A assinatura digital vem apresentando crescente destaque como uma solução inovadora dentro de um contexto empresarial em que a eficiência e a segurança são a palavra de ordem.
Nesse contexto, conforme cresce a demanda por processos digitais, as ferramentas de integração que facilitam a assinatura digital (HubSpot, por exemplo) vêm ganhando igual importância no que diz respeito à produtividade e a confiabilidade dos processos, proporcionando uma forma rápida, segura e legalmente válida de autenticar documentos eletrônicos.
Neste artigo, detalharemos cada passo da implementação das assinaturas digitais utilizando o HubSpot e a ZapSign, duas plataformas poderosas que, quando combinadas, potencializam a agilidade e a eficiência dos fluxos de trabalho. Boa leitura!
Como utilizar a integração entre o HubSpot e a ZapSign para fazer assinatura digital
O procedimento de assinatura digital se torna muito mais simples e eficiente com a integração entre a ZapSign e o HubSpot. A seguir, confira o passo a passo que preparamos explicando todo o processo.
- Acesse sua conta do HubSpot
Faça login na sua conta do HubSpot. Para aumentar a segurança da sua conta, utilize a autenticação de dois fatores (2FA). Esse recurso pode ser configurado nas configurações de segurança do HubSpot, permitindo que você receba, pelo seu próprio celular, um código de verificação – seja via SMS ou por meio de um aplicativo de autenticação, como o Google Authenticator.
Essa camada extra de segurança protege sua conta contra acessos não autorizados, garantindo que somente usuários verificados possam acessar informações sensíveis.
A HubSpot oferece um painel intuitivo que centraliza todas as ferramentas essenciais de marketing, vendas e atendimento ao cliente em um único lugar. Assim, você obtém uma visão abrangente e integrada das operações da sua empresa, facilitando a gestão de leads, campanhas de marketing, funil de vendas e suporte ao cliente.
Logando na sua conta, você tem acesso imediato a um dashboard que exibe métricas-chave, tarefas pendentes e atualizações recentes, contribuindo para uma gestão mais eficiente e informada dos seus processos empresariais.
- Acesse o Marketplace do HubSpot
No painel do HubSpot, acesse o Marketplace de Aplicativos. Para encontrar rapidamente o aplicativo desejado, utilize a barra de pesquisa. Essa funcionalidade facilita a localização precisa e eficiente das ferramentas específicas que você precisa para aprimorar seus processos.
O Marketplace do HubSpot possui diversas integrações que podem otimizar suas operações comerciais. Com elas, você pode descobrir soluções que melhoram a eficiência, automatizam tarefas repetitivas e proporcionam insights valiosos para sua equipe, potencializando o desempenho geral da sua empresa.
- Instale a ZapSign no HubSpot
Pesquise por “ZapSign” no Marketplace do HubSpot e selecione a aplicação. Antes de instalar, verifique as avaliações e comentários de outros usuários. Essa prática garante que você escolha uma solução confiável e adequada às suas necessidades, baseando-se nas experiências e feedbacks de outros profissionais.
A integração com a ZapSign permite automatizar o processo de assinatura digital diretamente a partir do HubSpot. Dessa forma, torna-se possível simplificar e agilizar a autenticação de contratos e outros documentos, tornando o fluxo de trabalho mais eficiente e seguro e conferindo um gerenciamento de assinaturas digitais focado no impulsionamento da produtividade e na redução de tempo gasto em processos administrativos.
- Configure a integração entre HubSpot e ZapSign
Após instalar a ZapSign, siga as instruções fornecidas para configurar a integração. Para agilizar o processo, tenha em mãos as credenciais de API da ZapSign e complete a configuração rapidamente, sem interrupções ou complicações.
Uma configuração correta garantirá que ambas as plataformas se comuniquem de forma eficiente, tornando o processo do envio de documentos para assinatura mais fluido e sem falhas. A integração perfeita entre HubSpot e ZapSign melhora a eficiência operacional e assegura que todos os documentos sejam assinados de maneira rápida e segura.
- Prepare o documento para assinatura
No HubSpot, crie ou selecione o documento que precisa ser assinado. Utilize modelos de documentos disponíveis na plataforma e inicie o processo já com uma estrutura pré-definida, poupando tempo na formatação e inclusão de informações padrão.
A padronização dos documentos economiza tempo e reduz erros, garantindo que todas as informações necessárias estejam presentes – o que melhora a eficiência e assegura a consistência e precisão dos documentos, resultando em um fluxo de trabalho mais confiável e profissional.
- Envie o documento para assinatura via ZapSign
Utilize a integração com a ZapSign para enviar o documento para assinatura. Durante esse processo, adicione campos específicos para assinatura, datas e outras informações necessárias. Essa prática assegura que todos os detalhes importantes sejam preenchidos corretamente, facilitando a conclusão do documento.
A ZapSign garante que o documento seja legalmente válido e seguro, proporcionando rastreamento de todas as etapas do processo de assinatura – funcionalidade essencial para o reforço da segurança, da conformidade legal e da transparência, permitindo que você acompanhe o progresso e confirme a conclusão das assinaturas de forma eficiente.
- Acompanhe o status das assinaturas
Monitore o status das assinaturas diretamente no HubSpot. A fim de resguardar que você esteja sempre atualizado, configure notificações que alertem quando o documento for assinado e tenha sempre o controle e a visibilidade sobre o progresso das assinaturas.
Acompanhar o status em tempo real permite uma gestão mais eficiente dos documentos e prazos. Com essa funcionalidade, você pode tomar decisões informadas rapidamente, garantir a conformidade com os cronogramas estabelecidos e melhorar a eficiência geral do processo de assinatura.
- Armazene e gerencie os documentos assinados
Por fim, após a assinatura, armazene os documentos no HubSpot. Para garantir uma organização eficaz, crie pastas e etiquetas que reflitam a finalidade dos documentos. Essa abordagem ajuda a categorizar e gerenciar os arquivos de maneira sistemática.
Lembre-se que manter os documentos organizados facilita o acesso futuro e a auditoria, garantindo conformidade e eficiência. Uma estrutura bem ordenada permite localizar rapidamente documentos necessários e acompanhar sua utilização, contribuindo para uma gestão mais ágil e eficaz dos arquivos.
Seguindo esses 8 passos, você poderá aproveitar ao máximo os benefícios da assinatura digital com a ZapSign e o HubSpot, otimizando seus fluxos de trabalho e melhorando a produtividade da sua equipe.
Sobre a ZapSign
Criada em 2020, a startup brasileira ZapSign permite às empresas enviar documentos para serem assinados por meio de aplicativos de mensagens, como WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal de comunicação.
Com mais de 1 milhão de usuários ativos cadastrados (entre assinaturas gratuitas e premium) e mais de 30 milhões de documentos já assinados, a plataforma apresenta interface simples e intuitiva, além de excelente custo-benefício.
Dentre os clientes, estão algumas das maiores empresas do país, como Itaú, Grupo GPA, Greenpeace, L’Oréal Brasil, Unimed e Rappi. Iniciou seu processo de internacionalização em 2021 e, atualmente, conta com clientes em 21 países. Faz parte da Truora, eleita a quarta melhor startup para jovens trabalharem no Brasil, segundo o ranking Employer for Youth (EFY).
ZapSign faz parte do Grupo Truora, uma empresa com mais de 6 anos de experiência na geração de soluções tecnológicas que simplificam a comunicação entre clientes, usuários, fornecedores ou colaboradores.
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