O certificado digital ajuda a facilitar a rotina do MEI, pois agiliza o fluxo de tramitações com a Receita Federal, permite assinar com validade jurídica documentos digitais e acessar serviços online oferecidos pelo governo, além de simplificar o processo de declaração do Imposto de Renda
Para que serve o certificado digital?
O certificado digital comprova a identidade de uma pessoa ou empresa e tem valor legal em todo o País. Com o certificado digital, é possível assinar documentos à distância com o mesmo valor jurídico da assinatura feita pelo próprio punho no papel – e sem precisar do reconhecimento de firma em cartório.
Além disso, o certificado digital garante a segurança de informações para realização de transações online em ambientes digitais que têm acesso restrito e dados sigilosos, como o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) da Receita Federal e o e-Social para comunicar informações dos empregados, como contribuições previdenciárias, pagamentos etc.
Quais as vantagens do certificado digital e-MEI?
O certificado digital e-MEI garante mais agilidade, evita burocracia e auxilia na expansão do negócio criado por microempreendedores. Além disso, o certificado digital facilita o acesso a vários serviços online e garante uma série de vantagens para o seu negócio. Confira alguns dos benefícios:
- Segurança – como o certificado digital e-MEI comprova a identidade para que o microempresário possa acessar e realizar ações em ambientes digitais que tenham informações confidenciais e também atesta a autenticidade da assinatura digital em documentos eletrônicos, ele aumenta a segurança e reduz o risco de fraudes.
- Redução de custos – com o certificado digital, não será necessário gastos com reconhecimento de firma em cartório e impressão de documentos, pois todos os arquivos serão emitidos, assinados e armazenados eletronicamente. A eliminação do uso de papel também permite a redução do uso de papel e tinta.
- Acesso a serviços online do governo – com o certificado digital é possível cumprir as obrigações fiscais, como a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) ou a Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), além de acessar o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), portal para consultar dados sobre a situação fiscal do CNPJ, emitir relatórios e consultar processos digitais.
- Praticidade – o certificado digital e-MEI permite assinar digitalmente documentos eletrônicos à distância e a qualquer momento, ajudando o microempresário economizar tempo e reduzir deslocamentos.
- Declaração do Imposto de Renda – o certificado digital e-MEI permite fazer a Declaração de Imposto de Renda e, eventualmente, retificá-la, além de permitir acompanhar o status dela no site da Receita Federal.
- Leilões eletrônicos – quem tem um certificado digital pode participar de leilões organizados pela Receita Federal com mercadorias apreendidas pela Polícia Federal ou abandonadas.
Quais são os tipos de certificado digital que um MEI pode ter?
Os certificados digitais da categoria A são os mais comuns e eles têm dois tipos bastante utilizados: o A1 e o A3. A diferença entre ambos é o tempo de validade e o local onde são armazenados: o certificado digital A1 é um programa instalado diretamente no computador e dura um ano.
Já o certificado digital A3 fica armazenado em um token (que é semelhante a um pendrive) ou em um smart card que precisa de uma leitora para conectá-lo ao computador ou ao laptop. Tanto em token quanto em smart card, o certificado digital A3 tem validade de até três anos.
Existem diversos modelos de certificado digital do tipo A1 e do tipo A3 tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas. Até para o uso de algumas categorias profissionais, tais como: o certificado digital e-Jurídico, para advogados inscritos na OAB; o certificado digital e-Saúde, para profissionais da área de saúde; e o certificado digital e-Contador, para contadores. Veja quais certificados digitais o microempreendedor individual pode possuir:
e-MEI – para facilitar os serviços e potencializar o negócio, o microempreendedor individual conta com o certificado digital e-MEI, uma identidade digital exclusiva para esse segmento. Com ele é possível agilizar o fluxo de tramitações com a Receita Federal e assinar contratos digitalmente com validade jurídica a qualquer momento;
e-CNPJ – esse certificado digital destinado a pessoas jurídicas é atrelado ao CNPJ e permite realizar diversos serviços no meio eletrônico, como assinar documentos e atender aos compromissos fiscais da empresa com o governo. Ele só pode ser utilizado pelo representante legal da empresa. Ou seja, pelo microempreendedor ou por um procurador que ele nomeie.
NF-e – já esse certificado digital permite emitir nota fiscal eletrônica. O microempreendedor, inclusive, pode atribui-lo a um funcionário para que cuide da emissão de notas fiscais eletrônicas, mesmo não sendo o representante legal da empresa.
e-CPF – é uma espécie de versão digital do CPF. Mesmo que o microempreendedor individual já possua algum outro certificado digital em nome dele, é possível também ter um e-CPF. Além de permitir assinar documentos digitalmente com validade jurídica, também possibilita acessar o site do e-Social para tratar de questões como contribuições previdenciárias, pagamento, acidente de trabalho e aviso prévio de empregados pessoais que possuir.
