A validade limitada permite o uso adequado desse documento enquanto ele estiver dentro do prazo legal de funcionamento.
Você sabe como funciona a validade do certificado digital? Sim, ele tem uma data de vencimento estabelecida, diferentemente dos documentos físicos de identificação, como CPF e CNPJ.
Mas afinal, por que existe essa validade restrita? A data de validade do certificado digital não é um preciosismo. Ela é necessária para que os pilares da Identificação e da Integridade do seu documento sejam mantidos.
Pilares do certificado digital
- Privacidade
- Identificação
- Integridade
- Autenticação e Autorização
Outra razão que explica por que o certificado digital tem validade é que as prováveis alterações ocorridas nos dados do identificado, ao longo do tempo, precisam ser atualizadas.
Vamos explicar, neste post, como verificar a validade de um certificado digital e qual a melhor maneira de renová-lo. Confira!
Como se encontra o uso da assinatura eletrônica no mundo corporativo?
Há quem diga que, dentro de alguns anos, assinar documentos manualmente será item de antiquário, tanto quanto outros processos, equipamentos e métodos que hoje nem acreditamos que um dia existiram (como o envio de documentos por fax, impressoras matriciais, máquinas de escrever, remessa de mensagens por pagers etc.).
A questão é que as empresas que trabalham com assinatura digital registram ganho de produtividade, redução de custos e aumento da qualidade de suas operações em grau inimaginável.
No cenário global de extrema competitividade de hoje, não há mais como dispensar essa ferramenta.
Além da economia de despesas administrativas, a possibilidade de assinar contratos, atestados, laudos, declarações e documentos contábeis em poucos minutos representa uma otimização sem precedentes no workflow das organizações.
Isso sem falar na harmonia necessária para se comunicar com órgãos governamentais do Fisco e da Justiça, como no caso da prestação de obrigações acessórias por meio do Sped Contábil ou do peticionamento on-line.
Atividades como essas envolvem diretamente a utilização da autenticação de assinatura por arquivos criptografados.
É preciso apenas gerenciar a data de expiração desses recursos, tendo em vista que o certificado digital tem validade limitada.
Sim, a roda da transformação tecnológica continua girando em ritmo frenético, e os que insistirem em se manter desatualizados tendem a ser naturalmente expulsos do mercado.
A propósito, e quanto ao seu escritório, de que lado você quer que ele esteja?
Como ver a data de validade do certificado digital?
Será que o seu certificado está prestes a expirar? Que tal dar uma olhada nisso agora? O caminho é bastante simples e pode ser feito com tranquilidade por qualquer pessoa. Veja como funciona:
- Conecte seu certificado digital em seu computador;
- Abra o Google Chrome, clique no ícone que tem a forma de um símbolo de “reticências vertical” (situado à extrema direita da barra de endereços) e escolha a opção “configurações”);
- Vá em “mostrar configurações avançadas”;
- Clique no botão “gerenciar certificados”. Uma caixa de diálogo será aberta, exibindo dados, como seu nome, CPF, autoridade certificadora e, é claro, a validade de seu certificado digital.
Se certificado digital tem validade, qual é a data de expiração do meu?
Não existe uma resposta única para essa questão, até porque existem tipos de certificados. Os modelos A3 costumam ter uma validade maior que os A1.
Portanto, é importante verificar essa informação com a autoridade certificadora antes de fechar a aquisição.
Como fazer a renovação do certificado digital?
O processo de renovação consiste em uma atualização dos dados mediante uma nova emissão. Para que essa emissão seja feita, é fundamental que todos os dados estejam de acordo com os dados informados anteriormente.
O ideal é que a renovação seja realizada ainda durante a validade do certificado anterior. Isso porque, nesse caso, o certificado de pessoa física pode ser efetivado inteiramente on-line.
No entanto, se esse certificado estiver expirado, é possível apenas iniciar o processo de renovação pela internet; as etapas posteriores (de apresentação de documentos), porém, devem ser concretizadas pessoalmente (validação presencial).
Agora, se o empresário tem o certificado digital para Pessoa Jurídica, não há a opção de fazer a renovação 100% pela internet.
Apenas a solicitação é feita de maneira virtual, seguida da finalização do processo em um dos postos de atendimento da autoridade certificadora, mediante a apresentação da documentação exigida.
