Em um mundo cada vez mais digital e tecnológico, diversas empresas estão substituindo o papel pelo documento eletrônico. No entanto, para muitos empreendedores e gestores surge a questão: como digitalizar minha assinatura?
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A verdade é que escanear uma assinatura manuscrita parece ser a resposta mais simples para esse problema, no entanto, não é a mais recomendada para a segurança do seu negócio.
Se você quer entender isso melhor, não deixe de ler este post, e descubra agora a diferença entre assinatura digitalizada, eletrônica e digital. Confira!
Como digitalizar minha assinatura?
Digitalizar uma assinatura, ou seja, assinar em uma folha em branco e escanear, é um processo muito simples, porém, pouco seguro e eficaz.
Na verdade, trata-se da digitalização pura e simples de uma imagem, que pode ser feita seguindo alguns passos bem simples, como:
- faça sua assinatura manualmente em um papel em branco;
- use um escâner ou um aplicativo de celular para digitalizar a imagem;
- abra o arquivo gerado com um programa editor de imagens e corte-o no formato retangular, ajustando ao tamanho da assinatura;
- em seguida, abra o documento no qual deseja inserir a assinatura usando um editor de texto, como o Microsoft Word, e clique em Inserir, e depois em Imagens;
- selecione o arquivo com a assinatura digitalizada e insira no documento;
- por fim, ajuste a posição da assinatura no documento, usando as opções de alinhamento.
À primeira vista, essa pode parecer a maneira mais rápida e prática de assinar arquivos em meio eletrônico, no entanto, legalmente, as coisas não são tão simples assim.
No caso de um documento digital, a legislação brasileira não reconhece a validade de uma assinatura escaneada e inserida manualmente.
Da mesma forma que um documento que nasce no papel precisa ser assinado manualmente para ser válido juridicamente, o documento eletrônico — aquele que nasce em meio digital — deve receber uma assinatura igualmente eletrônica ou digital.
Qual a diferença entre as assinaturas digitalizada, eletrônica e digital?
Então você deve estar se perguntando, afinal, qual a diferença entre esses três tipos de assinatura: digitalizada, eletrônica e digital, certo?
Assinatura digitalizada
Como já explicado, trata-se de uma assinatura realizada manualmente e transportada para o computador com a ajuda de um escâner. Nesse caso, a assinatura nasceu no papel, não tendo sido criada eletronicamente.
Não comprova a autoria, e funciona apenas como uma cópia do documento original, em papel.
Assinatura eletrônica
Já a assinatura eletrônica coleta também outras evidências junto à grafia do signatário, comprovando assim a autoria e a identidade dele.
Dessa maneira, a assinatura é realizada com uma caneta touch, dedo ou mouse. No entanto, a ela são adicionados outros dados, como IP da máquina, QR Code, geolocalização, entre outros.
Assim, a assinatura eletrônica é feita no meio digital, e tem validade jurídica, de acordo com a MP n° 2.200-2. Ela é indicada para documentos de baixo valor e que tramitam internamente, como formulários cadastrais, contratos simples, propostas comerciais e outros.
Assinatura digital
A assinatura digital também é feita em meio eletrônico, porém, deve ser obrigatoriamente associada a um Certificado Digital ICP-Brasil.
Nesse caso, é ele quem atesta a identidade do signatário, bem como confere autenticidade, integridade e não repúdio à assinatura e ao documento. Na prática, equivale ao reconhecimento de firma atribuído às assinaturas manuais.
Sendo assim, nos casos em que demandem confiança pública e envio do documento para fora de sua rede, ela é a mais recomendada.
Podemos citar como exemplos de documentos que devem ser assinados digitalmente, laudos técnicos, contratos de alto valor, perícias, procurações, além de documentos contábeis e judiciários. Assim como a eletrônica, é juridicamente válida.
Por que não é recomendado digitalizar a assinatura?
Podemos dizer que a prática de escanear a assinatura não é segura para o seu negócio, por diversas razões. Especialmente por não fornecer:
Validade jurídica
Como mencionamos, um documento eletrônico contendo uma assinatura digitalizada nada mais é do que uma cópia, não sendo reconhecido como válido pela legislação brasileira.
Para ter validade legal, a assinatura digitalizada precisa ser usada na criação de uma assinatura eletrônica, por meio de uma plataforma digital, como o Portal de Assinaturas da Certisign.
Segurança da informação
Um documento cuja assinatura foi inserida como uma imagem, pode ter seu conteúdo facilmente alterado. Além disso, qualquer um poderia digitalizar a sua assinatura e inserir em um arquivo, é quase como assinar um papel em branco.
Praticidade
Ao contrário do que parece, digitalizar a assinatura dessa forma não vai livrar você da burocracia. Para começar, será perda de tempo, pois o documento não terá valor legal.
A única forma de realmente se livrar da necessidade de imprimir milhares de documentos e gastar tempo e dinheiro com papel, é adotar a assinatura eletrônica ou digital.
Como o Portal de Assinaturas pode ajudar?
Assinar documentos eletronicamente utilizando o Portal de Assinaturas é muito simples, rápido e prático, além de melhorar a eficiência operacional e garantir uma série de outras vantagens:
- economia de recursos, como papel, mão de obra e espaço físico para armazenamento;
- redução de despesas com envio e transporte de documento e compra de insumos para a impressão;
- mobilidade, já que os documentos podem ser assinados a qualquer hora e lugar, pelo computador, tablet ou celular;
- segurança, o Portal utiliza criptografia para proteger suas informações, além de gravar sempre uma cópia de segurança;
- funcionalidades que permitem a otimização da gestão de documentos em sua empresa, como verificação de assinaturas, armazenamento em nuvem, envio de notificações, criação de fluxos de assinaturas, integração com outros sistemas, e muitas outras.
Por isso, você não deve se perguntar como digitalizar minha assinatura, mas sim procurar saber se essa é melhor maneira de garantir a validade e integridade dos documentos da sua empresa.
Ao optar pela assinatura eletrônica ou digital, quando for o caso, você e seu negócio ficam resguardados, e aos seus documentos ficam asseguradas a validade e autoria da assinatura.
Fonte: Blog Portal de Assinaturas
