Assinatura Digital de Contratos – Case FCA – Fiat Chrysler Brasil

 Nossa experiência demonstra que, apesar dos desafios, assinar contratos e outros documentos utilizando assinatura digital é totalmente viável

Por Guilherme Silva Freitas, exclusivo para o CryptoID

Não é fácil inovar no mundo jurídico. As pessoas são exageradamente tradicionalistas, complexas e engravatadas, exatamente o oposto do ambiente digital. Apaixonado que sou pela inovação tecnológica, sempre acompanhei de perto os avanços que podem facilitar e desmistificar a atuação do advogado, especialmente no ambiente corporativo.

E foi a partir dos complexos fluxos de contratação estabelecidos nas grandes empresas que resolvemos implementar um processo inovador no departamento jurídico da FCA (Fiat Chrysler Brasil): contratos elaborados e assinados em ambiente 100% digital.

Inicialmente pensado para agilizar e dar mais segurança ao processo de contratação de serviços, o projeto ganhou força e visibilidade, tornando-se um exemplo de sustentabilidade e respeito aos recursos naturais, valores marcantes da FCA no mundo.

Mas não foi fácil. Durante o percurso é natural passar por certa resistência, alguns entraves tecnológicos e ajustes em normas internas. Após longos (porém gratificantes) dez meses de muito trabalho, finalmente alcançamos nosso primeiro objetivo: implementar um fluxo de assinaturas e emitir o primeiro contrato totalmente digital (sem utilização de papel e usando certificado digital ICP-Brasil).

Enquanto nos preparamos para os próximos desafios, organizamos abaixo algumas dicas para aqueles que pretendem implementar um sistema similar em seus respectivos ambientes de negócio.

1. Dê segurança à organização

Em processos disruptivos com uso de tecnologias inovadoras, segurança jurídica é fundamental. Gaste um tempo entendendo as principais áreas afetadas pelo projeto, envolva as pessoas e busque respostas eficazes e objetivas para as inseguranças que certamente vão surgir. Perguntas como “podemos usar o contrato digital numa eventual fiscalização do Ministério Público do Trabalho?” devem ser respondidas tecnicamente, dando o conforto necessário à organização.

Um bom caminho é treinar. Infelizmente as pessoas não sabem que o Brasil possui um ambiente jurídico muito seguro para a utilização de assinatura digital. E neste caso, a falta de conhecimento é fatal para um projeto tão inovador. Treine, engaje e lidere a mudança. Lembre-se que a grande maioria vai preferir a zona de conforto do velho “papel e caneta”.

Ao final do processo, busque uma legal opinion  de um bom escritório especializado. Mesmo que você não a utilize, será fundamental neste processo de conforto.

2. Trabalhe com números

Não há dúvidas de que um processo eletrônico, sistêmico e totalmente digital será mais ágil e seguro que um fluxo normal que utiliza vias físicas, memorandos internos e cadernos de protocolo. Mas não se engane, esta premissa não será suficiente.

Trabalhe sempre com números e métricas. Calcule o tempo, o custo e as ineficiências que certamente encontrará em seu processo atual (“as is”) e compare com os ganhos que sua organização teria com o fluxo digital (“to be”). Não se apegue somente aos custos com impressões. Eles são muito importantes mas você ficará impressionado com as outras eficiências que podem ser geradas com a simplificação e a automação dos fluxos.

O primeiro “contrato 100% digital” da FCA foi assinado em apenas três dias (pelo departamento jurídico, testemunhas e procuradores).

3. Escolha bem seu parceiro tecnológico

Quando se desenvolve um processo inovador, é natural encontrarmos contratempos. Mas quando a lógica é mudar um conceito, uma forma de enxergar um processo, eventuais falhas ou incompatibilidade de sistemas podem ser fatais.

Já existem diversos players no mercado capazes de estruturar ferramentas para administrar o fluxo de gestão e assinatura de documentos digitalmente. Infelizmente, por se tratar de uma solução nova, ainda pouco utilizada pelas empresas, o contato nem sempre é rápido e eficaz.

Uma dica importante é iniciar as tratativas comerciais baseadas em premissas técnicas muito bem definidas e alinhadas. Avalie todos os aspectos e envolva as equipes de TI bem antes de nomear o fornecedor. Além de problemas simples como instalação de drivers e atualização de navegadores, podem surgir graves incompatibilidades técnicas relacionadas a normas internas de segurança da informação.

Somente contrate seu fornecedor se estiver tudo testado e validado tecnicamente. Teste, teste e teste. Não coloque a ferramenta no ar sem entender (e ajustar) todas as dificuldades do sistema. E lembre-se: a solução precisa ser mais amigável do que simplesmente assinar um papel utilizando caneta.

4. Envolva seus fornecedores

Os fornecedores envolvidos no fluxo precisam saber com antecedência que sua empresa está implantando um projeto de assinatura digital de contratos. Quando você estiver pronto para implementar a ferramenta, prepare um comunicado formal a todos os fornecedores, informando sobre o novo fluxo de assinaturas, as vantagens agregadas ao processo e, principalmente, os requisitos técnicos exigidos pelo sistema (drivers, navegadores, suporte técnico e etc…).

Uma vantagem da assinatura digital é que o sistema pode ser acessado por meio do e-CNPJ, certificado digital que toda pessoa jurídica regular no Brasil possui. Portanto, fique tranquilo, seu projeto não demandará gastos e grandes adaptações para que seus fornecedores possam assinar seus contratos digitalmente.

5. Estabeleça um foco

Durante o projeto de “digitalização” do fluxo de emissão e assinatura de contratos, será natural pensar em ganhos e eficiências geradas em outros processos que ainda utilizam papel. É normal, mas agregar todos eles certamente vai atrapalhar o seu desenvolvimento.

Defina, organize e desenvolva a assinatura de contratos como foco e monitore os demais fluxos impactados. Depois de concluir e implementar a ferramenta com sucesso, replique a lógica para outros processos, como emissão de notificações, procurações e atos societários. Pense várias vezes antes de usar papel novamente.

6. Seja persistente

Diante de tantos desafios você provavelmente vai pensar em desistir. Eu acredito que esta seja uma das principais razões (juntamente com a falta de conhecimento) pelas quais a utilização de assinatura digital de contratos seja ainda incipiente no Brasil, quase irrelevante, restrita principalmente a bancos e seguradoras. Muitos pensam  em estruturar algo semelhante mas não concluem (ou sequer iniciam) depois de enfrentarem alguma resistência.

Nossa experiência demonstra que, apesar dos desafios, assinar contratos e outros documentos utilizando assinatura digital é totalmente viável (e seguro).

Então, mãos à obra e boa sorte!

Guilherme Freitas (@gfreitas22)

É apaixonado por tecnologia e inovação. Bacharel em Direito e especialista em Direito Tributário, atua desde 2006 em departamentos jurídicos de grandes corporações. Desde 2012 é responsável pela área de contratos da FCA (Fiat Chrysler Brasil), empresa que utiliza fluxo de assinatura digital de documentos.