O sucesso de um ambiente de trabalho digital depende de mais fatores do que garantir acesso a e-mail e ferramentas colaborativas de dispositivos remotos
Por Marcelo Carreira
A rápida evolução da pandemia de coronavírus tem forçado a adoção de uma série de medidas para conter a disseminação do COVID-19, o que tem levado empresas de diferentes segmentos a repensar seu modelo de trabalho, estabelecendo novos arranjos para estimular o trabalho remoto e assim minimizar o contato com grandes grupos de pessoas.
A crise, no entanto, além das conhecidas consequências para o dia a dia do cidadão, que está tendo de se adaptar a uma nova rotina, também trouxe à tona os desafios da tecnologia: sistemas legados e sem conectividade, dados estritamente físicos ou, quando digitais, restritos a sistemas inacessíveis remotamente ou, pior, dados acessíveis de qualquer lugar e sem nenhuma segurança ou política de compartilhamento estabelecida.
O sucesso de um ambiente de trabalho digital depende de mais fatores do que garantir acesso a e-mail e ferramentas colaborativas de dispositivos remotos.
Para começar, é preciso garantir aos funcionários meios de se conectar à rede corporativa, e podemos estar bem próximos de descobrir que as VPNs (Virtual Private Networks) corporativas, planejadas para suportar uma determinada quantidade de funcionários, podem não estar preparadas para lidar com a tensão causada por milhares de colaboradores em home office.
Além desse risco, é preciso lembrar que as VPNs, apesar de serem fundamentais para proteger informações transmitidas entre funcionários e organizações, oferecendo conexões seguras por meio da criptografia de dados, não servem para proteger os dispositivos do funcionário remoto.
Se um hacker acessa esse dispositivo, os dados podem ser usados para acessar a rede e os servidores.
Como preparar a empresa para um ambiente digital?
Garantir conexões eficientes e seguras para permitir que os funcionários continuem acessando as informações e os sistemas de que precisam vai ser fundamental para manter bons níveis de produtividade em tempos de crise e evitar falhas de segurança custosas.
Afinal, é da natureza do trabalho remoto contar com maneiras de acessar sistemas de forma remota e, se isso não acontecer por meio de VPNs eficientes, que aguentem picos como os que estão sendo gerados pela pandemia do COVID-19, é preciso contar com soluções baseadas na nuvem para otimizar o acesso dos funcionários a esses recursos.
Neste contexto, além da tecnologia de conectividade, é preciso responder algumas outras perguntas para planejar um ambiente digital eficiente: quais informações seus funcionários precisam acessar? Quais sistemas hoje armazenam essas informações?
Esses sistemas podem ser acessados remotamente (considerando que um repositório de dados é muito mais difícil de acessar remotamente do que um sistema realmente feito para ser acessado de forma remota)?
Um dos principais desafios do trabalho remoto é acessar documentos físicos. Uma estratégia de digitalização de documentos pode ajudar a resolver esse desafio. Mesmo que um documento tenha de estar em papel para cumprir a lei, como ainda é o caso de muitos, especialmente no Brasil, suas informações ainda podem ser digitalizadas para estar à disposição de funcionários remotos.
Além de digitalizar informações, é preciso digitalizar processos de negócio, trabalhar de forma digital. Ou seja, em vez de imprimir documentos, nos casos em que é possível, é preciso aproveitar os recursos que já permitem a geração de informações digitais, como as assinaturas digitais, que dão ao documento a mesma validade dos documentos físicos.
E a segurança da informação?
Além de garantir o acesso, para proteger dados e sistemas, vai ser fundamental que os funcionários contem com políticas de segurança bem estabelecidas, criadas a partir de respostas a perguntas como: quais sistemas podem ser acessados remotamente? Quais podem ser acessados usando dispositivos mobile? Quais podem ser usados de dispositivos próprios?
Além de estabelecer regras de acesso, é necessário também deixar claro onde e como as informações precisam ser armazenadas, e dar orientações claras quanto às formas de evitar ameaças cibernéticas como vírus, malwares, phishings e outros tipos de ataque.
Estimular o uso de links de compartilhamento em vez do envio de anexos é também uma boa prática, uma vez que as ferramentas mais conceituadas do mercado permitem configurar identificação de acesso para visualizar e editar determinadas informações.
Motivados pela pandemia de coronavírus, é claro que muitos negócios estão dando início à estratégia de digitalização do ambiente de trabalho de forma apressada, porém, o impacto de digitalizar processos é significativo para o negócio, e seus benefícios vão além do combate ao COVID-19, reduzindo custos e aumentando os níveis de satisfação do funcionário.
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