Manter um escritório na velocidade do mundo digital depende de uma eliminação gradual da papelada.
Mas há setores nos quais essa ruptura é mais complicada do que em outros. É o caso de escritórios de advocacia, que dependem de documentos em papel por questões legais. Mesmo assim, há quem use o paperless office como uma meta sempre a ser buscada. Enquanto as legislações não permitem a completa eliminação do papel, eles beneficiam-se de algumas metas alcançadas.
1. Economizar espaço. O escritório fica livre da desordem de pilhas intermináveis de papel e elimina espaço dos armários de arquivamento. Com o ambiente mais limpo, o espaço é usado para produtividade.
2. Segurança reforçada. A digitalização do papel exige uma nova cultura para armazenamento e gestão de documentos. Acesso e compartilhamento baseados em controle de acesso e senhas ajudam a evitar problemas, extravios e perdas.
3. Maior colaboração. Outra mudança comportamental é o compartilhamento de arquivos de forma instantânea e a capacidade de fazer edições e salvá-los de imediato. A fluidez ajuda a levar a empresa para novos patamares de colaboração no trabalho.
4. Não há mais copiadoras. Em um escritório de advocacia sem papel, você não precisa fazer 100 cópias de um importante processo. Você pode enviar quantas cópias você precisa instantaneamente através de e-mail ou fornecer acesso instantâneo a todos por meio de armazenamento na nuvem.
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5. Sempre acessível. Os seus documentos podem ser acessados de qualquer lugar a qualquer momento. Se você tem uma conexão com a internet ou não, seus arquivos podem ser provisionados para serem acessados a partir de qualquer lugar através de laptops, tablets e smartphones.
6. Os clientes adoram. Não há dúvida de que seu status como um provedor aumenta quando você fornecer a seus clientes um escritório paperless. O acesso rápido e fácil mostra segurança, eficiência e foco no atendimento ao cliente.
7. Livrar-se de tudo o que lembra uma empresa antiga. Estando numa empresa paperless, qualquer mudança na companhia depende de somente alguns comandos. Um novo logotipo, por exemplo, não requer que se jogue toda a papelaria fora. Nem um novo formulário ou qualquer coisa do tipo.
8. Economize tempo. Paperless é sinônimo de produtividade e automatização. Trabalhos manuais são a cara de um escritório entupido de papel. Escrever, copiar, mandar pra impressora e distribuir nas mesas é algo que não combina com o mundo moderno. Sendo paperless, bastam alguns cliques.
9. É bom para o meio ambiente. Além dos recursos que a fabricação de papel requer, o processo produz resíduos químicos que são danosos para o ambiente. A transformação para paperless tem nas estratégias de sustentabilidade um dos grandes pilares.
10. Você pode começar devagar. De uns tempos pra cá, muitos especialistas estão usando o paperless não como uma exigência, mas sim uma meta. Ficar 100% sem papel parece ser impossível para a maioria das empresas de advocacia. Por isso, comece com 20%, 50%, etc. O importante é avançar sempre e conhecer os limites da legislação, sem esquecer os ganhos.
Fonte: http://docmanagement.com.br via Bye Bye Paper MOGI
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