O uso da assinatura digital nos processos do setor educacional
Por Maria Teresa Aarão*
Eficiência operacional e redução de custos. Como conquistá-los?
O uso do Certificado Digital tem sido a resposta para empresas de diversos segmentos e, agora, também passou a ser pauta das instituições de ensino. E qual é o motivo?
Não é novidade que as secretarias acadêmicas lidam com milhares de procedimentos que incluem a assinatura de documentos em papel, como diplomas, certificados, histórico escolar, entre outros. Com o Certificado Digital os processos desses exemplos podem ser migrados para o meio eletrônico, concedendo aos signatários comodidade e à área administrativa uma gestão paperless.
Isso é possível porque a cada uso do Certificado é gerada uma assinatura digital que tem o mesmo valor jurídico da manuscrita, garantido pela legislação brasileira. Ou seja: o papel é substituído pelo arquivo eletrônico e a caneta pelo Certificado Digital com total segurança e respaldo da lei.
Vamos aos ganhos. O primeiro é a eficiência operacional, porque processos realizados no meio eletrônico são mais rápidos. Para se ter uma ideia, lotes com centenas de diplomas podem ser assinados com apenas um clique, e do mesmo modo que as assinaturas são geradas, os envios são realizados. Não é preciso que a instituição de ensino se preocupe com a presença física do reitor para assinar, já que ele pode fazer isso em qualquer lugar e a qualquer hora, basta estar com acesso à internet e em posse do Certificado Digital, que, inclusive, pode ser armazenado no celular ou tablet, por meio da versão mobileID. Se preocupar com a retirada do diploma por parte do aluno também não é preciso, porque ele recebe o documento por e-mail.
Sobre a redução de custos, para calculá-la é só pensar em todas as etapas que são eliminadas ao migrar o processo de assinatura para o meio eletrônico. Não há uso de papel, logo necessidade de impressão; espaço para o armazenamento de documentos; mão de obra para organizar acervos e receber os alunos pessoalmente na instituição de ensino; entre outros.
Diante de tantos benefícios fica uma questão: é complicado inserir a Certificação Digital no dia a dia das instituições de ensino? A resposta é não. Há dois meios de integrar a tecnologia na rotina administrativa do setor de educação: por meio do uso de um portal de assinaturas, que pode ser customizado de acordo com as regras da instituição, ou integrando a tecnologia em sistemas novos ou já utilizados pela secretaria acadêmica. Em ambos os casos, não é preciso realizar mudanças na infraestrutura tecnológica.
*Maria Teresa Aarão é diretora de Inovação em Produtos e Mercados da Certisign.
