Inovação garante integração entre setores, diminui a burocracia e aumenta eficiência nos atendimentos da prefeituras
A mudança de hábitos causada pela pandemia do coronavírus acelerou a digitalização também no serviço público. Segundo pesquisa do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), feita com mais de 13 mil entrevistados, 60% dos brasileiros que procuram o setor público preferem ser atendidos em algum canal digital.
Além disso, dados do Comitê Gestor da Internet no Brasil mostram que no ano passado houve crescimento de 20 pontos percentuais no número de brasileiros com mais de 16 anos que usaram a rede para acessar algum serviço prestado pelo estado.
A demanda crescente, que exige das prefeituras a modernização de processos, levou a catarinense IPM Sistemas, especializada em sistemas de gestão em nuvem para a administração pública, a criar uma área específica para apoiar gestores na transformação digital de seus municípios.
O time de especialistas atua no diagnóstico e na implementação de projetos em Prefeituras, Câmaras de Vereadores e outras instituições. Atualmente, há iniciativas em andamento nas catarinenses Pomerode, Indaial, São Bento do Sul, Timbó e Guaramirim, na paranaense Araucária e nas gaúchas Gravataí e Santa Rosa.
O trabalho parte do mapeamento e inclusão no sistema de gestão usado pelo município de todos os processos administrativos. Isso permite que os servidores públicos atuem em um mesmo ambiente digital e sigam fluxos pré-definidos no próprio sistema de gestão municipal (Atende.Net).
No sistema, não será mais necessário o uso de papéis em rotinas como empenhamento, liquidação, pagamentos, compras, departamento de pessoal, citações de interessados e até a cobrança de tributos municipais. O resultado é redução de gastos com correio, papéis, impressoras e arquivo morto, além da economia de tempo de servidores.
“A tecnologia diminui o retrabalho e organiza e acelera o fluxo. Além disso, o acesso rápido às informações armazenadas pode auxiliar os servidores”, diz Rodrigo Soares, técnico que atua no projeto em implantação em Pomerode.
No município catarinense, que ostenta o título de cidade mais alemã do Brasil, ainda em julho será concluído o projeto de transformação digital que vai garantir a integração dos diversos setores da administração em um único ambiente digital e a tramitação de todos os processos administrativos de forma 100% on line.
“Serviços rotineiros e simples, como o atendimento a uma consulta que exige a busca de documentos em papel, consumiam horas em deslocamentos e pesquisa em arquivos físicos, agora são feitos em poucos minutos”, diz Gilson Wudtke, Superintendente Financeiro da Prefeitura catarinense.
Soares explica que as diversas rotinas administrativas serão feitas de forma totalmente digital e sem uso de papel.
“O cidadão não precisa mais se dirigir ao atendimento presencial para solicitar a segunda via de um alvará de construção ou um habite-se, a inscrição, alteração e baixa de cadastro econômico, entre outros. Todos esses lançamentos são disponibilizados para o cidadão através do Portal de Autoatendimento da Prefeitura e também por aplicativo de celular, o que gera muita comodidade”.
A plataforma única garante a integração entre os diversos setores da Prefeitura e tem impacto positivo nas rotinas internas. O fluxo de trabalho pré-definido (workflow) possibilita que o próprio sistema defina procedimentos a serem seguidos pelos servidores em diferentes situações.
“A ferramenta indica o que é necessário ser feito, o que pode ser importante, por exemplo, quando um colaborador entra em férias e o substituto segue executando as mesmas atividades”, diz Soares.
Wudtke explica que a decisão pela transformação digital completa da prefeitura de Pomerode ganhou força durante a pandemia, quando ficaram evidentes os benefícios da digitalização dos processos feita pela secretaria de finanças ainda em 2018.
“Nem mesmo o lockdown trouxe maiores dificuldades para o trabalho nas áreas de finanças, compras e contabilidade. Como todos os processos já estavam na nuvem, acessíveis de forma remota, não houve descontinuidade”, diz.
O objetivo final, acrescenta Wudtke, é atender melhor ao cidadão. “A digitalização é uma realidade e traz diversos benefícios para as pessoas. Ela permite encaminhar uma solicitação a qualquer hora, de qualquer dia e de qualquer lugar e gera comodidade. Além disso, garante respostas mais rápidas às demandas”.
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