O uso do Certificado Digital para a rescisão garante uma camada maior de proteção às informações, garantindo a autenticidade dos processos ali realizados
Uma série de mudanças nas exigências de processos nas organizações tem ocorrido nos últimos anos, justamente para facilitar processos, trazer mais segurança para o dia a dia dos negócios e viabilizar os processos das instituições. Por isso, é importante que você esteja atento para todos esses pontos.
Uma das obrigações que sua empresa precisa observar é o uso do Certificado Digital para rescisão de contrato. Você já utiliza tal modelo em seu negócio? Sabe como ele deve ser aplicado? Continue lendo e tire suas dúvidas sobre o tema.
O Certificado Digital é obrigatório para rescisão de contrato de trabalho?
A resposta é: sim. Desde 2013, por meio de uma Portaria publicada pelo Ministério do Trabalho, tornou-se obrigatório que, para homologação dos processos de rescisão de trabalho, fosse preciso ser feito o registro mediante Certificado Digital.
O processo é realizado pelo sistema HomologNet, criado exatamente para a homologação de processos dessa natureza.
Além disso, toda demissão ou contratação precisa ser informada para os órgãos governamentais por meio do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados ― Caged. E, para que o acesso seja concedido, é necessário o uso do Certificado Digital.
Quais são as vantagens do Certificado Digital para a rescisão?
O próprio processo de homologação digital é, por si, mais vantajoso para os negócios. Isso porque, por ele, é possível garantir mais transparência e respaldo jurídico aos colaboradores.
Afinal, o registro e cálculos oficiais minimiza as chances de erros nesse tipo de situação e reduz, posteriormente, ações trabalhistas contra o negócio. Além disso, o uso do Certificado Digital traz vantagens, como veremos a seguir.
Mais segurança
A Certificação Digital para a rescisão garante uma camada maior de proteção às informações, garantindo a autenticidade dos processos ali realizados.
Assim, tanto colaborador quanto empresa estarão mais seguros de que nenhum dado dessa natureza será registrado, sem a anuência das partes envolvidas.
Redução no uso de papel
Outro ponto importante é que a adoção da homologação online, por meio do Certificado Digital, auxilia na redução do uso de papel nas organizações.
As relações contratuais continuam ocorrendo de modo seguro, contudo, sem a necessidade de arquivos físicos. Com isso, sua empresa não precisa gastar dinheiro com impressão e manutenção de arquivos físicos.
Diminuição de burocracias
Outro ponto importante é a minimização de burocracias. Anteriormente, o processo passava pela assinatura das partes e, depois, pelo reconhecimento de firma em cartório.
Hoje, a homologação digital permite que, com o uso do Certificado Digital, seja atestada a identidade digital da empresa, sem precisar realizar reconhecimentos externos.
Mais precisão nas ações trabalhistas
Como o sistema utiliza cálculo próprio, o valor do acerto é preciso, o que evita discordâncias entre você e o colaborador com quem está rescindindo o contrato.
Com isso, as chances de divergências que levam a uma ação judicial caem consideravelmente, e é possível evitar problemas que prejudiquem a saúde financeira da empresa.
Adequação para o cenário atual
Como é sabido, a pandemia do novo coronavírus trouxe uma série de transformações que aceleraram a adesão de novas tecnologias, métodos e técnicas no dia a dia.
Com isso, as organizações que já implementarem o Certificado Digital, devido à necessidade de homologação de processos, sairão à frente para outras questões no futuro.
Por exemplo, a adesão de uma cultura paperless em seu negócio pode ser potencializada, justamente pela adesão do Certificado Digital, passando a adotar documentação eletrônica no negócio.
É mais praticidade, impulsionada por questões obrigatórias para as organizações.
Como funciona a homologação digital na prática?
Para realizar o processo de homologação da rescisão de contrato, o contador deverá acessar o endereço do HomologNet, com os dados cadastrais da empresa (fornecidos por meio do Certificado Digital) e do colaborador que será desligado.
