A gestão de documentos corporativos por meio da digitalização é uma estratégia simples que permite manter a organização do acervo
Já imaginou o trabalho que você ou sua equipe pode ter por passar horas em uma sala de arquivos procurando um documento específico entre milhares?
Essa tarefa, embora seja exaustiva, ainda é executada por diversas empresas que armazenam seus documentos de forma tradicional.
Ou seja, os arquivos são deixados em estantes e caixas nada funcionais, dentro de uma sala separada. O problema é que esse tipo de armazenamento apresenta algumas desvantagens que podem colocar em risco a segurança das informações contidas nos papéis.
No entanto, a boa notícia é que existem maneiras mais funcionais de guardar os arquivos corporativos e manter a integridade dos dados. Estamos falando do processo de digitalização dos documentos, que consiste em transformar arquivos de papel em arquivos no formato digital.
Essa prática, além de oferecer longevidade aos documentos, proporciona uma série de vantagens para empresas de pequeno, médio e grande porte, como mostraremos neste artigo.
Como funciona a digitalização de documentos?
A gestão de documentos corporativos por meio da digitalização é uma estratégia simples que permite manter todo o acervo da empresa de forma mais organizada.
Em vez de manter os papéis armazenados em pastas e caixas, esse processo permite que os colaboradores tenham acesso à documentação sem a necessidade de ocupar espaços físicos. Afinal, todos os documentos estarão guardados em ambiente digital.
Todo procedimento é feito por meio de um sistema de escaneamento que tem a função de converter um arquivo analógico (papel) para o meio virtual.
Assim, ao digitalizar cada um dos arquivos, o negócio passa a ter um gerenciamento de dados otimizado e seguro. As informações poderão ser acessadas rapidamente pelos funcionários sempre que precisar consultá-las.
Documentos digitalizados x documentos digitais: entenda a diferença
Se você pretende implementar essa estratégia na sua empresa, é importante saber que há uma diferença entre um documento digitalizado e um digital. Apesar da semelhança no nome, ambos possuem características que os diferenciam um do outro.
No primeiro caso, o arquivo, antes emitido em papel, ganha uma versão digital. Já no segundo caso, o documento é originado na forma eletrônica, ou seja, não foi criado em papel.
Dessa forma, a sua validade jurídica é assegurada pelo uso do certificado digital, ferramenta que garante autenticidade nas transações realizadas no meio eletrônico.
Vantagens de digitalizar os documentos da sua empresa
Existem muitas razões que levam as empresas a digitalizar os documentos. O cumprimento de exigências fiscais e tributárias é uma delas.
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) determina que toda instituição guarde cópias das notas fiscais eletrônicas (NF-es) emitidas por, pelo menos, cinco anos.
Porém, os motivos vão muito além desse. A digitalização de arquivos traz uma série de benefícios para a organização que resolve implementá-la. Confira quais são essas vantagens.
1. Aumento da produtividade
A empresa que implementa a digitalização dos documentos ganha com o aumento na produtividade. Isso acontece porque os registros podem ser encontrados em poucos segundos no sistema e, assim, o te
mpo será melhor aproveitado para realizar atividades mais produtivas e estratégicas.
Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), os profissionais brasileiros perdem cerca de 2 horas por dia procurando documentos não digitalizados.
Porém, ao transferir os arquivos para o meio digital esse não será mais um problema, uma vez que o arquivo poderá ser procurado por apenas uma palavra-chave no sistema.
2. Maior segurança de dados
Manter a segurança dos dados está entre as maiores preocupações de uma empresa. No entanto, quando se tem os documentos armazenados em um ambiente seguro, as chances de incidentes (como fraudes) acontecerem são menores.
Quando uma instituição possui um sistema de gerenciamento de documentos digitalizados, se torna mais eficiente a armazenagem segura, uma vez que só pessoas autorizadas terão acesso.
Além disso, registros digitais apresentam maior durabilidade, não podem ser modificados com facilidade e ficam protegidos da ação do tempo.
3. Economia de espaço físico
Outra grande vantagem é a economia de espaço físico. Com a digitalização dos documentos, as salas que antes eram usadas para armazená-los poderão ser utilizadas com outra finalidade.
Os milhares de arquivos, agora, podem ser armazenados em um único sistema ao invés de ocupar espaço em arquivos volumosos.
4. Organização dos arquivos
A digitalização também proporciona uma organização mais eficiente dos arquivos. Ao transferir os registros para o ambiente digital, é possível separá-los de acordo com a sua categoria ou cliente. Ao reuni-los dessa forma, a busca será mais rápida e menos descomplicada.
