O case do Hospital São Rafael mostra que a instituição reduziu tempo, melhorou o controle das informações e se tornou mais eficiente
Em hospitais, a admissão precisa funcionar com precisão e sem atritos. Quando a assinatura de documentos ainda depende de formulários impressos, conferência manual e coleta presencial na chegada do paciente, o processo tende a consumir tempo, sobrecarregar equipes e criar gargalos justamente em uma etapa sensível da jornada assistencial. Foi esse tipo de cenário que levou o Hospital São Rafael a rever sua rotina documental.
Inaugurado em 2022, o Hospital São Rafael surgiu com uma proposta de atendimento associada a conforto, tecnologia e segurança. Com a expansão da operação, porém, a instituição percebeu que os termos obrigatórios exigidos antes da internação precisavam acompanhar esse mesmo padrão de eficiência. A formalização em papel já não respondia bem ao volume e à dinâmica do atendimento.
Desafios antes da ZapSign: uma etapa crítica ainda concentrada no papel
Antes da digitalização, os documentos eram assinados presencialmente. Por exigências legais e judiciais, cada paciente precisava formalizar diversos termos individualmente, e, mesmo quando esses arquivos eram enviados com antecedência, a assinatura muitas vezes ficava para o momento da chegada ao hospital.
Esse modelo trazia impacto direto para a rotina. O tempo gasto apenas nessa etapa podia chegar a duas horas, afetando o ritmo da admissão e pressionando fluxos ligados a procedimentos e ao centro cirúrgico. Em vez de ser uma formalidade resolvida antes do atendimento, a documentação acabava se tornando um ponto de atraso operacional.
Além da lentidão, havia outro problema relevante: a qualidade e a organização dos dados. O preenchimento manual aumentava a chance de inconsistências em informações importantes do paciente, exigindo conferências adicionais e elevando o retrabalho. Somava-se a isso o acúmulo de papel, pouco compatível com uma operação que buscava modernização e mais eficiência documental.
Por que ZapSign: aderência ao fluxo hospitalar, simplicidade de uso e integração
Ao buscar uma solução, o Hospital São Rafael precisava de algo que não fosse apenas tecnológico, mas funcional dentro da sua realidade. A plataforma escolhida deveria ser simples para pacientes de diferentes perfis, segura para o tratamento de dados sensíveis, compatível com o sistema de gestão hospitalar e viável financeiramente para acompanhar o crescimento da instituição. A ZapSign atendeu a esse conjunto de requisitos.
A adoção ocorreu durante a expansão do hospital e incluiu a migração dos termos de consentimento para o formato eletrônico. Com a integração ao sistema interno, os documentos assinados passaram a ser rapidamente incorporados ao prontuário eletrônico, conectando a formalização documental à rotina assistencial de forma muito mais fluida.
A solução também trouxe recursos que reforçaram a confiabilidade do processo, como envio por WhatsApp e SMS, validação de identidade e reconhecimento facial. Na avaliação da equipe do hospital, isso ajudou a unir praticidade e segurança em uma etapa que exige atenção jurídica e operacional.
O que mudou na prática: admissão mais rápida e documentos com mais controle
Com o novo fluxo, os termos passaram a ser enviados antes da data de internação. O paciente pode acessar os documentos com antecedência, fazer a leitura com calma e assinar digitalmente pelo celular ou computador, inclusive anexando documento de identificação quando necessário.
Depois da assinatura, a equipe é avisada e consegue validar as informações antes da chegada do paciente. Na prática, isso significa que a documentação já está pronta no sistema quando ele chega ao hospital, o que reduz drasticamente o tempo de espera e evita que a recepção concentre uma etapa burocrática que antes consumia boa parte da admissão.
A mudança também elevou o nível de rastreabilidade. Com os registros digitais, o hospital passou a contar com evidências associadas à assinatura, como data, hora e IP, além de maior facilidade para localizar e compartilhar os documentos entre as áreas envolvidas no atendimento. Isso fortaleceu tanto a governança documental quanto a segurança do processo. (zapsign.com.br)
Outro ganho importante foi a consistência das informações. Como os dados passam a ser inseridos e confirmados pelo próprio paciente no ambiente digital, diminuem os riscos de erro em campos críticos e cai a necessidade de checagens manuais posteriores. O efeito é duplo: mais segurança assistencial e menos retrabalho administrativo.
Resultados: mais velocidade, menos papel e melhor experiência para o paciente
Os números mostram o impacto dessa transformação. Desde a implementação da ZapSign, o Hospital São Rafael já:
- ultultrapassou 20 mil documentos assinados eletronicamenterapassou 20 mil documentos assinados eletronicamente
- reduziu em até duas horas o tempo antes gasto na coleta presencial de assinaturas
- economizou mais de 65 mil folhas de papel.
O ganho, porém, não aparece apenas nos indicadores operacionais. O case destaca que a experiência do paciente também melhorou, já que ele pode revisar os documentos fora do ambiente de estresse da recepção e chegar ao hospital com uma etapa importante já resolvida. Ao mesmo tempo, os profissionais passam a ter acesso mais rápido aos arquivos, sem depender de circulação física de papéis.
Há ainda reflexos ambientais mensuráveis. Com a utilização da ZapSign o Hospital São Rafael reduziu o consumo de papel equivalente à preservação de 43 árvores e economizou cerca de 650 mil litros de água, mostrando que a digitalização documental pode combinar eficiência operacional com práticas mais sustentáveis.
Conclusão
No contexto hospitalar, documentos não são apenas formulários administrativos: eles fazem parte da segurança, da rastreabilidade e da fluidez do atendimento. Quando essa etapa funciona mal, todo o entorno sente o impacto. Quando funciona bem, ela deixa de ser obstáculo e passa a sustentar uma operação mais organizada e previsível.
O case do Hospital São Rafael mostra exatamente isso. Ao digitalizar a assinatura dos termos de internação com a ZapSign, a instituição reduziu o tempo, melhorou o controle das informações e trouxe mais eficiência para uma fase crítica da jornada do paciente. Nas palavras da Flávia Nápoles, Diretora Executiva do Hospital São Rafael: “Eu recomendária a ZapSign para outras instituições de saúde porque eu consigo perceber o benefício dessa ferramenta, tanto para o hospital, quanto para os
pacientes.”
Mais do que trocar papel por tela, o hospital reorganizou um processo essencial com foco em agilidade, segurança e governança.
Assista ao videocase completo do Hospital São Rafael com a ZapSign:
Sobre a ZapSign
Criada em 2020, a startup brasileira ZapSign permite às empresas enviar documentos para serem assinados por meio de aplicativos de mensagens, como WhatsApp, e-mail ou qualquer outro canal de comunicação. Com mais de 2 milhões de usuários ativos e mais de 40 milhões de documentos assinados, a plataforma apresenta interface simples e intuitiva, além de excelente custo-benefício.
Dentre os clientes, estão algumas das maiores empresas do país, como Itaú, Grupo GPA, Greenpeace, L’Oréal Brasil, Unimed e Rappi. Iniciou seu processo de internacionalização em 2021 e, atualmente, conta com clientes em 21 países. Eleita a quarta melhor startup para jovens trabalharem no Brasil, segundo o ranking Employer for Youth (EFY). ZapSign faz parte do Grupo Truora, uma empresa com mais de 6 anos de experiência na geração de soluções tecnológicas que simplificam a comunicação entre clientes, usuários, fornecedores ou colaboradores.
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