Já tem data definida para que a tramitação de processos administrativos da Universidade Federal do Pará (UFPA) seja exclusivamente eletrônica
A partir do dia 31 de dezembro de 2021, a implantação total do Processo Administrativo Eletrônico (PAE) será uma realidade. Esse é mais um passo da Universidade em direção à modernização de sistemas, que, desde a implantação do SIG-UFPA, visa à informatização das atividades com o auxílio dos subsistemas: SIPAC, SIGAA, SIGADMIN, SIGRH, entre outros.
A fase atual é de capacitação para que a comunidade universitária se adapte aos novos procedimentos administrativos em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a transição para os 100% de processos e documentos transitando no formato eletrônico, definido pela Portaria GR Nº 1405/2020. A próxima turma será de 20 de setembro a 1º de outubro, com oferta de 150 vagas. O curso ensina a “Operacionalização do Processo Administrativo Eletrônico”, mostrando todas as funcionalidades necessárias para o uso da mesa virtual do SIPAC.
O que é o PAE?
Com o processo eletrônico, o cadastramento de processos e documentos deixará de ser feito pelo Protocolo Geral e passará a ser feito pelos próprios servidores da UFPA. Toda a transição está sendo gerenciada pela Comissão de Implantação do Processo Administrativo Eletrônico (CIPAE), e, logo, todas as unidades poderão colaborar com a transformação dos processos, identificando o fluxo padrão deles e os documentos que os compõem.
Com essas informações, a comissão poderá orientar a adaptação dos formulários, do trâmite e do cadastramento observando as questões legais de restrição, o acesso às informações e a classificação delas.
“É importante destacar que os processos que compõem o legado físico da UFPA continuarão tramitando neste formato, ressalvados os casos excepcionais em que a Administração Superior considere pertinente a digitalização dos autos para tramitação eletrônica. Pretende-se, desta forma, evitar a produção de um acervo híbrido que possa ocasionar problemas de duplicidade, perda de informações e inconsistência de dados”, afirma Suely Palheta, diretora do Arquivo Central da UFPA.
Proteção de dados
Para dar mais segurança na produção dos processos e documentos eletrônicos, uma outra ação com que a CIPAE tem se preocupado é o estabelecimento de uma governança que permita que a UFPA tenha segurança acerca do tratamento e gerenciamento das informações que passam a ser produzidas e compartilhadas de forma eletrônica, possibilitando a ampliação da política de transparência da administração pública e garantindo a segurança de dados pessoais e restritos contidos nos documentos.
Diante disso, membros da CIPAE têm atuado junto à Comissão de Adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a fim de garantir mais esclarecimentos e condições para que os servidores saibam identificar casos, no dia a dia, em que devem atribuir restrição de acesso aos processos eletrônicos, impedindo o alcance público a eles.
“Por isso é primordial que a comunidade acadêmica docente e discente se inscreva e participe do curso de capacitação do PAE que está sendo ofertado pelo Capacit/Progep, o qual visa auxiliar os servidores na transição tecnológica que vem acontecendo na UFPA, na administração pública em geral”, complementa Suely.
Inscrições abertas para a segunda turma do Curso Operacionalização do Processo Eletrônico (PAE)
Data de virada da chave: 31/12/2021
Fonte: UFPA
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