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Lei de autenticação de documentos: conheça as novas regras e veja o que mudou

23/08/2019

Você sabia que desde o fim de 2018 a Lei de Autenticação de documentos promete facilitar a vida das pessoas, reduzindo a necessidade de idas e vindas a cartórios, tanto para fazer o reconhecimento de firma quanto para autenticação de documentos?

Também chamada de Lei da Desburocratização, as novas regras preveem, ainda, que os órgãos governamentais dispensem a exigência de apresentação de alguns documentos em seus processos.

Deseja entender melhor sobre essa legislação e saber exatamente quais são os seus direitos a partir de agora? Então, leia este artigo até o final.

Você vai ver que ela já facilita muitos processos, mas que ainda faltam alguns detalhes em sua regulamentação para favorecer ainda mais as empresas.

O que é autenticação de documentos e reconhecimento de firma?

Antes de entrarmos nos detalhes sobre a Lei de Autenticação de Documentos, vamos passar rapidamente por alguns conceitos importantes para você entendê-la melhor.

Afinal, o que é o reconhecimento de firma? A firma é a sua assinatura pessoal, para que haja o reconhecimento de sua autenticidade, você deve ir até um cartório e pedir a abertura da firma em seu nome.

Assim, será coletada a sua assinatura em um documento, com todas as possíveis variáveis dela. O arquivamento, atualmente, é feito digitalmente — antigamente eram guardadas fisicamente em grandes arquivos que ocupavam espaço imenso nos estabelecimentos.

Cada vez que você tinha que assinar um documento, precisava voltar ao cartório e fazer o reconhecimento da firma, ou seja, comprovar sua autenticidade.

Esse processo já foi muito facilitado com a criação das assinaturas digitais, que têm a mesma validação jurídica. Sua segurança é garantida pela pelo uso de certificado digital, tornando os processos menos burocráticos e mais econômicos.

Já a autenticação de cópias de documentos segue princípio semelhante. Isso porque você leva o documento original ao cartório e o tabelião carimba e assina, após fazer a conferência, dando a garantia de que aquela cópia é fiel ao documento original.

Quando a Lei de Autenticação de Documentos entrou em vigor e quais seus objetivos?

Lei 13.726/18, ou Lei da Desburocratização, foi sancionada em outubro de 2018 e já está em vigor. Com ela, o poder de autenticar a cópia de um documento deixa de ser apenas dos cartórios, pois transfere ao servidor público o direito de garantir que o documento recebido é fiel ao seu original.

Isso elimina uma série de custos ao cidadão, como o deslocamento ao cartório para a realização desses trâmites e o pagamento de taxas referentes a eles.

Além disso, o tempo passa a ser otimizado, pois as pessoas não terão mais de enfrentar filas para o atendimento no cartório sempre que precisarem desse serviço.

O objetivo da nova Lei de Autenticação de documentos, portanto, é claro. Com ela, grande parte dos processos envolvendo reconhecimento de firma e autenticação de documentos nos órgãos públicos será desburocratizada, tornando o serviço mais ágil.

O que mudou com a nova legislação?

Na prática, a Lei de Autenticação de Documentos promove mudanças no atendimento oferecido pelos órgãos públicos em todo o Brasil. Com ela, os servidores não poderão mais exigir dos cidadãos as seguintes coisas registradas abaixo.

Reconhecimento de firma

Ela passa a ser válida sem a necessidade de ir ao cartório, desde que a pessoa assine o documento diante do funcionário público com a apresentação de um documento de identidade para que seja feita a comparação das assinaturas.

Cópia autenticada de documentos

O cidadão deve levar o documento original e a cópia para que a exigência de ir ao cartório seja dispensada. A comprovação de que a cópia é fiel ao documento original poderá ser feita pelo servidor público.

Apresentação da Certidão de Nascimento

Caso a pessoa apresente o seu documento de identidade original, os servidores públicos não poderão mais exigir a apresentação da Certidão de Nascimento — que antes precisava ser retirada no cartório, atualizada. Os documentos que substituem a certidão são:

  • Carteira de Identidade (RG);
  • Título de Eleitor;
  • Carteira de Trabalho;
  • Certificado de Isenção ou de Prestação de Serviço Militar;
  • Identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional;
  • Passaporte;
  • Identidade funcional expedida por órgão público.

Apresentação de Título de Eleitor

A partir da publicação da Lei da Desburocratização, esse documento passa a ser exigido somente para votar durante as eleições ou para registrar candidatura a algum cargo eletivo.

Autorização com firma reconhecida para embarque de menor de idade

Antes, para embarcar em um ônibus ou avião durante uma viagem, crianças e adolescentes menores de 18 anos precisavam apresentar um documento com a autorização dos pais, com firma reconhecida em cartório. Agora, se eles estiverem presentes no embarque, portando seus documentos de identidade, isso não é mais necessário.

A dispensa do reconhecimento de firma em órgãos públicos será aceita caso o servidor consiga comparar a assinatura do cidadão no momento da entrega com a firma presente em seu documento de identidade. Já as cópias não precisarão mais ser autenticadas se a original for levada também para fazer a comparação.

Caso o servidor não consiga, por alguma razão, comprovar que a documentação está regularizada, ainda há uma solução: o cidadão poderá fazer uma declaração em que atesta a veracidade das informações, assinando-a na presença do funcionário. Como em todas as declarações falsas, poderá sofrer sanções penais, administrativas e civis.

Há algumas exceções previstas em lei a essas regras:

  • informações sobre pessoa jurídica;
  • certidões de antecedentes criminais;
  • outras documentações exigidas por legislação específica.

Quais as vantagens e desvantagens da nova lei?

Com a nova legislação, procedimentos administrativos realizados dentro dos órgãos públicos serão simplificados. Isso porque a lei permite a criação de grupos de trabalho dentro dos órgãos governamentais para estudar se há exigências desnecessárias que podem ser inseridas na regulamentação para desburocratizar ainda mais o serviço.

Outra vantagem é a criação do Selo de Desburocratização e Simplificação. Com ele, o governo pretende premiar as iniciativas e projetos, tanto públicos como privados, que ajudem a melhorar e otimizar o atendimento ao cidadão nos órgãos públicos. Ele será concedido, anualmente, aos projetos que visem:

  • racionalização de procedimentos administrativos;
  • ganhos sociais;
  • diminuição do tempo de espera nas filas para atendimento ao cidadão;
  • redução de exigências e formalidades desnecessárias;
  • criação de soluções e inovações tecnológicas que possam ser aplicadas nos órgãos públicos para a desburocratização.

Desvantagens

A Lei da Desburocratização, certamente, vai beneficiar muito os cidadãos que precisam apresentar documentação em órgãos públicos. Mas para as empresas, ainda falta regulamentação para que elas também tenham vantagens com as mudanças.

Isso porque a abertura e o registro de negócios ainda demandam a exigência de reconhecimento de firma dos sócios. Isso também vale para que sejam feitas alterações no Contrato Social das empresas.

Podemos ver que a Lei de Autenticação de Documentos já oferece um grande avanço no sentido de tornar os serviços oferecidos por órgãos públicos ao cidadão menos burocráticos.

O país tem atuado, cada vez mais, no uso das inovações tecnológicas para facilitar a vida da população nesse sentido e, nos próximos anos, a tendência é de que mais processos possam ser feitos digitalmente, reduzindo a necessidade do uso de papel e eliminando custos desnecessários.

Fonte: Blog Portal de Assinaturas

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