Como surgiu o certificado digital?
O certificado digital foi criado para garantir a segurança e a integridade de informações enviadas e recebidas pela internet. Em 2001, foi criada no País a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil) para garantir a autenticidade e a validade jurídica de documentos eletrônicos, das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, assim como a realização de transações eletrônicas com segurança.
A certificação digital da ICP-Brasil hoje garante a segurança e a identidade de pessoas jurídicas e de pessoas físicas em vários processos eletrônicos do dia a dia, por exemplo: emissão de notas fiscais eletrônicas, tramitação de processos judiciários, emissão da versão digital da carteira nacional de habilitação (CNH), assinatura de documentos, como contratos e procurações.
A ICP-Brasil é uma infraestrutura pública operada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), a Autoridade Certificadora Raiz (AC-Raiz). O ITI é responsável em credenciar, fiscalizar e auditar os demais participantes da cadeia.
Depois dela vêm as Autoridades Certificadoras (ACs), que são responsáveis pela emissão, distribuição, renovação e revogação dos certificados digitais. O ITI também é o encarregado de certificar os equipamentos criptográficos, normatizar o setor e combater fraudes.
Em seguida estão as Autoridades de Registro (ARs), que podem tanto ser entidades públicas como pessoas jurídicas de direito privado credenciadas pela AC-Raiz, sendo sempre vinculadas operacionalmente a uma determinada AC.
De acordo com o artigo 70 da Medida Provisória no 2.200-2, compete a elas “identificar e cadastrar usuários na presença destes, encaminhar solicitações de certificados às AC e manter registros de suas operações”.
Como obter um certificado digital e-MEI?
O microempreendedor digital que deseja obter um certificado digital e-MEI irá passar por três etapas: compra, emissão e instalação.
1. Compra do certificado digital e-MEI
É normal ter dúvidas na hora de adquirir o primeiro certificado digital. Afinal, são diferentes tipos e modelos, que podem variar de acordo com a utilização dele e área de atuação de quem vai adquiri-lo.Mas o certificado digital e-MEI foi criado para trazer agilidade e reduzir a burocracia do negócio no dia a dia do microempreendedor individual.
Ele torna possível acessar serviços online oferecidos pelo governo e assinar contratos digitalmente com validade jurídica a qualquer momento, sem precisar autenticar firma em cartório.
Depois que escolher uma Autoridade Certificadora cadastrada no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) que possa emitir o certificado digital e-MEI, basta selecionar a melhor forma de pagamento e efetuá-lo.
2. Emissão do certificado digital e-MEI
A etapa de emissão do certificado digital e-MEI deve ser feita presencialmente em um posto de atendimento. Ela só pode ser feita por videoconferência se o microempreendedor já tiver cadastrado um outro certificado digital em nome dele na mesma Autoridade Certificadora.
Basta fazer o agendamento do melhor local, dia e horário e preparar a documentação necessária, pois a ausência de algum item obrigatório impedirá a emissão do certificado digital e-MEI.
Atenção! É obrigatória a presença do microempreendedor, seja presencialmente ou na videoconferência. Ele não pode ser representado por procuração, pois será necessário fazer a coleta de dados biométricos.
Confira a lista de documentos necessários para a criação do certificado digital e-MEI (para outras categorias a relação pode variar):
- Certificado da Condição do Microempreendedor Individual (CCMEI);
- Documento de Identificação – Carteira Nacional de Habilitação (CNH) ou Célula de Identidade (RG);
- Cartão CNPJ – que deve ser impresso em até três meses antes da data da validação do certificado.
3. Instalação do certificado digital e-MEI
Tanto a instalação de qualquer modelo de certificado digital A1 quanto a de certificado digital A3 é muito fácil, basta seguir as instruções da Autoridade Certificadora de quem você comprou o certificado. Se adquirir um certificado digital e-MEI A1 da Serasa, veja nosso tutorial de instalação.
Importante! A senha cadastrada para acessar o certificado digital e-MEI é intransferível e irrecuperável. Se você esquecer, será necessário adquirir um novo certificado.
Quanto custa um certificado digital e-MEI?
O preço do certificado digital e-MEI pode variar de acordo com a Autoridade Certificadora de quem o microempresário irá comprá-lo. Ela é a entidades autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) a emitir um certificado digital no País.
- Na Serasa Experian – o certificado digital e-MEI pode ser adquirido em 12 parcelas de R$ 4,16. O valor não ultrapassa os R$ 50,00 na soma de todo o ano.
Como renovar o certificado digital para MEI?
A renovação do certificado digital e-MEI pode ser feita por videoconferência – que é o procedimento utilizado no caso dos certificados digitais tipo A1 (que é instalado e armazenado no computador), independentemente de ainda estarem válidos ou de já terem passado da data de vencimento.
Caso deseje fazer a renovação de outro certificado digital, o modo pode variar dependendo do tipo de certificado contratado. Nos do tipo A3, o processo é feito todo pela internet caso ele ainda esteja dentro da data de vencimento.
