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Como a digitalização de documentos otimiza a jornada de atendimento ao cliente?

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Por Thiago Fonseca

Thiago Fonseca, CRO da ForSign

A jornada de atendimento a clientes é um dos pontos mais relevantes deste processo, principalmente quando o fechamento de negócios está condicionado a assinatura de contratos.

No entanto, ter um processo digital não se resume a simplesmente escanear documentos impressos ou criar arquivos digitais armazenados em computadores ou servidores da empresa. Trata-se de ter uma tecnologia que permite que o documento seja criado, anexado imagens de documentos, selfies e mantido em formato eletrônico desde o início, sem a necessidade de uma versão física impressa.

Portanto, entenda agora como a digitalização de documentos irá auxiliá-lo nesse sentido!

Ampliação da capacidade de atendimento

Imagina uma jornada diária de atendimento que necessite digitar, imprimir, coletar as assinaturas de 500 contratos, escaneá-los e armazená-los fisicamente? Quantos colaboradores seriam necessários para realizar esse processo e quanto tempo levaria para concluir tudo?

Para não perder tempo do cliente e nem do funcionário, a empresa pode utilizar uma solução de assinatura eletrônica integrada via API diretamente em seus sistemas (CRM/ERP’s/outros) no qual todo o fluxo de assinatura desde a criação dos contratos, envio para assinatura, coleta dos anexos e armazenamento é feita de forma rápida e automática diminuindo consideravelmente o tempo de atendimento.

Com um processo mais rápido, a empresa conseguirá atender mais clientes e fechar mais negócios no menor tempo possível e com um tamanho de equipe adequado.

Padronização de documentos e processos

Cada empresa possui seus fluxos de trabalho nos quais alguns são mais flexíveis, enquanto outras mais rígidos. No entanto, a prioridade é assegurar que todos os procedimentos sejam executados de maneira consistente, assegurando a excelência do trabalho.

No caso de atendimentos baseados em documentos, é fundamental ter fluxos bem definidos com ferramentas interligadas que controlem as etapas rigorosamente. É aí que entra o gerenciamento de transações digitais como diferencial positivo.

Adotando um processo 100% digital, isto contribui para a padronização dos processos e melhora a produtividade da equipe já que todos os documentos são criados da mesma maneira, cabendo somente a atualização dos dados variáveis de cada cliente.

Monitoramento em tempo real

Quando falamos de documentos assinados em papel impresso, imagine que dificilmente você conseguirá ter uma visibilidade de qual fase se encontra, por exemplo, já foi assinado? Está em leitura? Foi recusado? Já foi coletado anexo?

Isso é uma ocorrência frequente em empresas que não adotam processos de negócios fundamentados em documentos digitais, e isso acarreta diretamente em atrasos no trabalho, pois podem se passar vários dias até que o contrato seja localizado, entregue ao responsável, assinado e devolvido.

Com o uso de uma plataforma de assinatura eletrônica, é possível criar o documento digitalmente ou recebe-lo via API para enviá-lo ao cliente instantaneamente. O cliente receberá uma notificação para acessar, revisar e devolver o contrato assinado.

Todo esse processo chega ser 80% mais rápido do que feito em papel. Em resumo, você pode receber o retorno no mesmo dia, o que aumenta a satisfação do cliente com a eficiência da empresa e, é claro, impulsiona os ganhos do seu negócio.

Prevenção de fraudes

Aqueles que pensam estar imune a fraudes ou mesmo erros na emissão de documentos em papel estão enganados. Quando permitimos que informações sejam modificadas, trocadas ou apagadas, estamos expostos a diversos perigos.

Uma das principais vantagens de ter uma jornada digital é a possibilidade de uma maior segurança na informação. Por meio de assinaturas eletrônicas associadas a outras ferramentas, como a antifraude, as falsificações são coibidas, garantindo maior segurança nas transações comerciais da empresa.

A empresa torna-se mais confiável e eficiente, o que contribui para o aprimoramento do relacionamento com o cliente, que passa a desenvolver uma confiança sólida em relação à sua marca.

Acesso disponível a qualquer momento

A digitalização também melhora consideravelmente a disponibilidade dos documentos, facilitando sua consulta quantas vezes forem necessárias. Tanto o cliente quanto a empresa podem recuperar as informações online, com segurança máxima, sem se preocupar com o compartilhamento de dados com terceiros.

Seja no desktop, notebook ou smartphone, é possível encontrar as informações necessárias em questão de segundos, com apenas alguns cliques.

Essa facilidade também impacta na agilidade das transações de assinatura, pois é possível criar, editar e assinar vários documentos em questão de minutos, enviando-os a todas as partes envolvidas por meio do sistema.

A Jornada de atendimento ao cliente pode ser muito mais benéfica quando toda a parte necessária de coleta de documentos e assinaturas são 100% eletrônicas. Faça o teste grátis da ForSign, a plataforma de assinatura eletrônica mais aderente a todos os tamanhos de empresas.

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Sobre a ForSign

ForSign é a plataforma de assinatura eletrônica que ajuda empresas transformar a formalização de documentos em uma experiência ágil e digital.

Mais de 45 milhões de documentos assinados eletronicamente por empresas renomadas de mercado. A Solução Paperless que é fácil de usar, flexível à diferentes necessidades e com validade jurídica.

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