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Por Maria Teresa Aarão
A transformação digital é uma realidade e tem sido a base de profundas mudanças que impactam diferentes setores. Um deles é a educação.
Depois de implementar novas formas de ensino, muitas universidades e faculdades, amparadas na tecnologia, se preparam para empregar, ou já empregam, ferramentas que modernizam o dia a dia dos departamentos administrativos e agilizam o atendimento aos alunos.
Nesse segmento, tão importante para a formação e aprimoramento acadêmico e profissional, a transformação está sendo impulsionada pela gestão de identidades digitais e arquivos eletrônicos.
Por meio da tecnologia da Certificação Digital e plataformas inteligentes de gerenciamento, todos os tipos de declarações acadêmicas, como diplomas, histórico escolar, contratos de estágio, certificado de conclusão de curso, entre outros, podem ser gerados, assinados e entregues digitalmente. Também por meio da Certificação, os acervos das instituições de ensino que, em sua grande parte, ocupam andares inteiros, podem ser digitalizados, liberando espaço físico e gerando economia de custos.
Hoje, é possível que as instituições de ensino tenham uma secretaria acadêmica 100% digital, da criação à disponibilização da documentação ao aluno. Sem a necessidade da presença física para a solicitação, sem filas e sem impressão de papel. E o mais importante: sem demora.
Em 2017, a PUC Minas, maior universidade católica do mundo – segundo o Vaticano -, iniciou sua transformação por meio da estruturação do processo de assinatura dos termos de compromisso dos estágios obrigatórios por meio do Certificado Digital.
Case PUC Minas: Assinatura de Documentos Acadêmicos
O cenário era o seguinte: 8.500 contratos por semestre, os quais geravam 25.500 mil folhas de papel e assinaturas, já que o documento precisava ser impresso em três vias – uma para a Universidade, uma para o aluno e outra para o contratante.
Com a adoção da Certificação, agora, o mesmo processo é realizado sem nenhuma via de papel. A redução de custos alcançou o patamar de 70%. E o investimento para a implantação do sistema se pagou em apenas um semestre.
Outro resultado interessante observa-se no Senai-Ceará, que migrou o processo físico de assinatura dos certificados de conclusão de curso para o digital, por meio de um portal de assinaturas. Na plataforma esses documentos são assinados, também, via Certificado, com agilidade e validade jurídica e sem caneta e papel. O tempo de entrega de um certificado, incluindo todas as etapas – impressão, manuseio e disponibilização -, passou de 30 para 5 dias. A assinatura manuscrita de 500 certificados, que demandava de três a quatro horas, agora é realizada digitalmente em minutos. Com a mudança, reduziu-se em 80% o consumo do papel.
Esses exemplos mostram que a transformação digital é algo universal e se aplica em todos os setores, porque beneficia quem oferece e quem usufrui de um serviço.
*Maria Teresa Aarão é Diretora de Inovação em Produtos e Novos Mercados da Certisign