Se você desejar, também é possível fazer a portabilidade de um certificado digital de uma autoridade certificadora para outra, do mesmo modo que acontece com um número de telefone.
Como o MEI pode emitir nota fiscal?
Para emitir a primeira nota fiscal eletrônica, o MEI deve se credenciar na SEFAZ (Secretária de Fazenda) do Estado ou do município em que ele estiver registrado. O local exato pode variar de acordo com a região em que o empreendedor atua.
O microempreendedor individual é obrigado a emitir nota fiscal quando realiza uma série de vendas de mercadorias ou prestações de serviços para pessoas jurídicas ou órgãos públicos. Caso o trabalho seja para uma pessoa física, a emissão de nota se torna opcional, exceto quando o cliente exigir.
Embora em alguns locais do País ainda seja permitido emitir nota fiscal em papel, em vários Estados isto não é mais possível, o que obriga o uso de nota fiscal eletrônica. A nota fiscal eletrônica é um documento digital com valor jurídico em todo o Brasil, que efetiva uma operação comercial da venda de produto ou prestação de serviços.
Como o MEI pode emitir uma nota fiscal eletrônica e quais são os tipos delas:
O que é preciso para o MEI emitir uma nota fiscal eletrônica
1. Ter acesso ao site da prefeitura ou do estado que permite a emissão de notas fiscais eletrônicas;
2. Depois que acessá-lo, inserir nos devidos campos da nota fiscal as informações referentes ao valor e discriminação do serviço/produto comercializado e os dados do cliente.
Atenção – é aconselhável salvar as notas fiscais eletrônicas emitidas, por exemplo, em um computador ou laptop para facilitar consultas futuras e até atender a eventuais solicitações da Receita Federal.
Tipos de notas fiscais eletrônicas que podem ser emitidas
- Nota Fiscal eletrônica (NFe) – registra venda de produtos físicos e com cobrança de ICMS e IPI. Utilizada em casos de circulação de mercadorias entre pessoas jurídicas.
- Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e) – esse modelo pode ser utilizado por quem emite nota eventualmente e não tem o certificado digital, mas deve ser feito de acordo com a legislação estadual ou municipal que se situa.
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) – alternativa eletrônica aos cupons fiscais, é vista bastante no varejo e comércio, como supermercados, farmácia, entre outros.
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) – confirma prestação de serviço para uma empresa ou pessoa física. Utilizada para produtos digitais, serviços de assinatura ou empresas como hotéis e academias.
Como funciona a Central de Ajuda Serasa Experian?
Em caso de dúvidas sobre o certificado digital e-MEI, a Serasa Experian tem uma Central de Ajuda que responde a várias questões sobre esse modelo e sobre os outros tipos de certificado digital – inclusive os que foram obtidos por meio de outra Autoridade Certificadora. Entre em contato com nossa Central de Ajuda para ter auxílio em assuntos como:
- Agendamento de emissão de certificado digital e-MEI – confira qual o posto de atendimento mais próximo, se é possível reagendar datas e até mais informações sobre configurações de áudio e vídeo para procedimentos de renovação do certificado digital por videoconferência.
- Instalação do certificado digital e-MEI – ajuda com o passo a passo para instalar o certificado digital e-MEI ou outros tipos de certificado, além de solucionar dúvidas sobre configurações técnicas do computador e sobre backup.
- Utilização do certificado digital e-MEI – ajuda com o uso do certificado digital e-MEI no dia a dia, testar o funcionamento e o que fazer em caso de eventuais problemas no computador, como formatação ou perda do backup.
- Renovação do certificado digital e-MEI – verificar condições da renovação, como data de validade, documentos e requisitos exigidos.
A Serasa Experian é líder na América Latina em serviços de informação, com mais de 50 anos no mercado atuando no apoio a tomada de decisões dos negócios no país. A empresa é a primeira Autoridade Certificadora do Brasil e auxilia mais de 500 mil clientes diretos e indiretos em todas as etapas do negócio.
Benefícios do certificado digital e-MEI da Serasa
O microempreendedor que adquirir pelo site o certificado digital e-MEI da Serasa Experian recebe também o Serasa Premium por 30 dias, que traz benefícios como:
- Consulta de CPF e CNPJ – saiba onde foram utilizados as suas informações pessoais e os dados da sua empresa;
- Monitoramento Dark Web – veja se os seus dados pessoais foram vazados para sites perigosos;
- Aviso de consultas – você receberá um alerta quando uma empresa consultar seu nome ou sua empresa, com detalhes sobre essa ação;
- Serasa Score – acompanhe sua pontuação e veja quais hábitos financeiros que podem aumentar ou diminuir seu score de crédito, que pode ser avaliado na concessão de empréstimos e financiamentos.
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Fonte: Blog da Serasa Experian
