No mundo digital, assinaturas eletrônicas são essenciais para empresas, trazendo agilidade, organização e economia.
A princípio, as assinaturas eletrônicas eliminam a necessidade de imprimir e armazenar documentos em papel, possibilitando processos mais rápidos e seguros. Ou seja, de ponta a ponta, da criação do documento à sua entrega, tudo pode ser feito online.
Por isso, neste artigo, vamos explorar as principais dúvidas sobre as assinaturas eletrônicas com a ajuda do especialista Márcio D’Avila, consultor técnico da CertiSign, a maior Autoridade Certificadora do Brasil.
1. O que é assinatura eletrônica e quais são os seus tipos?
Antes de mais nada, Márcio D’Avila começa explicando que “de maneira bastante abrangente, a assinatura eletrônica é uma maneira prática e segura de atestar um ato no meio digital”.
Então, por meio da Lei nº 14.063, de setembro de 2020, que classifica as assinaturas eletrônicas em três categorias: simples, avançada e qualificada.
Assinatura Eletrônica Simples: Este tipo de assinatura pode ser algo tão simples quanto uma rubrica em uma tela, um login ou até mesmo o ato de clicar em um botão “Assinar”. Ou seja, ela é apropriada para contratos e documentos de baixo risco, como solicitações de serviços essenciais (água, luz e internet), atas de reuniões, propostas comerciais e documentos similares.
Assinatura Eletrônica Avançada: As assinaturas eletrônicas avançadas são comuns em ambientes corporativos. Elas são geradas a partir de um certificado digital emitido pela própria empresa, validando a identidade do signatário. Ou seja, este tipo de assinatura é adequado para documentos e transações pré-acordados entre as partes, garantindo um nível mais alto de segurança. Também pode ser gerada por outras tecnologias, desde que a identidade do signatário seja inequivocamente comprovada.
Assinatura Eletrônica Qualificada: A assinatura eletrônica qualificada é o tipo mais seguro e é feita com base em um certificado digital no padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). “É o método mais seguro por conta, principalmente, do processo rigoroso de validação da identidade para a disponibilização do certificado aliado ao uso da criptografia, que protege os dados e garante a autenticidade do documento”, afirma.
Em outras palavras, essa opção é indicada para contratos e documentos de alta criticidade, como venda e compra de móveis, prontuários médicos, laudos. Aliás, existem também outras indicações que são: notas fiscais, relatórios empresariais e operações bancárias.
2. As assinaturas eletrônicas têm validade jurídica?
Sobretudo, uma das principais preocupações ao adotar as assinaturas eletrônicas é a validade jurídica. De acordo com Márcio D’Avila, “A validade jurídica da assinatura qualificada está prevista na legislação (MP 2.200-2), e, portanto, tudo o que é assinado usando um certificado digital ICP-Brasil tem validade jurídica”.
Assinatura Eletrônica Qualificada: Este tipo de assinatura tem sua validade jurídica prevista na legislação, mais especificamente na Medida Provisória 2.200-2. Isso significa que qualquer documento assinado com um certificado digital ICP-Brasil tem validade jurídica.
Assinatura Eletrônica Simples e Avançada: Nestes casos, a validade jurídica depende das evidências coletadas no momento da formalização da transação. Isso pode incluir informações como geolocalização, endereço IP do dispositivo, apresentação de documentos oficiais e até mesmo uma assinatura manuscrita. Portanto, a validade jurídica das assinaturas eletrônicas simples e avançadas é configurada com base nas evidências coletadas.
3. Onde e como assinar documentos eletrônicos?
Principalmente, a praticidade das assinaturas eletrônicas é um dos seus maiores atrativos. Com isso, Márcio D’Avila explica que o processo de assinaturas eletrônicas geralmente envolve inserir o documento no portal de assinaturas e escolher o tipo de assinatura apropriado.
Além disso, é possível especificar os signatários necessários. Hoje em dia, existem plataformas completas, como o portal de assinaturas da CertiSign, que permitem a criação de fluxos de assinaturas, acompanhamento em tempo real de todas as etapas e até mesmo a assinatura em lote de documentos.
Ou seja, na hora de escolher a melhor opção, é importante considerar o tempo de mercado da empresa que oferece o serviço. Também, leve em conta as funcionalidades da plataforma.
Aliás, há várias soluções no mercado que oferecem diferentes recursos e níveis de segurança. Então, escolha a que melhor atenda às necessidades da sua organização. Além do mais, também é possível assinar documentos eletrônicos diretamente de programas específicos, dependendo da plataforma e das opções disponíveis.
Os benefícios das assinaturas eletrônicas para empresas
De modo geral, as assinaturas eletrônicas se tornaram uma parte essencial do mundo dos negócios e da administração. Porque, elas oferecem uma maneira eficiente e segura de validar transações e documentos no ambiente digital.
Como vimos, existem diferentes tipos de assinaturas eletrônicas, cada uma adequada para diferentes cenários. Ou seja, desde contratos de baixo risco até documentos altamente críticos. Além disso, a validade jurídica das assinaturas eletrônicas é uma preocupação importante. Porque, a validade pode variar com o tipo de assinatura e as evidências coletadas durante a formalização.
Então, para implementar efetivamente as assinaturas eletrônicas em sua organização, é essencial escolher uma plataforma confiável que atenda às suas necessidades específicas.
Desse modo, o crescimento do mercado de assinatura digital tornará as assinaturas eletrônicas comuns, trazendo eficiência e segurança aos negócios.
Afinal, as assinaturas eletrônicas são legais e seguras, mas é importante estar atualizado com as regulamentações locais. Para isso, procure ajuda especializada para garantir que você esteja usando a tecnologia da maneira certa.
Por fim, não perca a oportunidade de simplificar seus processos e economizar tempo e recursos com essa tecnologia em ascensão.
Fonte: Blog da Certisign
Sobre a CertiSign
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