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Dentro de dois anos, todos os processos administrativos dos órgãos e entidades da administração pública federal correrão no meio eletrônico.

A ordem foi dada no Decreto 8.539/2015, assinado no dia 8 de outubro e publicado no dia seguinte no Diário Oficial da União.

Pelo decreto, todos os órgãos da administração federal direta, indireta e autárquica têm dois anos para implantar sistemas de tramitação processual. O cronograma será coordenado pelo Ministério do Planejamento.

O decreto é abrangente e se refere a todos os tipos de processos administrativos. Desde litígios, como demissões ou sindicâncias, até licitações e arquivamento de documentos. Os objetivos são “assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental”; “promover a utilização de meios eletrônicos para a realização de processos administrativos com segurança, transparência e economicidade”; e “facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas”.

De acordo com a nova regra, os sistemas devem usar, “preferencialmente”, software de código aberto e prover mecanismos para a verificação da autoria e da integridade dos documentos. Os processos só correrão em meio físico quando houver indisponibilidade do meio eletrônico.

Piloto

Na administração direta, todos os ministérios usarão o sistema já usado pelo Ministério da Justiça, chamado de Sistema Eletrônico de Informações (SEI). No Ministério da Justiça, a ferramenta foi implantada no dia 5 de janeiro e desde então todos os processos administrativos da pasta correm eletronicamente.

Secretário de Reforma do Judiciário do Ministério da Justiça Marivaldo de Castro Pereira

Secretário de Reforma do Judiciário do Ministério da Justiça Marivaldo de Castro Pereira

“Foi o primeiro ministério grande a migrar para o meio eletrônico”, comemora o secretário executivo do Ministério da Justiça, Marivaldo Pereira, lembrando que o pioneiro foi o Ministério das Comunicações. Os demais ministérios usarão o mesmo sistema, e o Planejamento já está organizando a implantação.

O sistema utilizado por ambas as pastas foi cedido pelo Tribunal Regioal Federal da 4ª Região de forma gratuita. Marivaldo afirma que, para fazer a migração, o Ministério da Justiça gastou cerca de R$ 700 mil, mas já foram possíveis “economias absurdas”.

“O número de cópias em papel caiu pela metade em um mês. A meta é chegar ao fim deste ano com 25% do número de cópias que fizemos no fim do ano passado.”

Segundo dados do próprio MJ, de fato, no fim de janeiro de 2014, a pasta gastou R$ 17,7 mil com papel A4. Em janeiro deste ano, o gasto foi de R$ 9,2 mil. De janeiro a agosto de 2014, o gasto com folhas A4 foi de R$ 119,5 mil. No mesmo período deste ano, a cifra caiu para R$ R$ 78,5 mil.

Com os Correios a economia foi de R$ 600 mil. Entre janeiro e agosto do ano passado, o MJ gastou R$ 1,8 milhão com serviços postais. No mesmo período deste ano, gastou R$ 1,2 milhão. Só com Sedex a economia foi de mais de R$ 430 mil.

Clique aqui para ver as planilhas de gastos do Ministério da Justiça.

Fonte: CONJUR

Foto: Kazuo Okubo

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