Entenda a importância da integridade documental no combate a fraude e como a tecnologia pode proteger empresas de perdas e riscos legais
Garantir a integridade documental significa assegurar que um documento, físico ou digital, mantenha suas informações originais intactas – sem alterações, adulterações ou manipulações ao longo do tempo.
Segundo o Indicador de Tentativas de Fraude da Serasa Experian, o país registrou 1.101.410 tentativas de fraude em abril deste ano, o equivalente a uma a cada 2,4 segundos. Volume que, até a divulgação dos dados, se mantinha acima de 1 milhão desde janeiro.
Em abril de 2025, 52,1% das tentativas de fraude foram detectadas por inconsistências cadastrais — divergências em informações como CPF, nome, endereço ou telefone, que não conferem com bases confiáveis ou indicam manipulação. Em seguida, vieram os alertas ligados à autenticidade de documentos e à verificação biométrica, que representaram 39,9% das ocorrências evitadas.
A integridade documental está diretamente relacionada à autenticidade, confiabilidade e rastreabilidade de registros corporativos, aspectos fundamentais para a segurança jurídica e a conformidade regulatória de uma organização. O relatório também aponta o impacto desse cenário em determinados setores, afetando diretamente corporações e empresas.
O setor de bancos e cartões continua liderando o ranking de tentativas de fraude no Brasil, concentrando 54,2% dos registros em abril de 2025 em comparação ao ano anterior. Em seguida, aparecem os setores de Serviços (30,9%), Financeiras (7,2%), Telefonia (5,8%) e Varejo (1,9%).
Para Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security – empresa de gestão documental e digitalização de serviços para empresas e instituições públicas – a ausência de processos que assegurem a integridade documental pode resultar em perdas financeiras significativas, comprometimento da reputação da marca, sanções legais e insegurança nas operações.
O estudo da O Real Custo da Fraude 2023 – América Latina, realizado pela LexisNexis Risk Solutions, apontou que as organizações brasileiras enfrentam um custo médio de R$ 3,59 por cada real perdido em fraudes (R$ 3,01 para varejistas e R$ 4,49 para instituições financeiras).
Estes custos incluem perdas financeiras devido à fraude, bem como despesas trabalhistas internas, custos externos, custos legais e taxas de recuperação, além das despesas associadas à substituição ou redistribuição de mercadorias perdidas ou roubadas.
“Investir em tecnologias e políticas que garantam a integridade documental é uma prioridade estratégica para empresas que desejam atuar de forma segura, ética e em conformidade com legislações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)“, diz Fabiano.
A inteligência artificial (IA) tem revolucionado os métodos de identificação de fraudes documentais ao permitir análises automatizadas, rápidas e com alto grau de precisão, inclusive em grandes volumes de arquivos digitais.
Alguns exemplos de usos de IA que contribuem para o trabalho de análise de documentos são o reconhecimento avançado de imagens e textos, a detecção de manipulação de metadados e a automação da verificação cruzada de dados como CPF, CNPJ e outras informações relevantes.
Por meio de ferramentas como algoritmos de machine learning, redes neurais e visão computacional, a IA consegue detectar padrões e inconsistências que podem indicar adulterações em documentos como contratos, certidões, identidades, notas fiscais, entre outros.
O CEO da Doc Security orienta que é necessária uma combinação entre tecnologia, processos e boas práticas de governança para mitigar possíveis fraudes documentais. Ele também compartilhou algumas das iniciativas que podem ser adotadas.
Segundo Fabiano, é importante a adoção de uma plataforma de gestão eletrônica de documentos, que garante o controle do ciclo de vida dos arquivos, com registro de versões, rastreamento de acessos e geração de histórico para auditoria.
Além disso, é essencial o uso de sistemas que permitam a integração com ferramentas de assinatura digital qualificada, que asseguram a autenticidade e a integridade dos documentos, conferindo validade jurídica e dificultando fraudes.
O profissional também destaca a integração de tecnologias baseadas em inteligência artificial e automação para a identificação em tempo real de padrões suspeitos, alterações não autorizadas e outras inconsistências.
Carvalho enfatiza a importância de políticas relacionadas ao descarte de informações e à capacitação de quem gerencia esses documentos.
“A criação de políticas internas de governança informacional, com regras claras sobre armazenamento, acesso, atualização e descarte de documentos, também deve receber atenção. Assim como a capacitação contínua de colaboradores, preparando equipes para identificar sinais de fraude e aplicar corretamente os procedimentos de verificação“, alerta.
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