A Resolução BACEN nº 4.474 e o “recado” do Conselho Monetário Nacional

 Resolução BACEN nº 4.474

Por Guilherme Silva Freitas*

Não é fácil ficar livre de papel no Brasil.

Somos “especialistas” em carimbos, chancelas, protocolos, autorizações e tantos outros cacoetes burocráticos que nos torna um dos países mais ineficientes do mundo.

Além disso, apesar da tecnologia disponível, só agora começamos a tratar com um pouco mais de cuidado os temas envolvendo a desmaterialização de processos nas empresas, na tentativa de suprir algumas falhas legislativas cometidas no passado.

Todos sabem que a Lei nº 12.682/12 que dispõe sobre a digitalização e o arquivamento de documentos em meio eletrônico frustrou aqueles que esperavam uma regulamentação mais efetiva dos processos de substituição de documentos físicos por eletrônicos.

A frustração ocorreu principalmente pelo veto presidencial ao §1º do artigo 2º, que assim estabelecia: “Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação deverá observar a legislação pertinente”.

Poucos sabem, todavia, que alguns meses depois, em outubro de 2013, uma nova lei (12.865/13) estabeleceu em seu art. 23 que “Sem prejuízo do disposto na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, nas operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, inclusive por meio de instrumentos regulados por lei específica, o documento digitalizado terá o mesmo valor legal que o documento que lhe deu origem, respeitadas as normas do Conselho Monetário Nacional”.

O Conselho Monetário Nacional então, com base no artigo citado, estabeleceu as condições para que as instituições financeiras – e demais empresas autorizadas a funcionar pelo Banco Central – descartem os documentos físicos após o processo de digitalização. Os procedimentos estão previstos na Resolução BACEN nº 4.474, de 31 de março de 2016.

De forma resumida, a partir de agora, as empresas poderão realizar a produção e a gestão de documentos digitalizados – e descartar o respectivo documento de origem – desde que o processo de digitalização cumpra algumas regras, especialmente: (i) produção e manutenção de uma cópia de segurança dos documentos digitalizados; (ii) utilização de padrão de assinatura digital legalmente aceito (ICP-Brasil), de forma a assegurar a autenticidade e integridade do documento digitalizado; (iii) proteção contra acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados; (iv) padrão de qualidade da imagem do documento digitalizado; (v) indexação que possibilite a localização, o gerenciamento e a preservação do documento digitalizado e (vi) manutenção dos arquivos eletrônicos dos documentos digitalizados – e as cópias de segurança – em território nacional.

Basicamente, para que possam substituir seus acervos físicos por documentos eletrônicos, os bancos, as cooperativas de crédito, as administradoras de consórcio e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central precisam digitalizar os documentos físicos com uso de assinatura digital, bem como utilizar ferramentas de gerenciamento eletrônico.

A Resolução nº 4.474 não impacta somente as instituições financeiras. Ao editar normas que regulamentam o descarte de documentos físicos após a sua digitalização, o Conselho Monetário Nacional nos presenteou com alguns “recados” importantes:

a) A lei 12.682/ 12 não veda o descarte de documentos físicos após a digitalização

De acordo com nosso sistema jurídico, ninguém é obrigado a fazer ou deixar de fazer algo senão em virtude de lei. E não há lei que proíba o descarte do documento original após a sua devida digitalização. Existem, sim, normas e regulamentos que estabelecem os critérios para que o descarte seja realizado, como ocorre com a Lei nº 5.433/68, que define as regras para eliminação de documentos particulares e públicos mediante processo de microfilmagem.

É verdade que a Lei nº 12.682/12 poderia ter sido mais clara em relação ao processo de descarte de documentos mediante digitalização. Este era justamente o objetivo do seu Projeto de Lei. E, não fossem as pressões de entidades, órgãos e empresas que (ainda) faturam muito com a burocracia no Brasil, poderia ter dado mais segurança jurídica a estes projetos tão relevantes de transformação digital.

Mas o fato é que a referida Lei não proibiu o descarte. Tanto é que a Lei nº 12.865/13 estabeleceu que, “sem prejuízo do disposto na Lei nº 12.682”, os documentos digitalizados referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro teriam a mesma validade do documento que lhe deu origem. E, se ambos possuem o mesmo valor jurídico, um independe do outro.

b) As instituições financeiras – naturalmente mais reguladas e fiscalizadas – precisam observar regras específicas para a produção e a guarda dos documentos digitalizados

A necessidade de regulamentação acerca da produção e da gestão de documentos digitalizados no sistema financeiro decorre, obviamente, da sua relevância e do impacto para a sociedade como um todo.
E a Resolução nº 4.474/16 do BACEN define, de forma técnica e clara, alguns requisitos que certamente darão mais segurança ao processo de digitalização e guarda dos documentos, especialmente através de ferramentas que garantam a autenticidade, integridade e rastreabilidade das informações.

c) Tais regras também podem (e devem) ser seguidas pelas demais empresas que passam por processos de transformação digital

Como visto, estamos passando por um processo de regulamentação (e não de autorização legal) do processo de digitalização e guarda de documentos. Como as leis não proíbem o descarte, é salutar que tenhamos regras mais claras sobre os requisitos a serem observados, justamente para dar mais segurança jurídica aqueles que pretendem substituir o arquivo físico pelo digital.

Todavia, não podemos esquecer que a Resolução nº 4.474/16 do BACEN já estabelece os padrões a serem seguidos no âmbito do sistema financeiro nacional, provavelmente o setor mais regulado e fiscalizado do País. E, como são regras técnicas que buscam justamente garantir a segurança do processo, certamente serão usadas como referência para normas futuras sobre o tema.

Portanto, aqueles que estão implementando – ou pretendem implementar – projetos de gestão eletrônica de documentos já podem incluir as ferramentas tecnológicas que cumpram os requisitos estabelecidos pelo Conselho Monetário Nacional. Além de se preparar para regulamentações futuras, certamente terão um processo muito mais confiável e seguro.

É importante ressaltar que as questões tratadas neste artigo se referem exclusivamente ao tratamento dado ao arquivo físico existente nas empresas, não se aplicando aqueles documentos que já são emitidos em formato eletrônico. Isto porque, conforme destacado recentemente nesta Coluna no artigo: O Novo CPC e os Documentos Eletrônicos, os documentos que já nascem digitais (emitidos e assinados eletronicamente) possuem presunção legal de veracidade e autenticidade, nos termos do art. 411 do Novo Código de Processo Civil, e podem ser utilizados em qualquer tipo de processo judicial, físico ou eletrônico.

Boa notícia para quem é paperless, melhor ainda para quem pretende se tornar.

*Guilherme Freitas é apaixonado por tecnologia e inovação. Bacharel em Direito e especialista em Direito Tributário, atuou desde 2006 em departamentos jurídicos de grandes empresas, principalmente no desenvolvimento e na gestão de contratos complexos.

Sócio do escritório Veiga, Hallack Lanziotti e Castro Véras Advogados, especializado em contratos e em grandes operações societárias.

Colunista do Portal CryptoID.

Dúvidas e sugestões de temas para a nossa Coluna, entre em contato pelo e-mail guilherme.freitas@vhclaw.com.br

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