A partir disso, devem ser inseridas as informações necessárias para que se registre o processo.
Daí, o sistema fará o cálculo das verbas rescisórias, de forma automatizada, permitindo processos mais transparentes para o colaborador, que saberá o quanto tem direito no processo de rescisão.
Isso também traz mais segurança jurídica para a empresa.
Como adquirir um Certificado Digital?
Bom, diante de tudo que falamos, você pode perceber que, mais do que uma vantagem competitiva, o Certificado Digital é uma obrigatoriedade para as organizações realizarem uma série de procedimentos, por exemplo, na hora de usar o HomologNet, Caged, e-Social, entre diversas outras obrigações fiscais do negócio.
É fundamental que você faça a aquisição de um Certificado Digital com uma Autoridade Certificadora de confiança, como a Soluti.
Em seguida, será necessário fazer o envio de documentos para comprovar a identidade de quem está fazendo a aquisição e a validação. Por isso, lembre-se de deixar os documentos previamente separados.
Diante do contexto da pandemia, no qual o contato pessoal deve ser evitado (principalmente pelas limitações de deslocamento implementadas nas cidades), atualmente é possível fazer a verificação de identidade do Certificado Digital por videoconferência.
Com isso, garante-se mais praticidade no processo, já que não é preciso dispender tempo com deslocamento, além de proteger os colaboradores e clientes.
Após a validação ser aprovada, você terá acessa a emissão e uso do seu Certificado Digital:
– nos casos de Certificado A1, estará autorizado para baixar o arquivo e instalá-lo na máquina em que ele deverá ser utilizado.
– nos casos de Certificado A3 por meio de Token ou Smartcard, restará autorizado para baixar o arquivo e fazer a emissão direto na mídia criptográfica e utilizar em seguida. Caso não possua a mídia, será necessário adquirir em uma loja da Soluti ou em sua rede de parceiros.
– nos casos de Certificado Digital em nuvem, basta fazer o download do app Bird ID e fazer a emissão, simples e rápido.
O uso do Certificado Digital para rescisão é fundamental na homologação do processo, contudo, seu uso pode trazer outros benefícios diversos para seu dia a dia.
Por isso, é importante que você esteja atento para trazer a nova era dos processos das organizações, impulsionada pela Transformação Digital, para seu negócio.
Fonte: Soluti Responde
Sobre Soluti
A Soluti é uma IDTech que fornece soluções inovadoras em Identidade Digital e Assinaturas Eletrônicas.
O Grupo Soluti nasceu em abril de 2008 como uma pequena prestadora de serviço na área de Certificação Digital, em Goiânia (GO). Começou com o sonho de 3 irmãos empreendedores: Cassio Sousa, Flavia Sousa e Vinicius Sousa. A empresa deu seu primeiro grande salto ao se tornar produtora e vendedora de Certificados Digitais, concorrendo diretamente com os grandes players do mercado. Em 2012, se tornou uma Autoridade Certificadora de Nível 1, a primeira fora de São Paulo.
Com uma política comercial agressiva, em pouco tempo já estava praticamente em todos os Estados brasileiros. O Grupo Soluti detém hoje 40% do mercado nacional de Certificados Digitais, com aumento médio anual de 15% a 20% desde 2015.
Nos últimos anos, o Grupo Soluti vem mudando o seu perfil, ampliando-o para uma empresa de soluções tecnológicas. Com aproximadamente 600 colaboradores diretos no País, tem expandido a sua atuação no mercado por meio de aquisições de empresas que são referências no setor. Neste ano de 2024, criou a Everest Digital e passou a oferecer aos seus clientes o primeiro Data Center Tier III na Região Centro-Oeste do Brasil. Também neste ano adquiriu a empresa Identity del Peru S.A, proprietária da plataforma de assinatura Intellisign, dando um importante passo para a sua internacionalização.
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