Nos últimos anos, a ascensão de tecnologias como a de assinatura eletrônica vem revolucionando a forma como conduzimos nossas atividades. No contexto profissional, a plataforma de assinatura eletrônica é uma das aplicações que têm ganhado destaque. Entenda com funciona na prática.
Essa é uma solução tecnológica que veio para simplificar e agilizar processos que anteriormente dependiam de papel e caneta, oferecendo uma maneira eficiente e segura de validar contratos, acordos e outros documentos importantes.
Neste artigo, explicaremos em detalhes como funciona uma plataforma de assinatura eletrônica na prática, destacando seus benefícios e como ela está transformando a maneira como lidamos com documentos no mundo digitalizado de hoje.
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma forma de validar documentos digitalmente, substituindo a necessidade de assinaturas manuscritas tradicionais. Ela permite que indivíduos e organizações assinem contratos, acordos e outros tipos de documentos de forma eletrônica, com a mesma validade jurídica que uma assinatura em papel.
Por meio do uso de tecnologias avançadas, como criptografia e autenticação digital, a assinatura eletrônica garante a integridade e autenticidade dos documentos, oferecendo um nível de segurança muito alto.
Existem diferentes tipos de assinatura eletrônica, adaptáveis às necessidades específicas de cada situação. A assinatura digital, por exemplo, utiliza criptografia para garantir a autenticidade do signatário e a integridade do documento. Já a assinatura por reconhecimento de IP verifica a identidade do signatário com base no endereço IP de onde o documento está sendo assinado.
Além dessas modalidades, a assinatura eletrônica também pode se valer de biometria, como reconhecimento facial ou de impressões digitais, para validar a identidade do signatário de forma ainda mais segura.
Ao optar por uma plataforma de assinatura eletrônica, é importante considerar qual tipo se adequa melhor ao seu contexto específico, garantindo assim uma experiência de assinatura eficaz e segura.
Aqui, tomaremos como exemplo prático a plataforma da ZapSign, devido à sua eficiência, segurança e intuitividade.
Como funciona uma plataforma de assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma troca de informações seguras entre emissor e receptor de um documento digital, similar à autenticação em sistemas online com login e senha: enquanto o emissor envia o documento para ser assinado, o receptor o valida após a assinatura.
O emissor utiliza uma chave privada para assinar digitalmente o documento, vinculando-a à sua identidade digital. Essa assinatura é criptografada e anexada ao documento, assegurando sua integridade e autenticidade.
O receptor, por sua vez, utiliza uma chave pública para verificar a autenticidade da assinatura, garantindo que o documento não foi alterado desde sua assinatura e que foi realmente assinado pelo emissor.
A criptografia é essencial para a segurança da assinatura eletrônica, utilizando algoritmos como RSA e ECC para proteger a informação do documento e da assinatura contra acesso não autorizado e manipulação. Assim, são asseguradas a confidencialidade, integridade e autenticidade dos documentos para transações comerciais e legais.
Como assinar documentos pela ZapSign em 8 passos
A plataforma da ZapSign oferece uma experiência extremamente fácil e rápida, com destaque para a facilidade de uso em diferentes dispositivos (desde computadores desktop até smartphones e tablets), permitindo assinar documentos eletronicamente de qualquer hora ou lugar.
A autenticação avançada é um recurso que garante a segurança e a integridade de suas assinaturas digitais e confere confiabilidade à plataforma.
A seguir, apresentaremos um passo a passo com tudo o que você precisa fazer para realizar a sua assinatura pela ZapSign.
1. Login
Primeiramente, você deve informar o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.
2. Criar um documento
Uma vez dentro do dashboard da ZapSign, clique no botão “Novo” para ir à próxima tela e criar um novo documento.
3. Upload do arquivo .PDF
Clique em “selecionar documento” para fazer o upload do documento a ser assinado. O documento deverá estar em formato PDF – caso contrário, será necessário converter o arquivo.
