Organizações desse setor são conhecidas por oficializarem suas relações com clientes e parceiros por meio de contratos
Agilidade, economia e produtividade estão entre os principais objetivos de qualquer empresa. Em instituições financeiras, foco do nosso artigo de hoje, não seria diferente.
Organizações desse setor são conhecidas por oficializarem suas relações com clientes e parceiros por meio de contratos. Nesses documentos, estão inseridas informações essenciais, como o tipo de serviço prestado, valores, prazos para pagamentos, além de possíveis multas ou sanções por descumprimento dos termos.
Porém, como sabemos, fazer a gestão de contratos não é tarefa fácil. Geralmente, é necessário um tempo até que eles sejam redigidos e, posteriormente, assinados. Assim, encontrar ferramentas que otimizem esse processo é fundamental. Os certificados digitais são a melhor opção para isso, pois permitem que os documentos sejam assinados digitalmente, o que economiza tempo, dinheiro e diminui as burocracias do procedimento.
Quer saber outras vantagens de usar a ferramenta para gestão de contratos em instituições financeiras? Fique com a gente até o final!
Gestão de contratos em instituições financeiras
Podemos dizer que o contrato é o documento mais usado por bancos e instituições do setor para transações e acordos entre clientes. Por se tratar de serviços que envolvam recursos financeiros, a formalização de negócios se torna ainda mais importante. Por meio dele, a agência consegue estabelecer as exigências da negociação, os direitos e deveres das partes envolvidas e outras informações necessárias sobre a atividade realizada.
O objetivo ao efetuar operações bancárias com contratos é não apenas oficializar a relação entre a instituição e o consumidor, mas tornar o processo transparente, organizado e íntegro. Mas, apesar das vantagens, o processo de elaboração e validação do documento não é simples.
É necessário criar as cláusulas, redigi-lo de forma clara, adicionar as informações corretas e outras etapas que demandam tempo. Também é preciso assiná-lo para que o contrato seja validado e, depois, enviado ao cliente. Essas duas últimas atividades, no entanto, podem ser otimizadas com os recursos tecnológicos certos. O certificado digital, por exemplo, é a ferramenta mais indicada, pois permite que os gerentes dos bancos assinem os contratos digitalmente e os encaminhem de forma on-line e ágil para seus clientes em qualquer lugar do mundo.
Graças ao dispositivo, fazer a gestão dos documentos bancários se torna ainda mais fácil, rápido e desburocratizado.
Como o certificado digital auxilia na gestão de contratos em bancos e instituições financeiras
A utilização do certificado digital na elaboração e validação dos contratos em bancos e instituições financeiras é indispensável. Com a ferramenta, os gerentes e colaboradores conseguem deixar suas rotinas administrativas mais dinâmicas e práticas, simplificando o desempenho de suas atividades.
A assinatura digital feita com o dispositivo e a gestão de documentos eletrônicos são as responsáveis por otimizar os processos internos das empresas e contribuir para o seu crescimento. Isso porque, ao implementar essas tecnologias, os bancos terão a oportunidade de diminuir o período de tramitação dos contratos, o que envolve o processo de assinatura e envio. Com essa ação, as equipes poderão usar o tempo gasto de forma estratégica para fazer outras atividades que ajudem no desenvolvimento dos negócios.
O certificado também ajuda os colaboradores a serem mais produtivos, pois reduz as burocracias envolvidas no gerenciamento de contratos e faz com que os procedimentos contratuais sejam feitos mais rápidos.
Assinatura digital em contratos
A formalização de negociações e acordos bancários ganha agilidade quando a assinatura digital é usada. Como já mostramos algumas vezes, os documentos eletrônicos eliminam distâncias e até barreiras de horário. Se fossem feitas manualmente, isso não aconteceria, pois, além da assinatura ser feita a próprio punho, para autenticá-la seria necessário ir até um cartório e, posteriormente, contar com os correios para enviar o contrato até o destinatário.
Ou seja, todo esse procedimento duraria mais tempo, seria mais trabalhoso e custoso. Porém, com a tecnologia, os signatários assinam o documento de forma remota e tem a possibilidade de remetê-lo virtualmente a outra parte interessada, reduzindo os custos com deslocamento e encurtando o tempo gasto nessa atividade.
