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A Transformação Digital do processo de envio de documentos transacionais

A Transformação Digital do processo de envio de documentos transacionais

29/08/2018

Entre outros ganhos, a digitalização reduz custos ao eliminar papel e, consequentemente, as postagens com os Correios, que invariavelmente, aumentam suas tarifas mais de uma vez por ano

Por William Bergamo 

William Bergamo | Co-Fundador da e-Safer

Enviar mensalmente documentos transacionais impressos para clientes, como faturas, boletos, extratos, apólices, cobranças ficou ainda mais caro.

Com o reajuste das tarifas postais dos Correios anunciado recentemente, uma carta comercial de até 20 gramas passará de uma tarifa básica de R$ 1,70 para R$ 1,80. São 7,49% de reajuste que poderá causará impacto financeiro nas corporações com grandes bases de clientes e altas frequências de envios.

Para uma empresa que já estava pensando em digitalizar suas comunicações com clientes, a hora, mais do que nunca, é agora! É hora de abandonar ou diminuir drasticamente o papel.

Os dez centavos de diferença podem parecer pouco se pensarmos de forma unitária, porém o reajuste pode adicionar um custo de milhões de reais mensalmente às operações das grandes corporações. Por exemplo, uma empresa com 10 milhões de clientes será impactada com mais R$ 12 milhões por ano, apenas com custos de postagem. Somado a isso, todos os outros custos que as empresas têm e que são aumentados a cada ano, tais como a perda de diversos benefícios fiscais cortados recentemente pelo governo federal, os dissídios das categorias de trabalhadores, entre outros aumentos de custos.

Alguns usuários poem até preferir continuar recebendo suas faturas ou boletos impressos, mas isso tem que ser uma escolha e não uma obrigação. A experiência mostra que, quando as empresas oferecem os seus serviços em um ambiente digital com boa usabilidade e seguro, tiveram grande parte dos seus clientes migrando rapidamente para o “mundo” digital, trazendo para suas operações mais eficiência, redução de custos e agilidade na comunicação.

Apresentamos sete benefícios que as empresas obtêm ao se reinventar com a introdução da transformação digital nos seus processos internos, principalmente, ao utilizar uma solução digital para envio de documentos:

1 – Redução de custos – Inicialmente, será eliminado o custo de impressão e postagem de em média R$ 3,00 por unidade. Adicionalmente, o custo das centrais de atendimento à clientes também será reduzido, a interação e relacionamento dos canais digitais como e-mail, SMS e chatbots permitirá que o consumidor solicite uma segunda via de fatura ou boleto sem precisar ligar para a empresa e de forma fácil e segura. Isso gera uma redução de custos adicional relacionada a diminuição das chamadas para o call center. Considerando todos os custos, uma empresa poderia reduzir até 70% de seus custos de comunicação com clientes com a utilização de uma plataforma de fatura digital multicanal;

2 – Meio ambiente – Toda empresa que adota o conceito de paperless contribui para melhoria do meio ambiente, portanto este é mais um benefício que deve ser considerado;

3 – Comunicação multicanal – Essa é a comunicação que interliga e-mail, SMS, Facebook, Messenger bot, e impressos, por meio de um fluxo de processos de agendamento de disparos, iniciando do mais barato para o mais caro, até fazer a comunicação chegar ao seu destino final. A empresa usuária cria suas próprias regras de envio de comunicações para destinatários específicos.

4 – Segurança jurídica – O envio de mensagens com comprovação jurídica utilizando certificação digital e carimbo do tempo tem a função de garantir valor jurídico às confirmações de entrega e leitura, bem como de assinatura digital de documentos eletrônicos, isentando a empresa do “ônus da prova” em disputas jurídicas, além de garantir a integridade do documento e, consequente, segurança do documento “transportado” digitalmente.

5 – Segmentação – O aumento na relevância da comunicação e relacionamento com o cliente com a utilização de personalizações no documento transacional, como apólice, carta, extrato, boleto ou fatura, impressos ou digitais, isto é, os departamentos de marketing ou vendas podem incluir uma comunicação personalizada nos espaços em brancos oferecendo promoções, divulgando novos produtos e fidelizando o cliente.

6 – Visão única do cliente – Esse é o sonho de todo profissional de marketing. Ter a informação individualizada de cada cliente com todos os contatos realizados, os documentos enviados, o histórico de engajamento em seus produtos e históricos de interações pelos diferentes canais em um único lugar.

7 – Pagar conforme o uso – Uma plataforma flexível, que pode rodar na nuvem da e-Safer ou na nuvem/data-center do cliente e que não exige altos investimentos iniciais tais como os de uma solução que precisa ser licenciada e instalada dentro da sua própria infraestrutura, conhecido como softwares on premises. Os investimentos desta solução são infinitamente mais baixos e por serem consumidos como serviço, ou SaaS (software as a servisse), os custos do serviço crescem conforme a sua empresa. Lembrando que estes custos, se comparados ao tradicional processo físico de envio de documentos, são significativamente menores.

8 – Enriquecimento da base de informações de clientes – Alguns clientes possuem uma base de clientes com informações desatualizadas ou não confiáveis do ponto de vista de assertividade quanto ao e-mail. O Envio Seguro da e-Safer possui um modulo de enriquecimento de dados, chamado Data Discovery, que possibilita as empresas enviar de maneira assertiva seus documentos digitais mesmo para os clientes aos quais não possua cadastro atualizado. Esta é o maior benefício e que propiciando a transformação digital do seu processo de envio de documentos transacionais, com segurança lógica, jurídica e total gestão do processo.

*William Bergamo é co-fundador da e-Safer

A e-Safer é uma empresa especializada em soluções de segurança da informação e certificação digital. Uma companhia orientada a inovação e sustentabilidade, baseada em sólidos pilares de segurança da informação. www.e-safer.com.br 

Conheça a história da e-Safer aqui!

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