Agilidade, economia e produtividade estão entre os principais objetivos de qualquer empresa, em instituições financeiras não seria diferente
Organizações desse setor são conhecidas por oficializarem suas relações com clientes e parceiros por meio de contratos.
Nesses documentos, estão inseridas informações essenciais, como o tipo de serviço prestado, valores, prazos para pagamentos, além de possíveis multas ou sanções por descumprimento dos termos.
Porém, como sabemos, fazer a gestão de contratos não é tarefa fácil. Geralmente, é necessário um tempo até que eles sejam redigidos e, posteriormente, assinados. Assim, encontrar ferramentas que otimizem esse processo é fundamental.
Os certificados digitais são a melhor opção para isso, pois permitem que os documentos sejam assinados digitalmente, o que economiza tempo, dinheiro e diminui as burocracias do procedimento.
Quer saber outras vantagens de usar a ferramenta para gestão de contratos em instituições financeiras? Fique com a gente até o final!
Gestão de contratos em instituições financeiras
Podemos dizer que o contrato é o documento mais usado por bancos e instituições do setor para transações e acordos entre clientes.
Por se tratar de serviços que envolvam recursos financeiros, a formalização de negócios se torna ainda mais importante. Por meio dele, a agência consegue estabelecer as exigências da negociação, os direitos e deveres das partes envolvidas e outras informações necessárias sobre a atividade realizada.
O objetivo ao efetuar operações bancárias com contratos é não apenas oficializar a relação entre a instituição e o consumidor, mas tornar o processo transparente, organizado e íntegro. Mas, apesar das vantagens, o processo de elaboração e validação do documento não é simples.
É necessário criar as cláusulas, redigi-lo de forma clara, adicionar as informações corretas e outras etapas que demandam tempo. Também é preciso assiná-lo para que o contrato seja validado e, depois, enviado ao cliente.
Essas duas últimas atividades, no entanto, podem ser otimizadas com os recursos tecnológicos certos. O certificado digital, por exemplo, é a ferramenta mais indicada, pois permite que os gerentes dos bancos assinem os contratos digitalmente e os encaminhem de forma on-line e ágil para seus clientes em qualquer lugar do mundo.
Graças ao dispositivo, fazer a gestão dos documentos bancários se torna ainda mais fácil, rápido e desburocratizado.
Como o certificado digital auxilia na gestão de contratos em bancos e instituições financeiras
A utilização do certificado digital na elaboração e validação dos contratos em bancos e instituições financeiras é indispensável. Com a ferramenta, os gerentes e colaboradores conseguem deixar suas rotinas administrativas mais dinâmicas e práticas, simplificando o desempenho de suas atividades.
A assinatura digital feita com o dispositivo e a gestão de documentos eletrônicos são as responsáveis por otimizar os processos internos das empresas e contribuir para o seu crescimento.
Isso porque, ao implementar essas tecnologias, os bancos terão a oportunidade de diminuir o período de tramitação dos contratos, o que envolve o processo de assinatura e envio.
Com essa ação, as equipes poderão usar o tempo gasto de forma estratégica para fazer outras atividades que ajudem no desenvolvimento dos negócios.
O certificado também ajuda os colaboradores a serem mais produtivos, pois reduz as burocracias envolvidas no gerenciamento de contratos e faz com que os procedimentos contratuais sejam feitos mais rápidos.
Assinatura digital em contratos
A formalização de negociações e acordos bancários ganha agilidade quando a assinatura digital é usada. Como já mostramos algumas vezes, os documentos eletrônicos eliminam distâncias e até barreiras de horário.
Se fossem feitas manualmente, isso não aconteceria, pois, além da assinatura ser feita a próprio punho, para autenticá-la seria necessário ir até um cartório e, posteriormente, contar com os correios para enviar o contrato até o destinatário.
Ou seja, todo esse procedimento duraria mais tempo, seria mais trabalhoso e custoso. Porém, com a tecnologia, os signatários assinam o documento de forma remota e tem a possibilidade de remetê-lo virtualmente a outra parte interessada, reduzindo os custos com deslocamento e encurtando o tempo gasto nessa atividade.
Além disso, por ser feita com o auxílio de um certificado digital, a assinatura tem a sua estrutura protegida pelo par de chaves criptográficas presentes no dispositivo, que oferece validade jurídica ao documento e protege as informações contidas nele.
Outras vantagens do certificado digital para a gestão de contratos
A assinatura digital feita pelo certificado em contratos não só permite que os documentos sejam autenticados judicialmente, como oferece segurança, economia de tempo e dinheiro às empresas.
Nos tópicos abaixo, mostramos como essa tecnologia pode ajudar as instituições financeiras no gerenciamento de documentos.
– Melhor aproveitamento de tempo
Com certeza essa é uma das vantagens mais atrativas oferecida pelo certificado digital. Os bancos e demais instituições financeiras que investem na tecnologia ganham em aproveitamento de tempo na gestão dos contratos.
Isso acontece porque todo processo de tramitação do documento com o cliente acontece digitalmente, desde o preenchimento, passando pela assinatura e até o envio. Dessa forma, não é necessário ir até à agência para dar andamento na negociação.
Além disso, a digitalização permite que as etapas da transação ocorram de maneira mais fluida, dinâmica e ágil.
– Segurança
Com o certificado digital, assinar contratos digitalmente se torna mais seguro do que se fosse feito manualmente.
Como mostramos, cada assinatura digital está associada a um dispositivo que contém dados do signatário guardados por duas chaves criptográficas, uma pública e uma privada.
São essas chaves que garantem que o usuário é mesmo quem diz ser e que permitem que nenhuma pessoa mal intencionada tenha acesso ao documento, reduzindo as chances de fraudes.
Se pensarmos que falamos de dados financeiros confidenciais, a sua utilização se torna ainda mais necessária.
Além disso, esse recurso tecnológico confere a mesma validade jurídica de um certificado assinado a próprio punho.
– Economia
A economia é outra vantagem de investir em certificação digital em bancos e instituições financeiras. Com a desmaterialização dos documentos físicos, os custos com materiais de escritório, como impressoras, cartuchos e papel, podem ser reduzidos e até eliminados.
Isso sem falar nos gastos com deslocamento para envio dos contratos por correios, transportadoras e autenticação em cartórios.
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Sua instituição financeira só tem a ganhar com o uso do certificado digital. Se deseja ter resultados melhores no seu negócio e otimizar a tramitação de contratos bancários, entre em contato conosco. Temos as melhores soluções para dinamizar sua rotina com certificação digital.
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Fonte: Certificaminas
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