Além disso, por ser feita com o auxílio de um certificado digital, a assinatura tem a sua estrutura protegida pelo par de chaves criptográficas presentes no dispositivo, que oferece validade jurídica ao documento e protege as informações contidas nele.
Outras vantagens do certificado digital para a gestão de contratos
A assinatura digital feita pelo certificado em contratos não só permite que os documentos sejam autenticados judicialmente, como oferece segurança, economia de tempo e dinheiro às empresas. Nos tópicos abaixo, mostramos como essa tecnologia pode ajudar as instituições financeiras no gerenciamento de documentos.
Melhor aproveitamento de tempo
Com certeza essa é uma das vantagens mais atrativas oferecida pelo certificado digital. Os bancos e demais instituições financeiras que investem na tecnologia ganham em aproveitamento de tempo na gestão dos contratos.
Isso acontece porque todo processo de tramitação do documento com o cliente acontece digitalmente, desde o preenchimento, passando pela assinatura e até o envio. Dessa forma, não é necessário ir até à agência para dar andamento na negociação. Além disso, a digitalização permite que as etapas da transação ocorram de maneira mais fluida, dinâmica e ágil.
Segurança
Com o certificado digital, assinar contratos digitalmente se torna mais seguro do que se fosse feito manualmente. Como mostramos, cada assinatura digital está associada a um dispositivo que contém dados do signatário guardados por duas chaves criptográficas, uma pública e uma privada.
São essas chaves que garantem que o usuário é mesmo quem diz ser e que permitem que nenhuma pessoa mal intencionada tenha acesso ao documento, reduzindo as chances de fraudes. Se pensarmos que falamos de dados financeiros confidenciais, a sua utilização se torna ainda mais necessária.
Além disso, esse recurso tecnológico confere a mesma validade jurídica de um certificado assinado a próprio punho.
Economia
A economia é outra vantagem de investir em certificação digital em bancos e instituições financeiras. Com a desmaterialização dos documentos físicos, os custos com materiais de escritório, como impressoras, cartuchos e papel, podem ser reduzidos e até eliminados.
Isso sem falar nos gastos com deslocamento para envio dos contratos por correios, transportadoras e autenticação em cartórios.
Emita seu certificado digital com a Certificaminas
Sua instituição financeira só tem a ganhar com o uso do certificado digital. Se deseja ter resultados melhores no seu negócio e otimizar a tramitação de contratos bancários, entre em contato conosco. Temos as melhores soluções para dinamizar sua rotina com certificação digital.
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Fonte: Certificaminas
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Sobre Certifica
A Autoridade Certificadora Certifica foi fundada há 10 anos na cidade de Formiga – MG.
A Certifica começou com um Ponto de Atendimento, mas em pouco tempo tornou-se uma das maiores emissoras de certificados do Brasil, presente em todo o território nacional, transformando a vida de centenas de empreendedores como você.
Sua missão é simplificar e transformar vidas e negócios por meio da identificação digital.
Fortalecer a rede de parceiros e oferecer sempre mais do que o esperado são algumas das ações que colocam a Certifica entre os principais players do mercado de identificação digital no Brasil.
A AC Certifica é especializada em gestão de negócios e oferece às suas Autoridades de Registro credenciadas apoio contábil, jurídico e de comunicação e marketing, além de ministrar periodicamente treinamentos técnicos, de vendas e operacionais.
A sua rede de ARs conta ainda com o acompanhamento das áreas de business intelligence e compliance, garantindo dessa forma a performance e a segurança operacional.
Leia aqui alguns artigos da Certifica – Autoridade Certificadora!
LEGISLAÇÃO BRASILEIRA SOBRE IDENTIFICAÇÃO DIGITAL E DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
No Brasil a validade de documentos eletrônicos está fundamentada na Lei 11.977/09 7 de julho de 2009, Medida Provisória 2.200-02 /2001 de agosto de 2001, Lei nº 13.874 de 20 de setembro de 2019, Lei 14.063 de 23 de setembro de 2020, Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020 e Lei nº 14.620, de 13 de julho de 2023.
