Como o contador não precisará se deslocar para diferentes lugares ou organizar documentos físicos, ele terá mais tempo para tomar decisões estratégicas
Apesar de ter chegado no Brasil no começo de 2000, ainda existem profissionais que não investiram em um certificado digital. Isso é um grande erro, já que essa tecnologia traz um amplo número de vantagens competitivas.
São duas as principais alternativas de certificado digital para contador: o A1 e o A3. O primeiro é um software.
Já o segundo é utilizado por meio de um hardware (token ou smartcard) e protegido por uma senha. Você pode conhecer mais sobre o assunto em nosso artigo sobre os tipos de certificados digitais.
Neste conteúdo, focaremos nas vantagens práticas que serão conquistadas pelos contadores ao aderirem a essa tecnologia.
No fim, também explicamos como você pode escolher a melhor Autoridade Certificadora (AC) para adquirir essa ferramenta. Acompanhe a leitura!
1. Agiliza a rotina do contador
O certificado digital permite que o contador realize várias atividades à distância, seja do seu escritório, de sua casa — quando está atuando home office — ou outra localidade. Isso elimina a necessidade de que o profissional tenha que deslocar até seu escritório, à empresa de seus clientes ou órgãos públicos para realizar seus atos.
Esse benefício também possibilita o contador realize suas atividades até mesmo enquanto viaja. Imagine que ele precise se dirigir até outra localidade para se reunir com um cliente — assim ele poderá continuar fazendo suas operações.
Outra maneira em que sua rotina é agilizada consiste no fato que não será preciso imprimir uma grande quantidade de papéis, já que os documentos virtuais assinados digitalmente terão a mesma validade dos físicos.
Por exemplo, não será mais preciso imprimir um contrato, reunir pessoalmente as partes para que a assinem ou transportar documentos com motoboys ou pelos correios.
É importante ressaltar que essa vantagem também aumenta a qualidade de vida do contador, pois ele despenderá menos tempo no trânsito, terá menor risco de sofrer acidentes e não se estressará ao enfrentar filas no cartório.
2. Ajuda o contador a ter mais tempo
Como o contador não precisará se deslocar para diferentes lugares ou organizar documentos físicos, ele terá mais tempo para tomar decisões estratégicas, podendo prestar serviços de maior valor ao seu cliente e realizar um atendimento de maior qualidade.
Esse tempo extra também pode ser aproveitado pelo contador para investir em si, expandindo suas habilidades interpessoais (soft skills) e seus conhecimentos técnicos (hard skills). Ele poderá:
– realizar mais treinamentos, cursos e especializações no seu setor ou áreas relevantes para desenvolvimento profissional, como gestão de negócios;
– atualizar-se quanto às novidades legislativas, tendências de mercado e tecnológicas;
– participar de eventos de contabilidade, empreendedorismo e tecnologia;
– aprender uma nova língua, que é bastante relevante para que um contador se destaque no mercado; entre outras atividades.
3. Assegura a validade jurídica dos documentos
Conseguir validade jurídica da forma tradicional é burocrático, custoso e moroso. Geralmente é necessário assinar o documento a mão e se dirigir ao cartório para reconhecer firma.
Mas a certificação digital confere plena validade jurídica aos arquivos virtuais, sendo o único formato eletrônico que dispensa reconhecimento de firma e outros procedimentos de cartório. Essa validade é inquestionável, pois a legislação brasileira exige que a tecnologia seja dotada das seguintes qualidades:
– autenticidade: o destinatário poderá comprovar a origem e a autoria tanto do documento quanto da assinatura digital;
– integridade: o documento não é alterado depois de assinado — os usuários poderão detectar eventuais mudanças, caso ocorram;
– irretroatividade: o sistema impede que documentos sejam gerados retroativamente no tempo;
– não repúdio: o autor não pode negar que criou o documento ou o assinou digitalmente.
4. Oferece maior segurança às informações
O certificado digital é considerado excepcionalmente seguro e utiliza tecnologia de ponta para isso. Na prática, ele usa duas chaves: uma pública e outra privada. A primeira está disponível para o público em geral enquanto a segunda é mantida em segredo.
Quando uma informação é enviada pela internet, a chave pública faz a criptografia dos dados e a torna completamente ilegível para terceiros. Apenas o proprietário da chave privada conseguirá decriptar a mensagem e ter acesso ao documento.
Com esse sistema, somente as partes a quem interessam o documento terão acesso às informações. Eventuais criminosos virtuais (hackers) que subtraírem os arquivos online visualizarão mensagens criptografadas, já que não têm a chave privada.
Na prática, o contador poderá emitir e receber arquivos sigilosos de seus parceiros, clientes, órgãos públicos e outros indivíduos sem se preocupar com alterações no conteúdo por hackers.
Por isso, trabalhar com certificado digital também aumenta a confiança dos clientes em contratar seus serviços, já que eles sabem que as informações estão protegidas pela tecnologia.
5. Promove a redução de despesas
Todas as vantagens listadas antes geram economia para o escritório de contabilidade. Mesmo que várias delas pareçam irrisórias à primeira vista, todas juntas trazem uma grande redução de gastos quando somadas ou depois de um exercício fiscal.
Entre tais economias podemos listar:
– materiais físicos, como papéis, impressões, tintas, grampos, armários etc.;
– deslocamento, combustível, entregadores, motoboys e correios;
– espaço físico para armazenar documentos físicos;
– emolumentos de cartório; entre outros.
Por fim, caso o escritório ou empresa de contabilidade tenha vários profissionais, os certificados digitais para contadores aumentam a produtividade de forma geral e agregam mais valor a cada hora trabalhada.
Fonte: Blog Valid Certificadora
Sobre a V/Cert
A V/Cert é uma empresa especializada dentro do grupo Valid, dedicada especificamente à área de certificação digital.
A V/Cert faz parte da família Valid que tem mais de 65 anos de história: são mais de seis décadas de constante reinvenção, moldando e recriando soluções que contribuem para tornar o mundo mais dinâmico, interconectado, confiável e seguro.
A V/Cert faz parte da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que é um conjunto de normas e procedimentos que regulamenta a emissão e o uso de certificados digitais no Brasil. Isso confere confiabilidade e validade legal aos certificados emitidos pela V/Cert.
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