Programa de gestão e serviço de memorando eletrônico implementados na cidade integram a Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P)
Adotar a sustentabilidade e boas práticas de gestão no poder público não é uma tarefa fácil, mas a Prefeitura de Palhoça (SC), com o apoio da 1Doc, plataforma em nuvem de comunicação, atendimento e gestão documental, conseguiu se destacar. O governo municipal foi selecionado para a Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P).
O programa é uma iniciativa do Ministério do Meio Ambiente e da Organização das Nações Unidas (ONU) para estimular os órgãos públicos do país a desenvolverem práticas de sustentabilidade.
A A3P não disponibiliza recursos financeiros, mas fornece assistência técnica aos seus programas selecionados, incluindo capacitação de servidores.
A Prefeitura de Palhoça foi incluída em duas categorias: “Uso de Papel”, com a implementação do memorando eletrônico, e “Tecnologia da Informação aplicada à Sustentabilidade”, graças à plataforma de gestão pública. Os dois serviços são disponibilizados pela 1Doc desde 2015.
Graças ao Memorando Eletrônico, a Prefeitura de Palhoça padronizou as comunicações oficiais, trouxe agilidade aos trâmites, aumentou a segurança das informações e, principalmente, reduziu a quantidade de impressões. Estima-se que a iniciativa tenha poupado 83 árvores por dia.
Já a implementação da plataforma de gestão pública envolve circulares, memorandos, registros de atendimentos, protocolos e ouvidorias de forma eletrônica, diminuindo a dependência de documentos impressos.
Dessa forma, trouxe uma economia de R$ 350 mil aos cofres públicos ao simplificar a rotina dos servidores e melhorar o atendimento à população.
Além disso, até o início de 2018, os dois serviços da 1Doc conseguiram gerar e migrar 500 mil documentos, uma média de 600 emissões por dia e com mais de 12 mil atualizações ao mês. São quase 3 milhões de visualizações e mais de 88 mil arquivos anexados, totalizando mais de 18 mil pessoas atendidas.
“É difícil vencer a burocracia e trazer inovação ao setor público. Contudo, ver nossa iniciativa em apoio com a 1Doc ser incluída no Programa A3P nos motiva a continuar trabalhando para incluir a sustentabilidade em todos os nossos processos”, explica Cristina Schwinden Schmidt, Secretária de Administração de Palhoça.
