A partir desta data, as empresas acessarão o portal web do FGTS Digital para emitir suas guias de pagamento do FGTS
Por Beatriz Neves
Eliminar gargalos burocráticos e agilizar processos para que o trabalhador tenha acesso a seus direitos de forma ágil e eficaz.
Em linhas gerais, esse foi o objetivo da criação do eSocial, há quatro anos.
De lá para cá, muita coisa mudou, a legislação foi alterada diversas vezes e as etapas para a automação de outras partes dos processos de folha de pagamento e recursos humanos foram superadas.
Um dos mais importantes marcos – ao lado da substituição da DIRF, prevista para 2024 – ocorrerá em 2023, quando entrará em vigor o FGTS Digital, que integrará ao ecossistema do eSocial um dos três grandes encargos da folha de pagamento, o FGTS, representando mais uma peça da engrenagem na digitalização das relações trabalhistas e da automação completa do processo.
A partir desta data, as empresas acessarão o portal web do FGTS Digital para emitir suas guias de pagamento do FGTS, o que representará um enorme passo em direção à eliminação da SEFIP e da GRRF, processos antigos, complexos e pouco eficientes.
Essas guias serão geradas direta e exclusivamente a partir dos dados e valores do eSocial.
É importante ressaltar que não haverá nenhuma possibilidade de ajuste diretamente na guia.
Quaisquer ajustes deverão ser feitos no eSocial, que realimentará o FGTS Digital para emissão da guia ajustada.
O eSocial consiste em mais de 55 arquivos diferentes, que permitiu a substituição de pelo menos 12 obrigações acessórias.
É um ganho de escala para o País, que arrecadará mais impostos; para as empresas, que terão previsibilidade para seus tributos; e, principalmente, para o trabalhador, que passa a ter, na palma da mão, todo o seu histórico profissional e os pagamentos de impostos feitos para ele.
Outra mudança trazida é o novo prazo para o pagamento. Atualmente, as empresas depositam o FGTS até o dia 7 do mês.
Com a entrada do FGTS Digital, esse vencimento será alterado para o dia 20, unificando assim, a data de vencimento do FGTS com os demais tributos (INSS, IRRF etc.).
Enquanto o prazo maior representa vantagem para o cargo da empresa, há uma sobreposição com os calendários das demais obrigações e o cálculo do quinzenal, o que pode representar um problema e uma pressão a mais para o RH.
O eSocial contribui em agilidade na liberação de serviços e direitos do trabalhador, como a aposentadoria, na mesma medida em que torna o processo de encargos e cumprimento das obrigações das empresas mais padronizado e previsível.
A empresa submete os dados uma vez só seguindo um padrão único, e os diversos órgãos acessam o eSocial para obter as informações.
Mas há algo intangível, difícil de mensurar, que vai gerar impacto na realidade das empresas, de todos os portes e setores: antigamente, as múltiplas obrigações encontravam-se desalinhadas, em vários formatos e algumas até em papel.
Os erros eram mais frequentes, mas a fiscalização era mais rarefeita –limitada pela disponibilidade e tempo de fiscais visitarem a empresa e executarem a auditoria.
A digitalização “elevou a barra” da acuracidade e dos prazos na submissão das obrigações acessórias e barateou o custo da fiscalização, além de permitir a detecção de problemas em massa.
Com os dados homogeneizados e os prazos registrados e controlados de forma eletrônica, qualquer deslize expõe a empresa imediatamente a fiscalização e multa.
A consequência deste cenário é a necessidade de, a todo momento, ter pessoas especializadas que realmente entendam como esse novo mecanismo funciona, e preparadas para 1) garantir a continuidade da conformidade da legislação (sempre mutante), 2) adequar a empresa aos novos requisitos que afetam tecnologia e 3) pessoas na operação de recursos humanos que garantam que nenhum dos prazos seja perdido.
O que torna esta tarefa ainda mais difícil é o fato de sermos um país com escassez de profissionais qualificados, agravada pelo aumento do turnover pós-pandemia.
Como um exemplo, o levantamento Escassez de Talentos da ManpowerGroup alerta para o fato de que o Brasil está entre as dez nações com mais dificuldades de preencher vagas em áreas como tecnologia e dados.
Se reunirmos na mesma linha de pensamento a capacitação específica com as novas demandas do ecossistema eSocial (eSocial, DCTFweb, FGTS Digital…), chega-se ao ponto sobre a necessidade de as empresas repensarem sobre qual é a melhor solução para se adequar à norma.
São vários os caminhos a escolher.
O que não muda são os prazos: para o FGTS Digital, o ano de 2023.
A partir desse ponto, todos terão que cadastrar e gerenciar os tributos repassados aos empregados pela ferramenta do eSocial.
O FGTS Digital vem para ficar e é muito bem-vindo. Todos ganham. Mas vai ganhar mais quem se organizar e tiver as melhores ferramentas para tal.
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No Brasil a validade de documentos eletrônicos está fundamentada na Lei 11.977/09 7 de julho de 2009, Medida Provisória 2.200-02 /2001 de agosto de 2001, Lei nº 13.874 de 20 de setembro de 2019, Lei 14.063 de 23 de setembro de 2020, Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020 e Lei nº 14.620, de 13 de julho de 2023.
