Otimizar os processos internos de uma certificadora traz inúmeros benefícios para a equipe, gestores e clientes. Veja como realizar as melhorias!
Por Syngular Sync
A otimização dos processos internos de uma certificadora é fundamental para garantir eficiência, qualidade, satisfação dos clientes e, até mesmo, um bom clima organizacional. Em um mercado competitivo, no qual a precisão e a rapidez são essenciais, aprimorar cada etapa do fluxo de trabalho pode fazer a diferença entre o sucesso e a estagnação.
Este texto explora seis estratégias práticas para otimizar os processos internos de uma certificadora. Fique com a gente e termine a leitura com insights!
1. Implementação de Sistemas de Gestão Integrada
A automação otimiza os processos internos de uma certificadora ao reduzir erros humanos e aumentar a eficiência. Ela possibilita a execução rápida de tarefas repetitivas, como a emissão de certificados e a gestão de documentos.
Processos como agendamento de auditorias, envio de notificações e atualização de registros podem ser automatizados. A adoção de sistemas automatizados libera tempo para os colaboradores focarem em atividades estratégicas e melhora a precisão dos dados.
2. Sistema para Emissão de Certificados
Parece lógico, mas ao falar sobre otimização de processos não podemos deixar de ressaltar que os certificados digitais são o produto principal de uma certificadora, por isso, deve-se otimizar ao máximo a emissão. Assim, a escolha de um sistema para esse objetivo precisa ser feita com bastante cuidado, pois irá concentrar a maioria dos processos da empresa de certificação.
O Sync, da Syngular, emite os certificados com segurança e agilidade. Ele não usa java, o que o torna mais eficiente. É bastante intuitivo, facilitando o uso por parte dos Agentes de Registro. Tem diversas funcionalidades com automação, como as aprovações.
3. Documentação de Processos
Documentar os processos das certificadoras em manuais, checklists e outros, otimiza os processos internos ao proporcionar clareza e consistência nas operações. Isso ajuda a economizar tempo com orientações diárias, pois define um padrão claro para execução das tarefas.
Com documentação detalhada, novos colaboradores se integram mais rapidamente e com menos necessidade de supervisão constante. A padronização dos procedimentos também minimiza erros e aumenta a eficiência, permitindo que a empresa mantenha um nível elevado de qualidade e conformidade com as normas regulatórias.
4. Treinamento e Capacitação de Equipe
Treinamento e capacitação da equipe melhoram os processos internos ao aumentar a competência e a eficiência dos colaboradores. Profissionais bem treinados cometem menos erros e realizam tarefas com mais rapidez e precisão.
A capacitação contínua mantém a equipe atualizada com as melhores práticas e novas tecnologias, promovendo inovação e adaptabilidade. Isso também eleva a moral e o engajamento dos funcionários, resultando em um ambiente de trabalho mais produtivo e harmonioso.
5. Melhoria na Comunicação Interna
Melhorar a comunicação interna em uma certificadora aprimora os processos ao garantir que as informações cruciais sejam compartilhadas de maneira eficiente e precisa entre todos os departamentos. A clareza reduz mal-entendidos, minimiza retrabalhos e acelera a tomada de decisões.
A comunicação interna também promove um ambiente colaborativo onde os funcionários se sentem mais conectados e engajados, facilitando a resolução de problemas e a implementação de melhorias contínuas. O resultado é uma operação mais harmoniosa, ágil e alinhada com os objetivos estratégicos da certificadora.
6. Análise e Monitoramento de Desempenho
A análise e monitoramento de desempenho melhoram os processos internos ao fornecer dados precisos e insights sobre a eficiência e eficácia das operações. Ao rastrear métricas-chave e avaliar o desempenho, a certificadora pode identificar gargalos, ineficiências e áreas que necessitam de melhorias.
Guiar-se por dados e análises permite uma tomada de decisão mais informada e proativa, facilitando ajustes rápidos e direcionados. O monitoramento contínuo ainda garante que a certificadora mantenha altos padrões de qualidade e conformidade, essencial para a confiabilidade e credibilidade de seus serviços.
