Saiba por que sua empresa deveria se tornar paperless e criar documentos nato digitais em vez de imprimir e digitalizar
Por Thiago Fonseca
Com o avanço da tecnologia, cada vez mais documentos são criados e armazenados digitalmente. Nesse contexto, surge o conceito de “documento nato digital”, que se refere a um documento que é originado e existe apenas em formato digital, sem a necessidade de uma versão impressa.
Esse tipo de documento possui diversas vantagens em relação aos documentos físicos, e a assinatura eletrônica desempenha um papel fundamental nesse processo.
Saiba por que sua empresa deveria criar documentos nato digitais em vez de imprimir e digitalizar. Descubra neste artigo como se tornar verdadeiramente uma empresa Paperless!
O que é um documento nato digital?
Um documento nato digital é criado e mantido em formato eletrônico desde o seu surgimento, sem a necessidade de ser convertido de um meio físico para o digital.
Ele pode ser um contrato, um relatório, uma fatura ou qualquer outro tipo de documento que seja gerado e utilizado em formato digital.
Esses documentos são protegidos por medidas de segurança e podem ser acessados e compartilhados de forma rápida e eficiente.
Por ser nato digital, ele possui metadados incorporados, que fornecem informações adicionais sobre o documento.
Além disso, ele é pesquisável e indexável, permitindo uma recuperação eficiente e precisa de informações dentro do seu conteúdo.
Essas características tornam os documentos nato digitais mais versáteis, acessíveis e eficientes em comparação aos documentos em papel.
Vantagens
A utilização de documentos nato digitais traz diversas vantagens para as empresas. Em primeiro lugar, eles são mais econômicos, pois eliminam a necessidade de impressão, armazenamento físico e transporte de documentos. Isso resulta em uma redução significativa de custos operacionais, além de ser mais sustentável e ecologicamente correto.
Além disso, os documentos nato digitais oferecem maior agilidade e facilidade de acesso. Com apenas alguns cliques, é possível encontrar, visualizar e compartilhar documentos eletrônicos, eliminando a busca em arquivos físicos e agilizando os processos de negócios.
A colaboração também é facilitada, pois várias pessoas podem acessar e trabalhar simultaneamente em um mesmo documento, independentemente da localização geográfica.
Validade Jurídica
O conceito de documento nato digital é reconhecido e respaldado por diversas leis brasileiras, que estabelecem as diretrizes e normas para a utilização e validade jurídica dos documentos digitais no país. Dentre as principais leis e regulamentações relacionadas ao tema, destacam-se:
-Medida Provisória nº 2.200-2/2001: Essa medida estabelece a infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) como base para a validade jurídica dos documentos eletrônicos e das assinaturas digitais no país. Ela define os requisitos e procedimentos para a certificação digital e o uso de assinaturas eletrônicas.
-Lei nº 12.682/2012: Conhecida como Lei de Arquivos, ela trata da gestão, organização e preservação de documentos no âmbito dos órgãos públicos e instituições privadas. A lei reconhece os documentos digitais como legítimos e estabelece diretrizes para a sua guarda, preservação e acesso.
-Lei nº 14.063/2020: Conhecida como Lei das Assinaturas Eletrônicas, ela dispõe sobre a utilização de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e em questões de saúde. A lei reconhece a validade jurídica das assinaturas eletrônicas e estabelece os requisitos para sua utilização.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica desempenha um papel crucial na validação e segurança dos documentos nato digitais. Ela permite a autenticação das partes envolvidas e garante a integridade do documento, assegurando que ele não foi alterado desde a sua criação. A assinatura eletrônica possui validade jurídica, desde que atenda aos requisitos legais estabelecidos em cada país.
Com a assinatura eletrônica, é possível agilizar os processos de aprovação e tomada de decisão, eliminando a necessidade de imprimir, assinar manualmente e escanear documentos. Isso resulta em maior eficiência operacional, redução de erros e maior segurança dos dados.
Em resumo, os documentos nato digitais oferecem vantagens significativas em termos de economia, agilidade e segurança. A assinatura eletrônica complementa esse cenário, garantindo a validade jurídica e agilizando os processos de assinatura e validação dos documentos.
A adoção dessas soluções contribui para a transformação digital das empresas, aumentando a produtividade e melhorando a experiência dos usuários.
A ForSign é uma plataforma de assinatura eletrônica possibilita a criação de documentos nato digitais, que já nascem em formato eletrônico e podem ser utilizados de maneira eficiente e segura, eliminando a necessidade de impressão, digitalização e gerenciamento de documentos físicos.
Isso contribui para uma gestão mais ágil, eficiente e sustentável, otimizando o tempo no trabalho e proporcionando diversos benefícios para empresas e profissionais.
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