A escolha entre a assinatura digital e manual tem implicações significativas, independentemente do tipo de empresa
Cada vez mais, a tecnologia molda as formas como realizamos nossas transações e assinamos documentos. Neste contexto, a escolha entre assinatura digital ou manual tornou-se uma decisão crítica em nosso cotidiano.
Afinal, a união entre a digitalização dos processos corporativos e o uso de meios mais tradicionais de gestão trouxe à tona a necessidade de explorar essas duas modalidades de assinatura e entender quando é mais apropriado empregar cada uma delas.
Neste artigo, abordaremos profundamente as características e distinções entre as assinaturas digitais e manuais, para que você tenha uma visão clara de como fazer a escolha certa entre esses dois tipos, com base nas suas necessidades específicas.
Qual é a importância da assinatura em negócios e contratos?
Em qualquer negócio ou contrato, ter a assinatura como o elemento mais crítico se faz inegável. Ela atua como uma representação tangível do compromisso das partes envolvidas e é uma garantia de que os termos e condições acordados serão cumpridos – isso porque a assinatura tem implicações legais significativas, conferindo ao documento uma validade jurídica que o torna vinculativo perante a lei.
Justamente por esse motivo, assinar um contrato implica responsabilidade e compromisso. As partes se comprometem a cumprir os termos acordados, e a assinatura representa esse compromisso de forma inequívoca.
Qual é a relevância de escolher entre assinatura digital ou manual?
A escolha entre a assinatura digital e manual tem implicações significativas, independentemente do tipo de empresa. A assinatura manual, com sua forma tradicional de caneta no papel, é amplamente aceita e reconhecida como uma prova tangível de compromisso e consentimento.
Por outro lado, a assinatura digital é considerada válida em muitas jurisdições e frequentemente protegida por regulamentações específicas, desde que sejam utilizadas soluções de assinatura eletrônica seguras e em conformidade com as leis aplicáveis.
Quais são as principais diferenças entre assinatura digital e manual?
A seguir, apresentaremos as principais distinções entre ambos os formatos de assinatura, que se dão, principalmente, em termos de acessibilidade, armazenamento e otimização dos procedimentos.
Acessibilidade
Uma das distinções mais marcantes entre a assinatura digital e manual é a acessibilidade. A assinatura digital oferece uma praticidade inigualável.
Com acesso à internet e um dispositivo compatível, é possível assinar documentos de qualquer lugar do mundo, a qualquer momento.
Esse fator traz um grande avanço, permitindo a finalização de contratos e acordos sem a necessidade de presença física.
Com um número cada vez maior de empresas globalizadas, essa acessibilidade é uma vantagem inestimável, acelerando processos e economizando tempo precioso.
Por outro lado, a assinatura manual exige a presença física das partes envolvidas, frequentemente resultando em atrasos e despesas com viagens, o que pode ser particularmente problemático em transações internacionais ou quando os signatários estão em locais geograficamente distantes.
A necessidade de coordenação e deslocamento pessoal muitas vezes resulta em processos mais lentos e custos adicionais.
Armazenamento
Outra diferença significativa entre as duas formas de assinatura diz respeito ao armazenamento de documentos.
Documentos assinados manualmente geralmente ocupam espaço físico, o que demanda uma série de arquivos físicos, pastas e armários cheios de papéis, que podem se acumular ao longo do tempo, requerendo espaço adicional e, eventualmente, um custo associado.
Isso sem contar com o fato de que o armazenamento de documentos físicos está sujeito a danos, deterioração e perda.
A assinatura digital, por outro lado, permite que todos os documentos sejam armazenados digitalmente, o que não apenas economiza espaço físico, mas também oferece uma solução mais duradoura.
Documentos digitais podem ser facilmente arquivados, organizados e recuperados quando necessário. Ainda nesse sentido, a gestão de documentos digitais se revela ambientalmente mais sustentável, reduzindo a necessidade de papel e contribuindo para práticas mais amigáveis ao meio ambiente.
Otimização dos procedimentos
A assinatura digital destaca-se na otimização dos procedimentos em vários aspectos. Ela acelera o ciclo de aprovação e assinatura, reduzindo o tempo necessário para concluir transações.
Assim, ocorre maior produtividade, permitindo que as empresas atendam às demandas do mercado de forma mais ágil.
Para completar, a assinatura digital elimina custos associados à impressão, envio e armazenamento de documentos físicos, gerando economias substanciais a longo prazo.
A equipe também desfruta de benefícios tangíveis com a assinatura digital. Todos podem assinar documentos de qualquer lugar, facilitando o trabalho remoto e a colaboração global.
Isso não apenas aumenta a satisfação da equipe, mas também contribui para uma cultura de trabalho flexível e moderna.
O papel da assinatura manual e digital na sociedade
Agora que você sabe as diferenças que existem entre ambas, é fundamental entender como tem sido a relação da sociedade com documentos nos últimos anos para entender o papel das assinaturas como mecanismos de validação e, assim, escolher qual atende melhor o seu negócio: a manual ou digital.
Ao longo da história, as assinaturas manuais foram o padrão para autenticar documentos e contratos, representando aceitação, compromisso e consentimento de um indivíduo em relação ao conteúdo de um documento.
No entanto, essa prática apresentava suas limitações, como a possibilidade de falsificações e a dificuldade de verificar a autenticidade em longas distâncias.
Com a revolução tecnológica, surgiram as assinaturas digitais, um marco na forma como lidamos com documentos. A primeira legislação sobre assinaturas digitais foi estabelecida nos Estados Unidos em 2000, conferindo validade jurídica às assinaturas eletrônicas.
Essa transição se mostra uma resposta à crescente necessidade de empresas se adaptarem a um ambiente de negócios em constante evolução, mais orientado para a tecnologia e para a eficiência.
As empresas que abraçam essa mudança estão posicionadas para prosperar em um mundo cada vez mais digital, onde a capacidade de gerenciar informações de forma inteligente é essencial para o sucesso a longo prazo.
Podemos concluir, portanto, que a assinatura digital demonstra um claro avanço em termos de praticidade, eficiência e sustentabilidade, enquanto a assinatura manual continua a ser necessária em contextos específicos que exigem presença física.
A compreensão dessas diferenças permite que empresas e indivíduos escolham o método de assinatura mais apropriado para atender às suas necessidades específicas.
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Sobre ZapSign
Criada em 2020, a startup brasileira ZapSign permite às empresas enviar documentos para serem assinados por meio de aplicativos de mensagens, como WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal de comunicação.
Com mais de 2 milhões de usuários ativos e mais de 40 milhões de documentos assinados, a plataforma apresenta interface simples e intuitiva, além de excelente custo-benefício.
Dentre os clientes, estão algumas das maiores empresas do país, como Itaú, Grupo GPA, Greenpeace, L’Oréal Brasil, Unimed e Rappi. Iniciou seu processo de internacionalização em 2021 e, atualmente, conta com clientes em 21 países. Faz parte da Truora, eleita a quarta melhor startup para jovens trabalharem no Brasil, segundo o ranking Employer for Youth (EFY).
ZapSign faz parte do Grupo Truora, uma empresa com mais de 6 anos de experiência na geração de soluções tecnológicas que simplificam a comunicação entre clientes, usuários, fornecedores ou colaboradores.
