Fui convidado pelo CRYPTOID para participar, no último dia 28 de setembro de 2016, de um Workshop em São Paulo sobre Identificação Digital, parte das atividades da Primeira Semana da Informação do Instituto Information Management, um dos maiores eventos sobre gestão de documentos da América Latina.
Por Guilherme Silva Freitas*
Desenvolvido em duas mesas redondas, o Workshop contou com a participação de referências na área de certificação/identificação digital no Brasil, especialmente destacados para atualizar o público presente sobre as novidades (jurídicas e tecnológicas) que podem alavancar a transformação digital dos processos de assinatura e gestão de documentos.
Tivemos a oportunidade de falar sobre os benefícios trazidos pelos documentos “nato-digitais”, aqueles emitidos, assinados e mantidos exclusivamente em formato eletrônico. O formato do evento possibilitou a troca de experiências entre os palestrantes e o público presente e, ao final, viabilizou ensinamentos valiosos a todos os participantes.
Destaco a seguir os principais pontos discutidos no evento.
a) As empresas querem (e muito) fazer parte da transformação dos documentos digitais
Após as exposições sobre os requisitos legais, os benefícios e as tecnologias disponíveis sobre assinatura digital de documentos, a resposta do público foi extremamente positiva. Como o assunto nem sempre é tratado como deveria nas organizações, a apresentação de cases de sucesso despertou a atenção e o interesse dos empreendedores.
Aproveitando a oportunidade de tirar dúvidas sobre os projetos já implementados no Brasil, o representante de uma grande instituição financeira desabafou: “é o meu sonho; precisamos começar já”. Em resposta, reforçamos: “está tudo pronto, só depende de vocês”.
b) Apesar das alternativas existentes, é importante atentar para a “hierarquia de segurança”
Como ocorre com toda tecnologia disruptiva, a assinatura digital gera contraposições entre facilidade e segurança, abrangência e restrições legais, velocidade e mudanças culturais. Todavia, por se tratar de um procedimento que pretende transformar a forma como as empresas emitem e arquivam documentos, que por sua vez podem ser utilizados como prova em processos judiciais e administrativos, escolhas equivocadas podem trazer impactos irreversíveis no futuro.
E, apesar da legislação brasileira autorizar, no §2º do art. 10 da MP 2.200-2/01, a utilização de outros meios de comprovação de autoria e integridade de documentos eletrônicos, o único método 100% seguro e inquestionável ainda é através da utilização de certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil.
Portanto, é preciso ter cuidado ao escolher métodos alternativos de assinatura, principalmente nos casos em que os documentos serão utilizados perante terceiros não participantes do processo de emissão/assinatura, tais como autoridades fiscalizadoras, empresas e órgãos públicos, bancos de fomento e etc…
c) As soluções tecnológicas precisam ser seguras, intuitivas e “falar a mesma língua” do empreendedor
Como tenho dito, assinar documentos digitalmente não pode ser mais complexo, demorado e incômodo que rubricar e assinar páginas utilizando uma caneta. Não obstante, temos visto que requisitos técnicos continuam causando transtornos e atrasos nos processos de assinatura com uso de certificação digital. E, para soluções disruptivas, isto pode ser fatal.
Ficou claro para todos os participantes que as soluções de assinatura digital precisam ser práticas, intuitivas, transversais, aplicáveis em dispositivos móveis e em todos os sistemas operacionais. Talvez este tenha sido o maior legado do evento.
d) Carimbo de tempo não é acessório, é fundamental
Durante os debates da mesa final surgiram perguntas sobre o uso de carimbo de tempo nos processos de assinatura digital de documentos. Afinal, a utilização é obrigatória? Quais seriam as consequências para as empresas que contratam ferramentas que não possuem carimbo do tempo?
Conforme reforçado, o uso do carimbo de tempo não é obrigatório no âmbito do ICP-Brasil. Todavia, o selo permite indicar que uma informação existia em um determinado instante do tempo, ou ainda se uma assinatura digital foi aplicada antes da revogação ou expiração do certificado digital correspondente. E, para fins de comprovação de autoria do documento “nato-digital”, o tempo exato da prática do ato é fundamental.
Ademais, mesmo não sendo obrigatório, o uso de carimbo do tempo será essencial para demonstrar que os negócios jurídicos refletivos nos documentos não foram simulados em decorrência da alteração da(s) data(s) de assinatura (art. 167, §1º, III do Código Civil).
e) A falta de conhecimento gera insegurança
A afirmação parece bastante óbvia, mas em se tratando de assinatura digital, especialmente com a carga jurídica envolvida, reflete uma realidade preocupante. Isto porque, mesmo com a estrutura legal existente no Brasil, dificilmente um projeto de transformação com documentos “nato-digitais” será implementado sem o suporte dos departamentos jurídicos das empresas.
Todavia, como reforçamos durante o evento, os advogados corporativos certamente serão envolvidos em projetos envolvendo assinatura digital de documentos. Esperamos que tais profissionais sejam inovadores, proativos e condutores dessa transformação digital em suas próprias organizações.
Finalmente, os participantes do Workshop concordaram que é preciso compartilhar cada vez mais conhecimento e demonstrar que nós já temos segurança (jurídica e tecnológica) para que todos possam se beneficiar da transformação advinda dos documentos “nato-digitais”.
Que venham os próximos e contem sempre comigo.
*Guilherme Freitas é apaixonado por tecnologia e inovação. Bacharel em Direito e especialista em Direito Tributário, atuou desde 2006 em departamentos jurídicos de grandes empresas, principalmente no desenvolvimento e na gestão de contratos complexos. Sócio do escritório Veiga, Hallack Lanziotti e Castro Véras Advogados, especializado em contratos e em grandes operações societárias.
Colunista do Portal CryptoID.
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