Com 2023 já batendo na porta, os preparativos para o novo ano começaram e, como sempre, há lições valiosas que podem ser colocadas em prática
Por Alex Meincheim
O ano de 2022 vai ficar marcado como um período turbulento para as empresas, em que ocorreram desafios causados pela inflação, incertezas na definição de um melhor modelo de trabalho, e insegurança em relação ao cenário macroeconômico.
Agora, com 2023 já batendo na porta, os preparativos para o novo ano começaram e, como sempre, há lições valiosas que podem ser colocadas em prática.
Entre elas, destaco a necessidade de maior atenção à gestão de processos e à eficiência das operações.
Para exemplificar a importância de processos eficientes nas empresas, eu sempre gosto de usar o cenário de uma ida ao hospital.
Se você enfrenta fila para retirar sua ficha de atendimento, a triagem atrasa e a consulta não acontece como o esperado, ficará evidente que os processos daquela instituição estão com problemas.
Porém, caso tudo ocorra no tempo certo e a sua experiência seja satisfatória, todos os processos envolvidos em cada etapa se tornam quase invisíveis – afinal, é a falha que chama a nossa atenção.
Entretanto, para chegar ao ponto em que todos os processos ocorrem da maneira correta é preciso que a equipe de gestão conheça muito bem cada etapa do atendimento, consiga identificar os pontos fracos e fortes e seja capaz de fazer melhorias rapidamente.
O mesmo acontece nas empresas. Uma organização em que as equipes administrativas, produtivas e de atendimento trabalham com o mínimo possível de intercorrências tem como base um conhecimento profundo e fluidez nos processos presentes em cada uma das áreas.
A falta de transparência sobre a realidade dos processos esconde ineficiências como retrabalhos, gargalos e desperdícios.
Como corrigir um problema se eu não tenho certeza de qual é a sua causa raiz? Uma estratégia é investigar a fundo as ineficiências enfrentadas e adotar uma gestão de processos eficiente.
A gestão de processos existe para conduzir uma estrutura organizada baseada nas melhores práticas para as instituições.
Para isso, todos os fluxos existentes em uma empresa são testados e aperfeiçoados constantemente para se chegar aos objetivos traçados estrategicamente.
Dessa forma, líderes e gestores conseguem ter um compartilhamento claro e eficiente de informações com seus colaboradores, o que gera mais transparência e confiança do time com a metodologia implementada pela instituição – consequentemente, o colaborador entende suas atividades de forma objetiva e sabe seus propósitos com cada ação.
Outro aspecto – e, talvez o mais importante para os gestores atualmente – é em relação à produtividade e redução de custos das operações.
Com o controle mais proativo do processo, a tendência é que a conformidade da operação aumente.
Os métodos e soluções que ajudam no controle de processos permitem tomar ações muito próximo ao tempo real para corrigir problemas e mitigar maiores prejuízos, tanto para a empresa, quanto para os clientes.
Além disso, a redução de custos operacionais e aumento da produtividade impacta diretamente na competitividade no mercado, fator muito importante para enfrentar o momento de turbulência macroeconômica.
Nesse cenário, para serem resilientes e proativos na busca por soluções que irão ajudar a empresa a aumentar sua eficiência operacional, gestores podem contar com tecnologias como inteligência artificial, mineração de processos, RPA e machine learning.
Aqueles que estiverem dispostos a aprofundar seus conhecimentos sobre essas inovações e usá-las de forma estratégica, poderão ter mais chances de se adaptar rapidamente aos desafios, sejam eles quais forem.
Estar atento às tendências de inovação é um primeiro passo que gestores podem dar para a melhoria de performance dos processos.
Como consequência da atenção dada à performance dos processos a empresa torna-se, inclusive, mais competitiva.
Process Mining, por exemplo, entrega 100% de precisão, com base em dados, sobre as ineficiências da operação: desperdícios, gargalos, desvios, falhas que prejudicam a performance e qualidade e minimizam o retorno financeiro.
Em 2023, um negócio que visa escalar e expandir sua atuação no mercado deve focar em tecnologias que ajudarão a aumentar receitas e reduzir custos, como a mineração de processos.
Os dados são o novo petróleo, e as instituições que os usarem de forma estratégica conseguirão obter insights valiosos para acelerar sua atuação no mercado e obter maior retorno.
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