Em meio a alta competitividade do mercado e a evolução digital, a experiência do cliente tornou-se um fator de extrema importância para as empresas, sendo necessário cada vez mais agilidade e segurança para realizar algumas transações em meio eletrônico.
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Nesse contexto, uma alternativa para alcançar o objetivo das empresas é a adoção da assinatura digital — recurso que possibilita a modernização do processo de assinatura, de forma prática e com a mesma validade jurídica que uma assinatura manuscrita.
Por meio da tecnologia da certificação digital, foi possível abandonar o papel e a caneta e assinar os documentos de forma mais segura, simplificando a rotina da empresa. Mas, afinal, quais as vantagens em utilizar esse serviço?
Pensando nisso, apresentaremos, neste artigo, 7 motivos que farão você trocar a assinatura manuscrita pela digital, destacando as suas principais vantagens. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!
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1. Otimiza os processos
Constantemente, as empresas buscam maximizar a sua produtividade. E, para isso, otimizar os processos é uma possibilidade que afeta diretamente a sua empresa, garantindo melhores resultados.
Cabe ressaltar que um dos aspectos importantes é a desburocratização dos processos. Alguns serviços demandam tempo e podem acabar atrapalhando o andamento dos negócios.
Utilizando a assinatura digital, tudo isso será feito por meio eletrônico, aumentando, assim, a produtividade da equipe e reduzindo o tempo das atividades.
2. Garante mais segurança
A principal função da assinatura é evitar que pessoas mal-intencionadas utilizem sua identidade para realizar transações ilícitas, prejudicando você ou seu negócio. E quando se trata de segurança de dados, muitas vezes, o espaço virtual ainda é considerado vulnerável.
Por isso, para garantir segurança aos negócios online, a assinatura digital é uma excelente opção. Ela confere aos documentos quatro características essenciais:
Integridade – trata-se da confiabilidade do documento. Esse procedimento assegura que alteração, por menor ou mais insignificante que seja, invalide a assinatura, certificando o princípio da inalterabilidade;
Autenticidade – é garantida pela exclusividade do assinante em usar sua assinatura. É adquirida devido ao acesso do certificado ser apenas pelo seu proprietário. Logo, ninguém poderá assinar um documento por você;
Não repúdio – sua função é evitar que o signatário negue a autenticidade da sua mensagem. Isto é, não é possível realizar uma assinatura digital em um documento e negar essa informação depois;
Validade jurídica – é garantida pela ICP-Brasil e apresenta a mesma validade que uma assinatura autenticada e em papel. Faz com que suas informações fiquem protegidas e que os documentos não sejam alterados.
Com todos esses aspectos, é possível reduzir os riscos relativos a fraudes, extravios e rasuras e proporcionar um ambiente seguro para gestão de informações.
3. É mais sustentável
Outro ponto importante diz respeito à sustentabilidade. Como a preocupação com o meio ambiente cresceu nos últimos anos, as empresas têm implementado projetos sustentáveis para alcançarem melhor eficiência produtiva.
A utilização de papel, além de comprometer cerca de 20% do faturamento da empresa, é responsável pelo aumento do lixo, gastos com água e energia, impactando o ambiente.
Por isso, a assinatura digital é uma ótima alternativa para a redução desse consumo, especialmente para organizações que trabalham com alto número de documentos. Sendo possível, inclusive, a reversão em créditos de carbono para empresas que optarem por esse tipo de tecnologia.
4. Facilita a gestão dos processos
Existem, atualmente, diversos softwares capazes de fazer toda a gestão da coleta de assinatura digital e armazenamento desses documentos. Eles são responsáveis por otimizar e organizar o processo, diminuindo o tempo gasto na operação e evitando erros. O Portal de Assinaturas Certisign, por exemplo, é uma ferramenta completa para empresas que precisam gerenciar esse processo.
Além disso, a assinatura digital permite a utilização do e-mail como prova documental. Devido à confiabilidade e segurança existente, a sua utilização, muitas vezes, dispensa a necessidade de perícia em ações judiciais, acelerando o processo, que poderia demorar mais, e facilitando a gestão.
5. Possibilita o armazenamento dos documentos em nuvem
O armazenamento dos documentos também é um benefício que se adquire ao optar pela assinatura digital. Sem a impressão dos documentos, fica mais fácil armazenar os arquivos no servidor em nuvem, isso agiliza o serviço, garante segurança e acessibilidade dos dados, reduzindo também os custos com móveis na empresa. Você também pode criar pastas dos arquivos e compartilhar com pessoas específicas, de modo integrado.
6. Gera agilidade nos processos
Os documentos que antes demoravam cerca de quatro dias para capturar assinaturas, agora podem ser realizados em algumas horas.
Com a assinatura digital é possível economizar tempo de trabalho, pois ela elimina algumas etapas do processo e permite operacionalizar com eficácia os sistemas e o planejamento estratégico, deixando os fluxos mais ágeis e dinâmicos.
Vale destacar que o tempo economizado nesses processos, podem ser direcionados para cuidar do core business, a parte central do negócio, com foco na prestação de serviços e atendimento ao cliente.
7. Garante credibilidade para a empresa
Esse é outro ponto que deve ser levado em conta. Se a sua empresa utiliza a assinatura digital para realizar os procedimentos, isso certamente se torna um diferencial na concepção dos seus parceiros e dos clientes.
Além de demonstrar transparência, confiabilidade e segurança, esse serviço é a prova de que a empresa se preocupa em proteger os dados dos clientes, evitando riscos desnecessários e possibilitando uma experiência positiva do cliente.
Quem gosta de burocracia na hora de fechar um contrato, por exemplo?
Depois de entender as vantagens em utilizar a assinatura digital, é hora de conhecer mais sobre o Portal de Assinaturas Certisign. Trata-se de uma plataforma completa que oferece serviços digitais com validade jurídica. Ela permite gerenciar seus documentos e aplicar assinaturas digitais e eletrônicas a qualquer arquivo eletrônico.
O Portal de Assinaturas elimina um conjunto de custos operacionais, além de reduzir a burocratização das atividades, o que é bem relevante para sua empresa e para seu cliente.
Ou seja, um investimento que vale a pena!
Você pode optar por continuar assinando seus documentos manualmente, com papel, caneta e muita burocracia ou começar a usar assinatura digital ainda hoje!
Fonte: Blog Portal de Assinaturas da Certisign
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