Além das operações, as companhias devem se ater a seus fornecedores, pois com a LGPD, o desafio dos profissionais vai ficar ainda maior
Por Alessandra Gaeta
Imagine um lugar em que, por dia, visitam ao mesmo tempo mais de 180 milhões de pessoas. Elas trocam informações, disponibilizam dados pessoais e imagens. Esse é o cenário do uso da internet no Brasil. Para garantir a privacidade e segurança dos dados de tantas pessoas conectadas entrou em vigor, em setembro de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Se para as pessoas a regulamentação significa mais transparência e controle das informações, para as empresas pode demandar adequações abrangentes, que irão interferir desde os processos até o comportamento de diversas áreas. Além das operações, as companhias devem se ater a seus fornecedores, pois com a LGPD, o desafio dos profissionais vai ficar ainda maior.
Nos RHs, por exemplo, também há preocupação. O setor, que é responsável por coletar, tratar e armazenar dados de candidatos e colaboradores, desde a fase de pré-seleção até o desligamento, precisa estar atento às minúcias da legislação para evitar sanções e multas administrativas – que já poderão começar a ser aplicadas a partir de agosto de 2021.
Seus parceiros comerciais também devem seguir e estar adaptados com a nova lei, pois, caso contrário, as ações de seus fornecedores podem impactar em multas para a empresa no âmbito global.
Mas, quais serão essas modificações necessárias e como a empresa pode se adequar a elas? Nessa leitura, você entende melhor as especificações da lei LGPD no RH e o que o seu setor precisa para estar em conformidade.
O que é a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados brasileira (Lei 13.709/2018) foi inspirada na legislação europeia, mais especificamente no General Data Protection Regulation (GDPR), que regulamenta a proteção de dados nos países da União Europeia. Sancionada em agosto de 2018, ela é válida tanto para pessoas físicas quanto para jurídicas que tratam dados pessoais .
São definidos como dados pessoais qualquer tipo de informação que identifique ou que possa identificar um sujeito. Até mesmo os dados mais simples, como nome e e-mail, por exemplo, armazenados em uma planilha do Excel, precisam estar de acordo com a legislação.
Com a lei em vigor, essas informações precisam estar protegidas e só poderão ser utilizadas se for possível atribuir ao uso uma das bases legais descritas pela LGPD, sendo o consentimento do indivíduo uma das possibilidades dadas pela legislação para se tratar dados pessoais no Brasil.
Quais são os dados protegidos segundo a LGPD?
A aplicação da LGPD é ampla e regulamenta todas as atividades, inclusive, as digitais. Ela diferencia os dados pessoais em 3 tipos:
• Dados sensíveis: são as informações sobre raça e/ou etnia, religião, posicionamento político, filiação a sindicatos, saúde e vida sexual, genéticos ou biométricos.
• Dados pessoais de crianças e adolescentes: dados referentes à menores, deverão ser realizados com consentimento específico dos pais ou representante legal.
• Dado pessoal anonimizado: são todos os dados em que o titular não pode ser identificado.
É importante que o RH entenda esses conceitos para ajudar na classificação do tipo de dado durante o mapeamento. Além disso, o departamento deve saber que é necessário aplicar controles de segurança ou medidas compensatórias, tanto para estar em conformidade com a lei, quanto para evitar incidentes de segurança ou, ainda, mitigar impactos à privacidade dos titulares.
LGPD no RH: da candidatura ao desligamento
A LGPD, para o RH, tem como objetivo o cuidado com a segurança, visando o melhor uso e preservação dos dados, desde o momento da pré-seleção, até o desligamento. Apesar de ela não ser superior às leis e obrigações existentes do RH, ela requisita uma mudança de comportamento na área. O setor passa a considerar a proteção de dados em toda a gestão operacional dos funcionários e colaboradores terceiros – da admissão aos benefícios. Todos devem se adequar à LGPD.
E não para por aí. Armazenamento de dados de dependentes, uso da imagem do funcionário, campanhas de vacinação e até utilização de mídias sociais corporativas, por envolverem o tratamento de dados pessoais, devem estar adequados de acordo com a legislação.
A manipulação desses dados deve ser restrita às pessoas autorizadas, tais como:
• Os titulares dos dados: no caso do RH, o candidato ou o colaborador.
• Controladores e operadores dos dados: os profissionais que possuem contato direto com os dados pessoais fornecidos.
• Processadores de dados: nesse caso, trata-se das ferramentas que são utilizadas para recolher, manipular e armazenar os dados.
Dessa forma, cabe à empresa prestar esclarecimentos e adotar providências para sanar problemas ligados à LGPD; orientar os funcionários sobre a forma adequada de tratar dados pessoais; acompanhar todo o ciclo de vida dos dados que trafegam na empresa; além de compartilhá-los, via canais seguros, e com base em justificativas legais, com os órgãos competentes.
LGPD e o processo de admissão
A preservação dos dados deve começar no momento da abertura de vagas, visto que, para o processo de pré-seleção, é necessário manusear dados pessoais.
Ainda nessa fase, é preciso pensar se existe a intenção de manter um banco de talentos com os currículos recebidos, porque, dependendo da natureza dos dados coletados, é possível que o titular precise consentir a coleta.
A empresa deve informar o candidato sobre as finalidades de uso, o tempo de armazenamento e as consequências, caso opte por não dar o seu consentimento. Dessa maneira, caso o candidato não seja aprovado no processo, é preciso apagar todos seus dados pessoais.
No momento da contratação, a coleta precisa ser restrita e possuir um aviso de privacidade que deve ser assinado pelo contratante e contratado. O compartilhamento de informações com terceiros, como operadoras de saúde e outros benefícios, também deve receber atenção.
Se de um lado cabe ao empregador informar seus funcionários sobre o compartilhamento de dados pessoais com terceiros, é recomendado a revisão do contrato dos prestadores de serviço, com o intuito de incluir as obrigações da LGPD no âmbito da proteção de dados transferidos, assim como responsabilidade do contratante em caso de vazamento.
LGPD e o processo de desligamento
Em caso de desligamento do colaborador, deve-se observar quais os dados precisarão ser mantidos e quais deverão ser excluídos, em razão do término da finalidade que justificou seu tratamento.
As informações poderão ser mantidas para cumprimento de obrigações legais, atendendo os prazos e exigências de autoridades, ou cumprimento de obrigações judiciais, em caso de processos administrativos.
Quais são os riscos de não seguir a lei?
O não cumprimento das diretrizes estabelecidas pela LGPD prevê multas por negligências que podem chegar até 2% do faturamento da empresa ou até 50 milhões por infração.
Além das sanções administrativas que podem ser aplicadas a partir de agosto de 2021, como a LGPD já está em vigor, seu cumprimento já pode ser exigido pelos titulares, Ministério Público ou por outras entidades com legitimidade para tanto.
Como o RH pode garantir a confidencialidade dos dados armazenados?
A tecnologia se tornou um fator imprescindível na gestão e organização desse processo. As empresas, além de definirem quem poderá ter acesso aos dados, precisam estabelecer rígidos controles de segurança, contando com o apoio de criptografia, antivírus, anti-malwares e etc.
O unico | people é uma solução da unico, IDTech brasileira de soluções de proteção de identidade digital, utilizado para a desburocratização dos processos do RH.
A tecnologia é formatada em conformidade com a LGPD, tanto em termos de gestão de informação, quanto armazenamento seguro dos dados pessoais dos colaboradores.
Com isso, as empresas aumentam a produtividade do time, reduzindo a chance de erros e potencializando a análise integral dos dados. Este é o presente do RH: melhor assistido, mais analítico, estratégico e menos operacional.
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