Compromisso com a segurança – Conheça os processos que conferem proteção reforçada no Sync
Estar de acordo com as normas da ICP-Brasil e a promoção de medidas de segurança demonstram compromisso com a segurança na Syngular
Um dos objetivos do certificado digital é reforçar a segurança. Por isso, a Syngular tem diversos processos e medidas para garantir a conformidade com as normas da ICP-Brasil. Somado à tecnologia de ponta, tudo isso confere segurança ao Sync, o sistema de emissão de certificados digitais da Syngular.
Neste texto, mostraremos esses pontos em detalhes.
Certificações internacionais
A Syngular conta com estrutura robusta de Datacenter, utiliza a Cirion, que possui fatores de segurança robustos e níveis de segurança avançados para impedir ataques e invasões. O datacenter Cirion também possui diversas certificações internacionais, as quais chancelam a sua excelência que, consequentemente, reflete na segurança do Sync.
As certificações são da International Organization for Standardization (ISO) e Tier Standard, engloba critérios referentes ao gerador, energia, climatização, segurança (como detecção e combate a incêndio) e automação.
- ISO 9001 – voltada para Sistema de Qualidade.
- ISO 20000-1 – voltada para Sistema de Gestão de Serviço.
- ISO 22301 – voltada para Sistema de Gestão de Continuidade de Negócios.
- ISO 27001 – voltada em Sistema de Gestão de Segurança da Informação.
- ISO 27017 – voltada em Sistema de Gestão de Segurança da Informação – Código de prática para Controles de Segurança da Informação para serviços em nuvem.
- ISO 27018 – voltada em Sistema de Gestão de Segurança da Informação – Código de prática para proteção da Informação de Identificação Pessoal para serviços em nuvem
- Tier I – infraestrutura básica, caminho de distribuição único não-redundante
- Tier II – contam com capacidade redundante
- Tier III – os datacenters possuem várias vias de distribuição independentes e se destacam por terem uma dupla fonte de energia. Isso significa que, em situações de falta de eletricidade ou condições climáticas adversas, há um sistema alternativo para garantir o funcionamento contínuo. Essa estrutura permite a realização de manutenções sem a interrupção das operações do datacenter.
- Tier IV – os equipamentos são alimentados de forma independente e redundante, e são projetados para resistir a falhas. Eles requerem um alto grau de automação para corrigir problemas sem intervenção manual.
Conformidades do Datacenter Cirion
Outro fator importante do Datacenter que demonstra a segurança são as conformidades. Elas são confundidas com certificações, no entanto, são instrumentos que geram relatórios que atestam que tudo está funcionando de acordo com as diretrizes. Ou seja, atestam que o datacenter cumpre as normas. No caso do Datacenter Cirion, são dois tipos.
- Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC): padrão de segurança internacional para pagamentos com cartão.
- SOC 1 – focado em fornecer uma garantia razoável de que as demonstrações financeiras da Cirion são confiáveis e preparadas de acordo com o IFRS Internal Control over Financial Reporting (ICFR).
- SOC 2 – focado em Segurança da Informação baseado em Trust Services Criteria.
- SOC 3 – focado em Segurança da Informação baseado em Trust Services Criteria for General Use Report.
Outros pontos que reforçam a segurança
Além da escolha de fornecedores que também se preocupam com a segurança, a Syngular projetou o Sync para ser acessado apenas com certificado A3, o tipo mais seguro, conforme determinação do ITI (Instituto da Tecnologia de Informação).
“Nosso compromisso é com a segurança de toda a ICP-Brasil e dispomos de mecanismos que tornam o processo seguro, em conformidade normativa”, afirma Gustavo Mohr, diretor operacional da Syngular.
Além disso, a Syngular faz um trabalho constante de conscientização de toda a sua rede, para que todos estejam sempre atualizados em relação às normas. Além do envio frequente de comunicados, há também reuniões on-line para nivelamento de informações.
Próximos passos
Compromisso com segurança é um trabalho contínuo, com a manutenção dos processos e atualização às novas diretrizes dos órgãos reguladores.
“No momento, estamos trabalhando para inclusão do recurso de liveness nos processos, que trará mais segurança nas validações presenciais e de videoconferência. Estamos adicionando também uma verificação de PEP (Pessoa Exposta Politicamente), com base em dados fornecidos pela Controladoria Geral da União (CGU). Ambas as melhorias estão em fase final de implantação”, contou Mohr.
Sobre Syngular ID
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