Para aprimorar os serviços prestados e reduzir custos, a ORCOSE implementou softwares desenvolvidos para empresas contábeis
Adoção agilizou em 30% o tempo de execução dos processos da empresa, que gera mensalmente cerca de 1.850 guias federais (incluindo GPS), 120 estaduais e 100 municipais, além de aproximadamente 760 obrigações acessórias
A ORCOSE – Organização Contábil Serafim, adotou seu primeiro sistema automatizado há 38 anos, no ano de 1979 e desde então vem atualizando seus sistemas sempre com o objetivo de aprimorar a qualidade de suas informações, agilizar a execução de seus processos e reduzir custos.
Recentemente a ORCOSE investiu em um novo projeto tecnológico para melhorar a qualidade dos serviços prestados aos clientes e para atingir os resultados planejados. A empresa adotou novos softwares em desktop e nuvem para o gerenciamento das atividades.
A solução foi implementada em toda área operacional da ORCOSE, contemplando desde os departamentos contábil, fiscal e de folha de pagamento, até os responsáveis pelo controle de certidões negativas de débitos e baixas de notas fiscais eletrônicas. O projeto foi iniciado há cerca de oito meses e deve ser finalizado até o fim de 2017.
“A evolução tecnológica é uma preocupação constante da ORCOSE. Nosso sistema anterior era lento acarretando a morosidade do processamento. Isso aumentava muito o tempo de execução das tarefas ampliando significativamente nosso custo”, explica Fernando Abrantes, Diretor de Tecnologia da ORCOSE.
O executivo esclarece que durante a fase inicial de implementação dos sistemas, toda a equipe sênior de colaboradores da ORCOSE foi envolvida no projeto.
“Selecionamos profissionais-chave da empresa para participar dos treinamentos e capacitações. Esses colaboradores são totalmente adeptos à tecnologia, possuem uma visão de evolução e um perfil multiplicador, capaz de replicar esse conhecimento aos outros funcionários da empresa”, complementa Abrantes.
Os grandes objetivos a serem atingidos com o projeto já foram atendidos como a eliminação de sistemas legados, em decorrência do baixo nível de integração entre os sistemas da ORCOSE; agilidade no processo de execução dos trabalhos; economia de tempo; redução de custos; aumento da produtividade; avanço tecnológico por meio de um sistema que não só utiliza um banco de dados, mas também possui módulos que suprem totalmente a necessidade de uma empresa contábil, proporcionando maior dinamismo as operações.
“Nosso sistema de timesheet interno apontou um índice de 30% de agilização no tempo de execução dos processos. Isso se deve não só pela mudança do sistema, mas principalmente pela transformação do processo, que agora é mais efetivo e nos deu um ganho de performance”, diz Abrantes.
A escolha da tecnologia foi feita com base em uma concorrência minuciosa que levou os gestores a optarem pela Questor Sistemas Inteligentes, fornecedora de tecnologia voltada à área de contabilidade fiscal.
“Tecnologia e capacitação humana são prioridades na ORCOSE para manter-se competitiva. Encaramos essa mudança como uma questão estratégica, por isso a importância de encontrar no mercado um parceiro com alto nível tecnológico”, relata o executivo.
A ferramenta da Questor já é utilizada por 85 usuários com diferentes perfis, que não tiveram dificuldade na adaptação ao novo que sistema. Com um sistema amigável, telas de fácil acesso, sistemas de busca e consultas dinâmicas, estrutura de banco de dados e programação bem elaborada, a tecnologia da Questor promove a agilidade na execução das tarefas.
CRYPTO ID: Os sistemas implementados possuem interoperabilidade com o emissor de notas ficais eletrônicas?
Fernando Abrantes: Em relação ao emissor gratuito disponibilizado pelo SEFAZ, o Questor módulo Fiscal importa os arquivos .xml para que seja possível gerar todo trabalho de apurações e entrega de obrigações necessárias exigidas pelo Fisco. Já o emissor de notas fiscais da própria Questor (Sistemas que temos conhecimento: Questor Pequenas Empresas e Questor Empresarial), o sistema possui nativamente integração total entre seus módulos.
João Carlos Pellegrini: O sistema Questor, por meio de seus diversos módulos, oferece um portal de atendimento ao cliente no qual ficam disponíveis todos os documentos eletrônicos (NF-e, CT-e, MDFe-, NFC-e, NFS-e e CF-e).
CRYPTO ID: O sistema faz assinatura digitais de outros documentos além a NF-e?
Fernando Abrantes: Sim, a Questor Sistemas disponibiliza a opção para a posição de assinatura digital em alguns relatórios e documentos emitidos pelo sistema.
CRYPTO ID: Como tratam a guarda dos certificados digitais dos clientes?
Fernando Abrantes: Aqui na ORCOSE não mantemos internamente o certificado digital de nenhum de nossos clientes, nossa empresa só trabalha mediante procuração eletrônica feita com poderes necessários para o desenvolvimento dos trabalhos que prestamos. Como somos Autoridade de Registro na emissão de certificados digitais, o cliente vem fazer a validação presencial e já é encaminhado ao departamento competente para que faça a procuração sob nossa orientação, portanto em momento nenhum ficamos com a posse de nenhum certificado de cliente.
CRYPTO ID: Como a ORCOSE gerencia os certificados digitais dos clientes? Guardam em HSM ou em nuvem?
Fernando Abrantes: Como mencionado anteriormente, a ORCOSE não mantém posse de certificado digital de cliente em nossa estrutura física nem lógica. Uma necessidade que temos, mas não encontramos no mercado um equipamento que controle o acesso e o uso do certificado digital da ORCOSE, pois todos nossos funcionários fazem a utilização e ainda não temos nenhum hardware ou software que restrinja o uso indevido.
Por utilizarmos o sistema de baixa de notas fiscais eletrônicas da Questor Sistemas (Q-Drive), subimos o certificado A1 do cliente para o portal do Questor ZEN, que acreditamos ser um SaaS (Software as a Service) seguro.
CRYPTO ID: Vocês se preocupam com a possibilidade de uso indevido dos certificados digitais dos clientes?
Fernando Abrantes: Hoje não temos a preocupação com o uso indevido do certificado digital do cliente pois não ficamos com eles. Temos uma grande preocupação, há muito tempo, com o uso indevido do certificado digital da ORCOSE, pois os 85 funcionários fazem uso dele e ainda não encontramos nenhuma solução que restrinja seu uso.