5. Empresa aliada da sustentabilidade
Sustentabilidade é um assunto sempre em pauta. Nesse contexto, a gestão de documentos digitalizados é uma ação mais ecológica, uma vez que reduz drasticamente o uso de folhas de papel e o seu desperdício.
Assim, a empresa passa a ser vista com uma organização que se preocupa com o meio ambiente e com o impacto de suas ações.
Além dos papéis, o uso de tintas de impressora e cartuchos de máquinas copiadoras também é reduzido de forma considerável quando há a mudança de registros físicos para o meio digital.
6. Redução de custos
A diminuição de papel e do uso de tintas para impressora só pode resultar em uma coisa: redução de custos.
O dinheiro antes gasto para a compra de materiais de impressão poderá ser aplicado para outros fins, como a capacitação dos colaboradores ou investimento em alguns setores da empresa.
Etapas da digitalização de documentos
O processo de digitalização dos documentos requer alguns cuidados para evitar que algum arquivo importante se perca. Mas, de maneira geral, o escaneamento e armazenamento acontece em quatro etapas.
1ª. Coleta dos documentos
O primeiro passo é selecionar, conferir e registrar os documentos físicos que devem ser digitalizados. É necessário verificar um por um e executar o trabalho com muita atenção para evitar a perda de qualquer arquivo.
2ª. Classificação
Depois da coleta, é importante organizar os registros por temas, datas ou nomes. Também é nesta etapa que são feitos alguns reparos e higienização dos arquivos que estiverem manchados ou amassados para assegurar que estarão legíveis. Objetos como grampos e clipes também devem ser retirados das folhas para não comprometer a digitalização.
3ª. Digitalização
O processo de digitalização deve ser feito em seguida. É importante escanear os documentos um a um, na ordem em que eles já estavam guardados. Nessa etapa, lembre-se de dar atenção à nitidez dos arquivos e de remover qualquer sujeira ou problema na imagem.
4ª. Indexação
Feito isso, é preciso inserir informações como nome ou data para facilitar o acesso aos arquivos. Tente seguir uma padronização para renomeá-los, dessa forma, eles ficarão mais organizados.
O sistema também permite escolher palavras-chave para identificar os materiais. Cadastre cada uma delas para que a busca seja otimizada.
Validade jurídica para documentos digitalizados
As assinaturas digitalizadas são vulneráveis a fraudes e não possuem validade jurídica. Sendo assim, um documento em papel que foi assinado manualmente, não terá validade jurídica ao ser digitalizado.
Para que a autoria da digitalização e a integridade do documento sejam garantidas, quando a digitalização envolve entidades públicas, o documento precisa ser assinado digitalmente com certificado digital no padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), conforme o decreto nº 10.278/2020, que estabelece normas para a digitalização de documentos físicos, públicos ou privados, para que tenham a mesma validade legal dos documentos originais.
O decreto também indica especificações para a digitalização. É exigida, por exemplo, a resolução mínima de 300 dpi para textos, fotografias ou cartazes, e de 600 dpi para plantas e mapas.
Se o arquivo for comprimido, a compressão deve ser feita sem perda de qualidade. O texto legal estabelece, ainda, que após o processo de digitalização, o documento físico pode ser descartado, desde que não tenha conteúdo de valor histórico.
Como garantir a segurança das informações contidas nos documentos digitalizados
Os documentos digitalizados por si só já se apresentam mais seguros do que os registros físicos. Porém, ainda é possível garantir que as informações contidas neles permaneçam em segurança no meio digital e diminuir os riscos de fraudes ou roubo de dados. Confira como.
Armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem é uma alternativa eficiente para assegurar a segurança dos documentos no ambiente digital, pois o acesso pode ser permitido apenas com o uso de uma senha para pessoas autorizadas.
Ou seja, é possível ter um controle melhor sobre quem terá acesso às informações dos arquivos.
Além disso, os registros armazenados em nuvem facilitam o gerenciamento de dados e não ocupam espaço no desktop ou dispositivo usado para consultá-los.
Certificação digital no padrão ICP-Brasil
Com o Decreto nº 10.278/2020 e a possibilidade dos documentos digitalizados receberem assinatura eletrônica por meio do certificado digital, os dados contidos em cada arquivo ficarão ainda mais seguros.
Isso porque a ferramenta possui um código de segurança que permite abrir e fechar o registro sem que ele seja violado, assegurando sua confidencialidade. Essa tecnologia é chamada de criptografia, que autoriza a decodificação do documento apenas pelas pessoas que possuem a chave secreta.
Fonte: Certificaminas
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