Na esteira da digitalização promovida desde o SPED, em 16 de agosto de 2017, passou a ser obrigatório transmitir o CAGED com certificado digital.
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Para empresas, significa mais segurança nos procedimentos relativos à admissão e demissão de trabalhadores. Já para o governo, mais agilidade para fiscalizar o cumprimento das obrigações trabalhistas.
Não menos importante, para o trabalhador, a assinatura eletrônica é a garantia de que seus dados estarão protegidos e serão validados a tempo.
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados foi instituído pela Lei nº 4.923/1965, portanto, é um dos mais antigos registros oficiais sobre o mercado de trabalho. Do seu banco de dados, é possível aferir indicadores sobre empregabilidade em setores distintos, bem como a taxa de desemprego.
Leia até o final e veja de que maneira o certificado digital é a sua melhor garantia na hora de repassar dados demissionais e admissionais em sua empresa!
O acesso à plataforma e quem fica de fora do CAGED
Antes de acessar o ambiente digital para repasse de dados do trabalhador para o CAGED, você precisará de um certificado digital do tipo e-CNPJ, caso a empresa esteja à frente do processo. E se o procedimento for protocolado por uma pessoa, agindo em nome da empresa, poderá também validar o envio com o e-CPF.
Ambos consistem em certificados digitais ICP-Brasil emitido para empresas ou pessoas físicas, por uma Autoridade Certificadora. Com eles, os atos eletrônicos têm validade jurídica.
Outro ponto fundamental é saber que tipo de trabalhador não deve ter seus dados enviados para o cadastro. Considerando apenas os que possam ter vínculo empregatício, temos as seguintes exceções:
- estagiários;
- trabalhador contratado temporariamente, em atendimento a excepcional interesse público, conforme a Lei nº 8.745/1993;
- servidores públicos;
- trabalhador doméstico;
- trabalhador eventual.
De posse do certificado digital e confirmado se seus trabalhadores se enquadram nas exigências para envio ao CAGED, você poderá realizar o procedimento online.
Essa é uma das vantagens de contar com a certificação, já que você fica dispensado de baixar o software. Também fica livre de ter que gerar arquivos para posterior envio, ou seja, tudo se resume a apenas um procedimento, feito pelo site.
O passo a passo para transmitir dados ao CAGED
Acesse o portal
A primeira medida é acessar o portal CAGED. No menu à esquerda, clique em “Formulário Eletrônico” e depois em “FEC com certificado”.
Se o certificado digital não estiver conectado ou instalado, assim como o software validador, vai aparecer uma mensagem acusando a falta deles.
Informe mês e dados da empresa
Estando tudo certo, prossiga com o envio, selecionando o mês de competência e clique em “Entrar”. Informe os dados sobre a empresa no formulário que deverá abrir, confira se eles estão corretos e clique em “Cadastrar”.
Na tela que abrir, será a vez de clicar em “Cadastrar movimentação”, conforme os dados solicitados em cada campo. Observe que há um limite de 36 envios por declaração.
Finalize a declaração
Cumprida essa etapa, você será direcionado para a tela contendo “Dados de Declaração CAGED”. Revise novamente os dados e, se não houver o que corrigir, clique em “Enviar Declaração”.
A importância da certificação digital
Ter um certificado digital não representa apenas a adequação às normas para envio de dados de seus trabalhadores. Como você viu ao longo do artigo, existem desdobramentos indesejados para empresas com mais de 10 empregados que não contam com validação eletrônica.
Além das multas, não se pode desconsiderar que o impedimento à certidão negativa pode vir a ser um problema relevante. Não só pelas licitações das quais sua empresa deixará de participar, mas pela mensagem negativa que transmite ao mercado.
Assim, o custo de não ter certificado digital é infinitamente superior ao do que sua empresa percebe ao adquiri-lo. Por isso, o ideal é contar com uma empresa que facilite sua vida, por meio de certificados e-CNPJ tipo A1 para instalação em máquina ou mobile ou ainda, tipo A3 em cartão e leitora.
As consequências por transmitir em atraso
A certificação digital é obrigatória em todos os envios relativos ao CAGED para empresas com mais de 10 trabalhadores contratados via CLT. Assim sendo, existem penalidades para quem deixa de mandar esses dados nos prazos e na forma estipulada.
Embora sejam valores baixos, atrasos nas transmissões podem representar custos consideráveis para empresas com altos índices de rotatividade.
Portanto, o certo mesmo é respeitar a data limite para envio de informações, que é sempre o dia 7 do mês seguinte ao do evento em que ocorrem.
Por exemplo, se um trabalhador é admitido no dia de 15 de julho, significa que sua empresa terá até 7 de agosto para enviar os dados relativos à admissão para o CAGED.
O governo determina como critérios para estipular os valores das multas o tempo em atraso e o número de empregados cujos dados não foram repassados. O valor final a ser pago deve obedecer a tabela conforme o período em aberto.
Na verdade, não é o prejuízo financeiro o maior motivador para que você fique atento aos prazos de envio de dados admissionais e demissionais.
Uma vez que sua empresa tenha obrigações em atraso no CAGED, ficará impedida de realizar qualquer procedimento de natureza fiscal junto ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Nesse caso, será impedida de emitir documentos como a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) e, em consequência, não poderá participar de licitações com órgãos públicos. Terá ainda seu CNPJ incluído como inadimplente no Banco Nacional dos Devedores Trabalhistas (BNDT).
Coloque todos os fatores na balança antes mesmo de transmitir o CAGED com certificado digital. Segurança, confiabilidade e mobilidade colocam seu negócio à frente da concorrência.