Em quais situações posso usar minha assinatura digital?
Uma vez verificada a validade do certificado digital, basta controlar sua data de expiração e solicitar sua renovação com uma antecedência mínima recomendada de 45 dias. Legalmente válida, sua assinatura digital pode ser utilizada em uma diversidade incrível de atividades. Entre elas:
- Transações bancárias;
- Assinatura de contratos;
- Relatórios e laudos;
- Atestados médicos;
- Demonstrativos de resultados, balanços patrimoniais e demais documentos contábeis;
- Petições para movimentação processual;
- Assinatura de notas fiscais eletrônicas, Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e demais documentos fiscais;
- Movimentação no ambiente e-CAC da Receita Federal
É importante recordar que a validade jurídica de um documento autenticado por meio de um certificado digital é a mesma de outro, assinado manualmente.
A diferença é que o primeiro é muito mais prático e não impõe a necessidade de reconhecer firma.
Em outras palavras, significa que as assinaturas com o certificado digital têm o mesmo valor das que são feitas em documentos físicos.
Assim, o empresário pode assinar documentos importantes na frente do seu próprio computador, independentemente de estar na empresa ou não.
Além disso, ele pode nomear procuradores, o que funciona especialmente para o cumprimento de obrigações acessórias. O empresário costuma dar poderes ao seu contador para realizar alguma dessas operações.
Nesse caso, é importante ressaltar que o vencimento do certificado digital do outorgante também cancela os efeitos específicos para o outorgado.
Quando ocorrer a renovação do certificado digital, uma nova procuração deverá ser emitida. Esse também é um mecanismo de proteção para os usuários dessa solução.
O que mais posso saber sobre o certificado digital?
Agora que você entendeu como funciona a consulta de validade do certificado digital, é preciso conhecer um pouco mais sobre esse importante elemento.
Pensando nisso, separamos alguns tópicos que mostram suas vantagens, utilidades e os momentos em que ele é obrigatório. Continue a leitura para conferir!
Vantagens
Esse certificado pode ser conceituado como uma identidade digital de uma pessoa física ou jurídica. Ele tem como objetivo dar validade jurídica a uma série de processos que acontecem em meio digital. Entre as suas principais vantagens, destacamos as seguintes:
- Segurança e proteção de dados;
- Autenticidade nos dados transacionados por meio de plataformas online;
- Confiabilidade na transmissão de documentos;
- Integralidade das informações que transitam na internet.
Utilidade
Mas qual é a verdadeira utilidade do certificado digital? Esse é o tipo de pergunta em que a resposta abre um leque gigantesco. A sua utilização padrão é para o compartilhamento de dados com validação prévia.
Entretanto, ele pode servir para acessar áreas logadas de portais oficiais, como o e-CAC, o Simples Nacional etc.
Ele também é usado para assinar documentos. Assim, garante a mesma validade jurídica que as assinaturas convencionais feitas fisicamente.
Outra aplicação é para enviar ou consultar arquivos digitais em servidores na nuvem, entre outras atribuições.
Obrigatoriedade
Mesmo que você não utilize algumas das funcionalidades que mencionamos anteriormente, o certificado digital ainda será algo indispensável. Isso porque muitas obrigações acessórias e até mesmo a emissão de documentos fiscais dependem dele.
Uma das obrigatoriedades mais impactantes do certificado digital é relacionado à emissão de NF-e. O modelo de documentos fiscais eletrônicos exige a presença desse elemento.
Afinal, ele garantirá a integralidade dos dados, a segurança e a identificação de ambos os lados da operação. Ou seja, tanto o emissor quanto o destinatário e o Fisco.
Além dessa obrigatoriedade, temos as que foram citadas neste artigo, como o Sped Fiscal, as contribuições, a Escrituração Contábil Digital (ECD), entre outras.
Por fim, podemos concluir que a validade do certificado digital deve ser acompanhada de perto. Afinal, quando ele está vencido, nenhuma das utilidades que mencionamos nem as obrigações podem ser executadas com ele.
Com isso, você também protege sua empresa de multas e sanções ocasionadas pela falta de envio de alguma declaração ou demonstrativo.
Fonte: Blog Valid Certificadora
Sobre a V/Cert
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