantia de autenticidade semelhante a um reconhecimento de firma em cartório, ou seja, uma chancela de um terceiro autorizado a ratificar a veracidade de uma assinatura.
Concluindo, quanto tempo a empresa e o escritório perderam, do momento da impressão da minuta, até que o contrato estivesse efetivamente pronto e guardado com cada um dos interessados.
Em um contrato digital, velocidade é o atributo inescapável. O contratante ou contratado faz o upload do documento em uma plataforma digital especializada e de autoridade credenciada, assina-o em segundos, podendo indicar também os locais em que os outros deverão aportar suas assinaturas, é disparado então um alerta ao e-mail das outras partes que, independentemente do local em que estejam, podem logar na mesma plataforma e registrar sua assinatura, sem necessidade de fazer download, assim, não gerando retrabalho, impressões e arquivamento em pasta.
Ademais, hoje em dia, é possível fazer até rescisão de contratos eletrônicos com assinatura por certificado digital.
Por último, a evolução tecnológica está trazendo mais força jurídica para os contratos, no sentido de geração de provas que incluem até a geolocalização das partes (local de celebração), os logs de tempo (para evitar adulteração do momento de celebração do mesmo), assim como maior certeza de autoria e integridade e que o fato foi devidamente testemunhado, logo ocorreu (só que cada vez mais por máquinas e não por humanos). Tudo isso deverá aumentar sua executividade e não o contrário.
Portanto, o que está esperando ai sentado lendo estas palavras que ainda não partiu em busca de uma plataforma ou ferramenta tecnológica para inovação de seus processos de contratação e rescisão, cuidado para não ficar para traz e ser esquecido.
Fonte: Olhar Jurídico
Eduardo Augusto Bordoni Manzeppi – Advogado, Graduado em Direito; Pós-graduado em Direito Empresarial; Doutorado em Ciências Jurídicas e Sociais; Cursando de MBA em Direito Eletrônico e MBA em Computação e Pericia Digital; Instrutor na Escola Superior de Advocacia; Consultor de Direito Digital e Tecnologia; Formado em Processamento de Dados e Analise de Sistemas; Membro da Comissão Estadual de Direito Eletrônico e da Comissão Nacional de Tecnologia;
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