No passado, muitas pessoas relutavam em usar documentos ou assinatura eletrônica, questionando sua validade legal e a capacidade de usá-los como evidência em processos judiciais ou demais contextos jurídicos
Aqui nesse texto a ideia é abordar um pouco do que temos visto nesses anos, desde a MP2200 que deu validade legal para assinatura eletrônicas.
A ideia nesse artigo é um olhar de uma empresa de tecnologia, então iremos abordar alguns modelos de assinatura para ajuda-lo no processo de definição de um tipo de assinatura eletrônica que caiba bem para cada negócio da sua instituição.
Vale lembrar que você sempre deve consultar o departamento jurídico para saber qual tipo de assinatura eletrônica deve ser utilizada em cada negócio da sua organização.
Feito as considerações iniciais, vamos lá. Na maioria dos países ocidentais essa relutância pelo uso de assinatura eletrônica já é desnecessária, pois a legislação foi atualizada para reconhecer documentos e assinaturas eletrônicas. Ou seja, não pode ser negado efeito jurídico, exequibilidade ou admissibilidade como prova em processos judiciais apenas pelo fato de serem em formato eletrônico.
Para se ter uma ideia do impacto desta, a legislação europeia foi recentemente atualizada para se aplicar a todos os países da União Europeia, enquanto nos EUA a Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional, a Lei Uniforme de Transações Eletrônicas e outras leis (estaduais) também regulam neste sentido.
Aqui no Brasil não poderia ser diferente. Através da medida provisória nº 2200 de 24 de agosto de 2001, quase 19 anos, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil, ficou garantida a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
Adicionalmente também fala sobre outras formas sem a necessidades de certificados digitais, no qual agregam valor ao negócio, por isso é importante que a área jurídica da instituição valide qual modelo de assinatura eletrônica deve ser utilizado em cada caso.
Além disso, temos o Código Civil e o Código Tributário Nacional que também servem de base jurídica para o uso da assinatura eletrônica na realização de transações eletrônicas.
As assinaturas eletrônicas representam uma das maiores oportunidades para começar a realizar negócios digitais
O que é uma assinatura eletrônica? Trata-se de uma assinatura feita eletronicamente usando sistemas de informação, no qual existem diversos tipos, dentre os mais conhecidos:
- Assinatura Digital ICP-Brasil;
- Assinatura Digital;
- Assinatura eletrônica com chancela de terceiro;
- Assinatura eletrônica comportamental;
- Assinatura eletrônica autenticada;
- Assinatura eletrônica básica;
A maioria delas buscam identificar o autor da ação, outras além disso, buscam a integridade dos dados e por fim, a mais segura busca também mecanismo que garanta o não repudio.
Portanto estamos compartilhando com você diferentes tipos de assinaturas existentes para que você possa conhecer, te ajudando com a escolha da melhor alternativa — seja a sua instituição.
Nosso objetivo é explicar e auxiliar, não definir regras absolutas. Até porquê pode haver legislações, regras e/ou normas especificas para diferentes especializações, atuações e documentos a serem assinados.
Dessa forma, esse guia não pressupõe que seja necessária a escolha de somente um tipo de assinatura na instituição, diversos tipos de assinatura podem conviver na mesma infraestrutura, respondendo a diferentes tipos de necessidades e documentos, propiciando uma forma segura e escalável de transformação digital da instituição.
Principais Características
A fim de refletir o mesmo valor legal que uma assinatura manuscrita, uma assinatura eletrônica on-line deve atender às seguintes condições:
- O signatário deve ter uma identidade associada;
- A intenção de assinar também é outro quesito importante;
- A integridade é importante, portanto o documento a ser assinado deve ser original, inalterável e não editável;
- Outro ponto importante é se o sistema de assinatura é passível de auditoria, se ele fornece informações importantes para uma verificação futura;
Enfim, há outras características que podem ser adicionadas e fornecer uma segurança ainda maior, mas esse deve ser o básico.
As assinaturas eletrônicas são legais em qualquer lugar?
A resposta é que depende de onde você está fazendo negócios.
Em 27 países — incluindo Brasil, China, Estados Unidos, Rússia, Austrália, Canadá e países da União Europeia, a assinatura eletrônica é juridicamente vinculativa. Além de acreditar na segurança das assinaturas eletrônicas, é fundamental que você pesquise as leis e o peso das assinaturas digitais ou eletrônicas no país que você se encontra.
Se você mora em um país que ainda não aprovou uma legislação, é claro que pode se enquadrar em uma área cinzenta da lei e sua assinatura eletrônica será aceita em muitos, senão na maioria dos contratos, no entanto, pode não ser legalmente obrigatória em tribunal.
Então, quais documentos eletrônicos são realmente válidos?
Em suma, qualquer versão eletrônica deve ser considerada igual à sua versão equivalente, assegurando que satisfaça as características funcionais dos requisitos formais da lei aplicável.
Somente em situações específicas é que um documento em papel explícito deve ser usado, por exemplo, para comprar imóveis na maioria dos países, você precisará recorrer a um notário ou representante legal para uma ação.
Felizmente, na maioria das situações pessoais ou de negócios, o formato do documento é a escolha do indivíduo, mesmo na extensão de um contrato escrito em um guardanapo, se assim o desejar!
Exemplos de assinaturas eletrônicas:
Basicamente existem diferentes tipos de documentos a serem assinados eletronicamente:
- Autorizações internas,
- E-mails,
- Contratos comerciais,
- Contratos com fornecedores,
- NDA;
- Memorandos internos,
- Processos de RH,
- Pedidos de compra.
Em resumo, todos os processos, formulários, contratos que precisam de uma assinatura podem utilizar a assinatura eletrônica, desde que não tenham uma legislação que obrigue o uso da manuscrita.
Por fim, é necessário atentar se o tipo de documento a ser assinado há uma legislação especifica para o caso. Portanto sempre consulte o departamento jurídico.
Além disso, existem diferentes formatos de arquivo para documentos assinados, incluindo:
- Formato do Word,
- PDF,
- XML,
- Formatos de imagem, como JPG ou PNG por exemplo.
O formato de arquivo mais comum é o PDF, pois é de fácil vizualização e já há uma cultura de ele ser um formato que não se altera. Portanto pode ter uma negociação previa do que vai ser assinado e depois quando estiver todos de acordo se gera o PDF com o conteúdo a ser assinado.
A assinatura eletrônica já é uma realidade
Em pesquisa feita pela E-VAL no CIAB 2019, 92% dos decisores disseram que usam assinatura eletrônica. Não é a toa que a maioria das transações atuais já podem ser assinadas eletronicamente.
Pense na imensidão de documentos on-line formados com o clique de um botão “Aceito” ou com um nome digitado no final de um e-mail de resposta, ou autenticando o usuário, assim como obtendo uma assinatura eletrônica comportamental, ou mesmo uma digital.
Essa última forma sempre é comparada a assinatura manuscrita autenticada em cartório, portanto se você têm documentos que necessitam de uma autenticação em cartório essa pode ser o modelo de assinatura eletrônica recomendado.
Mas lembre-se sempre consulte o departamento jurídico para saber o melhor modelo de assinatura eletrônica a ser utilizado para cada negócio da sua instituição.
Fonte: Evaltec
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