Nesta tela, você também deverá especificar quem são os signatários. Você pesquisar em sua agenda de contatos ou tocar em “Eu vou assinar”.
Se desejar, ative a autenticação avançada para definir algumas configurações.
4. Configurações avançadas (opcional)
É possível invisibilizar os campos no documento final ou optar por não solicitar e-mail ou número de telefone do signatário.
Se desejar, solicite selfie, foto do documento de identidade ou reconhecimento facial. É possível, também, escolher o método de autenticação do signatário e especificar a sua função.
5. Posição das assinaturas
O próximo passo é posicionar as assinaturas, vistos e textos no documento. Basta clicar na tela, selecionar o signatário e selecionar a assinatura ou o visto.
Clique no ícone “Copiar” na assinatura ou visto para economizar tempo, copiando o posicionamento para as demais páginas do seu arquivo.
Também é possível adicionar textos no seu arquivo, que permanecerão no documento final após a assinatura. Clique em “Salvar e continuar” para seguir para o próximo passo.
6. Envio dos links de assinatura
Aqui, você envia os links de assinatura – seja por WhatsApp, SMS, e-mail, Telegram ou qualquer outro canal de sua preferência.
Você pode ativar o envio automático, e a ZapSign enviará os links de assinatura via e-mail por você.
Você pode também ativar lembretes automáticos e definir uma data limite para a assinatura, além de definir a ordem em que seus signatários assinarão o documento.
Caso você seja um dos signatários, clique em “Assinar agora” para conferir o documento e realizar a sua assinatura.
7. Verificação do documento e dos seus dados
Após conferir o conteúdo do documento, clique em “Assinar” e confirme os seus dados.
8. Realização da assinatura
Agora, basta realizar a assinatura com o dedo ou com o mouse (ou subir uma foto da mesma). Você pode salvar essa assinatura para usar outras vezes, ou limpar para refazê-la.
Pronto! A sua assinatura já foi realizada.
A ZapSign e o Protocolo PKI
A ZapSign utiliza o protocolo PKI (Public Key Infrastructure) para garantir a segurança das assinaturas eletrônicas. Cada usuário possui um par de chaves: uma privada, usada para assinar documentos, e uma pública, usada pelos destinatários para verificar a autenticidade da assinatura.
A assinatura eletrônica pela ZapSign envolve criptografar a assinatura com a chave privada do usuário. Essa assinatura é única para o documento e o usuário. O destinatário utiliza a chave pública do usuário para verificar a autenticidade da assinatura.
Se a decodificação for bem-sucedida, confirma-se que a assinatura é válida e o documento permanece íntegro desde a assinatura.
Ademais, a ZapSign possui medidas adicionais de segurança, como autenticação de dois fatores e criptografia de ponta-a-ponta, que reforçam a segurança do processo de assinatura eletrônica.
Assim, convidamos você a clicar aqui para conhecer mais sobre a solução de assinatura eletrônica da ZapSign.
Sobre a ZapSign
Criada em 2020, a startup brasileira ZapSign permite às empresas enviar documentos para serem assinados por meio de aplicativos de mensagens, como WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal de comunicação.
Com mais de 2 milhões de usuários ativos e mais de 40 milhões de documentos assinados, a plataforma apresenta interface simples e intuitiva, além de excelente custo-benefício.
Dentre os clientes, estão algumas das maiores empresas do país, como Itaú, Grupo GPA, Greenpeace, L’Oréal Brasil, Unimed e Rappi. Iniciou seu processo de internacionalização em 2021 e, atualmente, conta com clientes em 21 países. Faz parte da Truora, eleita a quarta melhor startup para jovens trabalharem no Brasil, segundo o ranking Employer for Youth (EFY).
ZapSign faz parte do Grupo Truora, uma empresa com mais de 6 anos de experiência na geração de soluções tecnológicas que simplificam a comunicação entre clientes, usuários, fornecedores ou colaboradores.
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